・
「Asanaのタスクを他アプリに転記するのが面倒…」
「顧客情報とAsanaのタスクを手作業で紐付ける際にミスが起きてしまう…」
このように、Asanaへのタスク登録や他ツールとの連携を手作業で行うことに、手間や課題を感じていませんか？
もし、、Asanaの特定プロジェクトに新規タスクが追加された際に、Zoho CRMに商談情報として自動で作成する仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、タスクの登録漏れや転記ミスを防ぎ、より重要なプロジェクト業務に集中できる時間を生み出せるかもしれません！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはAsanaのタスク情報を他のツールと連携する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
プロジェクト管理ツールAsanaでタスクを作成した後、CRMに手動で商談情報を入力する作業に手間を感じていませんか？こうした繰り返し作業は、入力ミスや対応漏れの原因にもなりかねません。このワークフローは、Asanaの特定プロジェクトに新規タスクが追加されると、自動でZoho CRMに商談を作成するものです。Asanaを活用した自動化を実現し、タスク管理から商談作成までをシームレスに連携させ、業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Asanaの連携業務を自動化する方法
普段お使いの様々なツールとAsanaを連携し、タスク管理業務を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
手作業によるタスク登録や情報転記の手間を削減し、プロジェクト管理をよりスムーズに進めることができるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください。
データベース/CRMサービスと連携してAsanaのタスクを管理する
Zoho CRMなどのデータベース・CRMサービスとAsanaを連携し、タスク管理を自動化することで、顧客情報と関連タスクを一元管理し、営業活動やプロジェクトの進行をよりスムーズにできます。
部門間の連携強化にも繋がります。
■概要
プロジェクト管理ツールAsanaでタスクを作成した後、CRMに手動で商談情報を入力する作業に手間を感じていませんか？こうした繰り返し作業は、入力ミスや対応漏れの原因にもなりかねません。このワークフローは、Asanaの特定プロジェクトに新規タスクが追加されると、自動でZoho CRMに商談を作成するものです。Asanaを活用した自動化を実現し、タスク管理から商談作成までをシームレスに連携させ、業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
チャットツールと連携してAsanaのタスクを管理する
Slackなどのチャットツールでのやり取りをもとに、Asanaのタスクを取得・管理することで、チャットで発生した依頼事項などをタスク化し忘れるといった事態を防ぎ、迅速かつ確実な対応を実現可能です。
これにより、コミュニケーションを起点としたタスク管理を効率化できるでしょう。
■概要
Asanaでタスク管理をしているものの、期日を過ぎたタスクの確認やチームへの共有を手作業で行うのは手間ではありませんか？このワークフローを活用すれば、Slack上で特定のメッセージを投稿するだけで、Asanaの期日超過タスクを自動で取得し、スレッドに返信することが可能です。Asanaのタスク管理における自動化を実現し、確認漏れや共有の手間を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
メールツールと連携してAsanaのタスクを作成する
Zoho Mailなどのメールツールで受信した内容をもとに、Asanaのタスクを自動で作成することで、メールでの依頼内容を手動で転記する手間や対応漏れをなくします。
これにより、重要な依頼を確実にタスクとして処理できるため、日々の業務効率が向上するでしょう。
■概要
Zoho Mailで受信したお客様からの問い合わせや依頼を、都度Asanaに手入力でタスク登録していませんか？
手作業による転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Zoho Mailでのメール受信をきっかけにAsanaへ自動でタスクを追加するため、Asanaのタスク管理における自動化を推進し、迅速で正確な対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
AsanaとZoho CRMの商談を連携するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Asanaの特定プロジェクトに新規タスクが追加された際に、Zoho CRMに商談情報として自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
※今回連携するアプリの公式サイト：Asana／Zoho CRM
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
