・
「Asanaのタスクを他アプリに転記するのが面倒…」
「顧客情報とAsanaのタスクを手作業で紐付ける際にミスが起きてしまう…」
このように、Asanaへのタスク登録や他ツールとの連携を手作業で行うことに、手間や課題を感じていませんか？
もし、、Asanaの特定プロジェクトに新規タスクが追加された際に、Zoho CRMに商談情報として自動で作成する仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、タスクの登録漏れや転記ミスを防ぎ、より重要なプロジェクト業務に集中できる時間を生み出せるかもしれません！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはAsanaのタスク情報を他のツールと連携する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Asanaの連携業務を自動化する方法
普段お使いの様々なツールとAsanaを連携し、タスク管理業務を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
手作業によるタスク登録や情報転記の手間を削減し、プロジェクト管理をよりスムーズに進めることができるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください。
データベース/CRMサービスと連携してAsanaのタスクを管理する
Zoho CRMなどのデータベース・CRMサービスとAsanaを連携し、タスク管理を自動化することで、顧客情報と関連タスクを一元管理し、営業活動やプロジェクトの進行をよりスムーズにできます。
部門間の連携強化にも繋がります。
チャットツールと連携してAsanaのタスクを管理する
Slackなどのチャットツールでのやり取りをもとに、Asanaのタスクを取得・管理することで、チャットで発生した依頼事項などをタスク化し忘れるといった事態を防ぎ、迅速かつ確実な対応を実現可能です。
これにより、コミュニケーションを起点としたタスク管理を効率化できるでしょう。
メールツールと連携してAsanaのタスクを作成する
Zoho Mailなどのメールツールで受信した内容をもとに、Asanaのタスクを自動で作成することで、メールでの依頼内容を手動で転記する手間や対応漏れをなくします。
これにより、重要な依頼を確実にタスクとして処理できるため、日々の業務効率が向上するでしょう。
AsanaとZoho CRMの商談を連携するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Asanaの特定プロジェクトに新規タスクが追加された際に、Zoho CRMに商談情報として自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
※今回連携するアプリの公式サイト：Asana／Zoho CRM
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1:AsanaとZoho CRMのマイアプリ連携
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
1.Asanaの登録方法
以下の手順をご参照ください。
2.Zoho CRMの登録方法
以下の手順をご参照ください。
ステップ2:テンプレートのコピー
それでは、ここから自動化フローの作成をスタートしましょう。Yoomでは、初めての方でもスムーズに操作できるよう、実際の業務で役立つわかりやすいテンプレートをご用意しています。
まずは、以下のバナーをクリックしてください。
リンク先のページに移行したら、「このテンプレートを試す」ボタンをクリックしましょう。
その後、確認のポップアップが表示されますので、「OK」を押して設定を続行してください。
ステップ3:Asanaトリガーの設定
自動化フローが動き出すタイミングとなる操作を、トリガーと呼びます。
まず最初に、Asanaのトリガー設定を行いましょう！
「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」という項目をクリックしてください。
Asanaと連携するアカウント情報を確認したら、次のページに進みます。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
ワークスペースIDの欄をクリックすると、先ほど連携したAsanaのワークスペースが候補に表示されます。
使用したいものを選択してください。
プロジェクトIDも同様に設定します。
続いて、トリガーの動作テストを行いましょう！
Asanaの指定したプロジェクトにテスト用のタスクを作成してください。
（この後の設定で使用するため、説明部分に企業名を含ませましょう！ここで記入した企業名をもとにZoho CRMで商談を自動登録することが可能です。また、既にZoho CRMへ会社が登録されている前提です。）
今回は、例として下記画像の通り設定してみました。
ここまで設定が完了したらYoomの画面に戻り、「テスト」ボタンをクリックします。
テストが成功すると、Asanaに作成したタスクの情報が取得した値に表示されるので確認しましょう。
※取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用できます。
取得した値は変数となるので、フローボットを起動する度に変動した値として引用できます。
ステップ4:タスクから会社名を抽出する
AI機能を活用してAsanaのタスクから連携に必要なデータを抽出する設定を行いましょう。
「テキスト抽出」という項目をクリックしてください。
対象のテキストは、初期設定されています。
このように設定することで、Asanaの特定のプロジェクトでタスクが作成されたら「タスクの説明」を自動的に取得し、抽出対象のテキストとして指定することが可能です。
抽出したい項目は、今回のフローではZoho CRMに商談を自動作成したいため「会社名」を抽出できるように設定してみました！
設定が完了したら、テストを実行してください。