プロジェクト管理ツールAsanaでタスクを作成した後、CRMに手動で商談情報を入力する作業に手間を感じていませんか？こうした繰り返し作業は、入力ミスや対応漏れの原因にもなりかねません。このワークフローは、Asanaの特定プロジェクトに新規タスクが追加されると、自動でZoho CRMに商談を作成するものです。Asanaを活用した自動化を実現し、タスク管理から商談作成までをシームレスに連携させ、業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ステップ1:AsanaとZoho CRMのマイアプリ連携
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
1.Asanaの登録方法
以下の手順をご参照ください。
2.Zoho CRMの登録方法
以下の手順をご参照ください。
ステップ2:テンプレートのコピー
それでは、ここから自動化フローの作成をスタートしましょう。Yoomでは、初めての方でもスムーズに操作できるよう、実際の業務で役立つわかりやすいテンプレートをご用意しています。
まずは、以下のバナーをクリックしてください。
リンク先のページに移行したら、「このテンプレートを試す」ボタンをクリックしましょう。
■概要
プロジェクト管理ツールAsanaでタスクを作成した後、CRMに手動で商談情報を入力する作業に手間を感じていませんか？こうした繰り返し作業は、入力ミスや対応漏れの原因にもなりかねません。このワークフローは、Asanaの特定プロジェクトに新規タスクが追加されると、自動でZoho CRMに商談を作成するものです。Asanaを活用した自動化を実現し、タスク管理から商談作成までをシームレスに連携させ、業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
その後、確認のポップアップが表示されますので、「OK」を押して設定を続行してください。
ステップ3:Asanaトリガーの設定
自動化フローが動き出すタイミングとなる操作を、トリガーと呼びます。
まず最初に、Asanaのトリガー設定を行いましょう！
「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」という項目をクリックしてください。
Asanaと連携するアカウント情報を確認したら、次のページに進みます。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
ワークスペースIDの欄をクリックすると、先ほど連携したAsanaのワークスペースが候補に表示されます。
使用したいものを選択してください。
プロジェクトIDも同様に設定します。
続いて、トリガーの動作テストを行いましょう！
Asanaの指定したプロジェクトにテスト用のタスクを作成してください。
（この後の設定で使用するため、説明部分に企業名を含ませましょう！ここで記入した企業名をもとにZoho CRMで商談を自動登録することが可能です。また、既にZoho CRMへ会社が登録されている前提です。）
今回は、例として下記画像の通り設定してみました。
ここまで設定が完了したらYoomの画面に戻り、「テスト」ボタンをクリックします。
テストが成功すると、Asanaに作成したタスクの情報が取得した値に表示されるので確認しましょう。
※取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用できます。
取得した値は変数となるので、フローボットを起動する度に変動した値として引用できます。
ステップ4:タスクから会社名を抽出する
AI機能を活用してAsanaのタスクから連携に必要なデータを抽出する設定を行いましょう。
「テキスト抽出」という項目をクリックしてください。
対象のテキストは、初期設定されています。
このように設定することで、Asanaの特定のプロジェクトでタスクが作成されたら「タスクの説明」を自動的に取得し、抽出対象のテキストとして指定することが可能です。
抽出したい項目は、今回のフローではZoho CRMに商談を自動作成したいため「会社名」を抽出できるように設定してみました！
設定が完了したら、テストを実行してください。
テストが成功すると、抽出した情報が取得した値に表示されます。
正しく取得できたのを確認し、設定を保存しましょう。
ステップ5:Zoho CRMで取引先を検索する
続いて、先ほど抽出した会社名の企業をZoho CRMの取引先から検索する設定を行います。
「取引先を検索」という項目をクリックしてください。
Zoho CRMと連携するアカウント情報を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
値は、先ほどAsanaのタスクから抽出した「会社名」を取得した値から選択し設定してあります。
こちらはデフォルトで設定されているため、このままにしましょう。
Zohoドメインは、枠外の注釈を参考にZoho CRMのURLから確認し設定しましょう。
設定できたら、テストを実行します。
テストが成功すると、取得した値が表示されるので確認し「完了」ボタンを押してください。
ステップ6:Zoho CRMの商談を自動作成する
最後に、Asanaのタスクに登録した情報をもとにZoho CRMの商談を自動作成する設定を行います。
「商談を作成」という項目をクリックしましょう。
次のページも自動で設定されるので、確認できたら次のページに進んでください。
商談名は、下記画像のように設定されています。
取得した値を使用することで、Asanaで特定のプロジェクトにタスクが作成される度に変動した値を引用することが可能です。
取引先IDも同様にデフォルトで設定されているので、このままにしましょう。
詳細情報は、自由に設定可能です。
例として、Asanaのタスクに記載した説明の情報を自動で引用できるように設定してあります。
用途に合わせて文章や使用する取得した値を自由に変更し使用してみてくださいね。
設定が完了したら、テストを実行しましょう。
テストが成功したら、「完了」をクリックして設定完了です！
Zoho CRMの商談が自動で作成されているので確認してください。
ステップ7:トリガーをONにする
これで「Asanaの特定プロジェクトに新規タスクが追加されたら、Zoho CRMに商談を作成する」フローの完成です！
「トリガーをON」ボタンを押し、早速フローを使用してみましょう。
Asanaを使った自動化例
タスクが追加・完了されたら,他のタスクツールやデータベース、チャットツールへ情報を自動転記したり通知します。
逆に、フォームやCRM、他タスクツールからの情報をトリガーにタスクを自動作成します。
プロジェクト管理とチーム間の連携の効率が向上します。
■概要
Asanaの特定のプロジェクトでタスクが完了したら、Microsoft Teamsの指定のチャネルに通知を送信します。
通知先のチャネルや通知するメッセージ内容は自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Asana、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
毎日指定の時間にAsanaで期日が今日までのタスクを取得して、Slackに通知するフローです。
AsanaにログインすることなくSlack上でタスクを確認することができるので作業効率の改善になります。
Slackの通知先やメッセージの内容などは自由に変更してご利用ください。
また、自分だけのDMに送信する事も可能です。
■注意事項
・Asana、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Asanaで新しいタスクを管理する際、関連するアイデアや情報をMiroのボードに手動で転記していませんか？
この繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや転記漏れの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Asanaでタスクが登録されると自動でMiroにカードが作成されるため、こうした手間を解消し、プロジェクトの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Asanaにタスクが追加されたらkintoneへ追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Asanaを業務に活用している方
・タスクの進捗管理を行なっている方
・情報の一元管理を行う方
2.kintoneを使用して件数管理などを行う方
・タスクの進捗管理や、件数管理に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Asanaはプロジェクトに関連するタスク管理を効率よく行うために活用できるツールです。
さらにkintoneにタスクの登録を行うことで、現在チームが抱えているタスクの件数管理が可能になります。
しかし、Asanaで登録されたタスクの情報を毎回手作業でkintoneに登録するのは、本来注力すべき業務への時間を奪うことになります。
このフローでは、Asanaのタスク情報を自動でkintoneに登録し、手作業を省き業務を効率化することができます。
手作業を省くことで、その時間を他のコア業務に充てることができ、タスク解決をスピーディーに行うことができます。
■注意事項
・Asana、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Backlogで課題が登録されたらAsanaにも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でBacklogを使用している方
・プロジェクトの課題管理でBacklogを使用しているチーム
・課題状況をBacklogで共有している方
2.チーム間で異なるツールを活用している方
・BacklogとAsanaを異なるチーム間で活用し、情報共有を行っている方
・Asanaへの課題追加を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Backlogは作成された課題が可視化され、進捗の追跡が容易になるメリットがあります。
しかし、BacklogとAsanaのツールをチーム間で別々に利用している場合、Backlogで登録された課題をAsanaに追加する必要があり、手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Backlogに課題が登録されるとAsanaに自動で追加することができるため、異なるチーム間でも情報共有をスムーズに行うことができます。
Backlogの情報を都度確認する必要がなくなるため、管理業務の時間を短縮することが可能です。
また、チャットツールと連携することでBacklogで追加された課題をスピーディーに把握することができるため、効率的にプロジェクト作業を進めることができます。
■注意事項
・Backlog、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
ClickUpでタスクが登録されたらAsanaに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ClickUpを業務に活用している方
・タスクを担当ごとに細分化している方
・プロジェクトの進捗状況を確認している方
2.Asanaを業務に使用している方
・タスク管理を行なっている方
・チームのタスク管理に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
ClickUpはプロジェクトの進捗状況の把握に有効的なツールです。
さらにAsanaを活用することでチームごとのタスク管理を効率化することができます。
しかしClickUpに追加されたタスクをAsanaに手入力で追加するのは手間がかかり、作業効率を低下させる可能性があります。
手入力を省き、業務進行を効率化させたいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを活用することで、ClickUpのタスク内容を自動でAsanaに登録し、手入力の手間を省きます。
自動で登録を行うことで、チームへの情報共有を円滑にし業務効率化に繋げることができます。
またこのフローに続けて、チャットツールを連携することもでき、全体へ即座に情報を周知させることも可能です。
■注意事項
・ClickUp、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
■概要
Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、Todoistにタスクを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.プロジェクト管理チーム
・Asanaでのタスク管理とTodoistでのタスク管理をシームレスに連携させたいチーム
・タスク追加に伴うTodoistでのフォローアップを自動化したいチーム
2.営業部門
・Asanaで発生するタスクに対して迅速にTodoistで対応を管理したいチーム
・タスクの進捗をTodoistでトラッキングし、顧客対応を強化したいチーム
3.カスタマーサポートチーム
・AsanaでのサポートタスクをTodoistのタスクとして自動的に管理し、迅速な対応を行いたいチーム
・顧客からの問い合わせや問題をAsanaのタスクとして管理し、そのままTodoistでタスク化したいチーム
4.マーケティング部門
・AsanaのプロジェクトタスクをTodoistのタスクとして連携させ、マーケティングキャンペーンのフォローアップを強化したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・タスクの自動同期により、手動でのタスク登録の手間を省くことができ、業務効率の改善に繋がります。
・Asanaで作成されたタスクをTodoistで共有することで、チームメンバー全員がタスクの進捗状況を把握しやすくなります。
・チームでのタスク管理だけでなく、個人でのタスク管理にも活用することもできます。
■注意事項
・Asana、TodoistのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Salesforceで獲得した新規リードの情報を、都度Asanaに転記してタスクを作成していませんか？この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Salesforceに新しいリードが登録されると同時に、Asanaに関連タスクを自動で作成できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Asanaでタスク管理を行い、Notionでプロジェクト情報を集約している場合、双方への情報入力や転記作業に手間を感じていないでしょうか。この手作業は時間を要するだけでなく、入力漏れやミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Asanaの特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されると、自動でNotionのデータベースに情報が連携されるため、タスク管理と情報集約の連携をスムーズにし、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
まとめ
Asanaと様々なツールとの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた情報転記やタスク登録の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、プロジェクトメンバーはタスク管理に煩わされることなく、本来のコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：連携する項目は自由にカスタマイズ可能ですか？
A：
はい、可能です。
例えば、ステップ6の「商談を作成」アクションで詳細情報を下記画像のように設定すると、Asanaで新規作成したタスクの「担当者、開始日、期日」を自動で引用することができます。
業務に合わせて連携するデータ項目を設定してみてください！
Q：特定の条件で処理を分けることはできますか？
A：
はい、できます。
トリガーアクションの「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」の下にある＋ボタンをクリックし、有料プランで利用可能な「分岐」オペレーションを追加することで、全てのタスクに反応することなく、より細かい条件で連携することが可能です。
例えば、下記画像のように分岐の設定を行うと、タスクの担当者が「佐藤太郎」の時のみ連携可能です。（名前は例なので、自由に設定できます。）
・「分岐」の設定方法
