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「Asanaのタスクを他アプリに転記するのが面倒…」
「顧客情報とAsanaのタスクを手作業で紐付ける際にミスが起きてしまう…」
このように、Asanaへのタスク登録や他ツールとの連携を手作業で行うことに、手間や課題を感じていませんか？
もし、、Asanaの特定プロジェクトに新規タスクが追加された際に、Zoho CRMに商談情報として自動で作成する仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、タスクの登録漏れや転記ミスを防ぎ、より重要なプロジェクト業務に集中できる時間を生み出せるかもしれません！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはAsanaのタスク情報を他のツールと連携する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Asanaの連携業務を自動化する方法
普段お使いの様々なツールとAsanaを連携し、タスク管理業務を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
手作業によるタスク登録や情報転記の手間を削減し、プロジェクト管理をよりスムーズに進めることができるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください。
データベース/CRMサービスと連携してAsanaのタスクを管理する
Zoho CRMなどのデータベース・CRMサービスとAsanaを連携し、タスク管理を自動化することで、顧客情報と関連タスクを一元管理し、営業活動やプロジェクトの進行をよりスムーズにできます。
部門間の連携強化にも繋がります。
チャットツールと連携してAsanaのタスクを管理する
Slackなどのチャットツールでのやり取りをもとに、Asanaのタスクを取得・管理することで、チャットで発生した依頼事項などをタスク化し忘れるといった事態を防ぎ、迅速かつ確実な対応を実現可能です。
これにより、コミュニケーションを起点としたタスク管理を効率化できるでしょう。
メールツールと連携してAsanaのタスクを作成する
Zoho Mailなどのメールツールで受信した内容をもとに、Asanaのタスクを自動で作成することで、メールでの依頼内容を手動で転記する手間や対応漏れをなくします。
これにより、重要な依頼を確実にタスクとして処理できるため、日々の業務効率が向上するでしょう。
AsanaとZoho CRMの商談を連携するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Asanaの特定プロジェクトに新規タスクが追加された際に、Zoho CRMに商談情報として自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
※今回連携するアプリの公式サイト：Asana／Zoho CRM
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1:AsanaとZoho CRMのマイアプリ連携
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
1.Asanaの登録方法
以下の手順をご参照ください。
2.Zoho CRMの登録方法
以下の手順をご参照ください。
ステップ2:テンプレートのコピー
それでは、ここから自動化フローの作成をスタートしましょう。Yoomでは、初めての方でもスムーズに操作できるよう、実際の業務で役立つわかりやすいテンプレートをご用意しています。
まずは、以下のバナーをクリックしてください。
リンク先のページに移行したら、「このテンプレートを試す」ボタンをクリックしましょう。
その後、確認のポップアップが表示されますので、「OK」を押して設定を続行してください。
ステップ3:Asanaトリガーの設定
自動化フローが動き出すタイミングとなる操作を、トリガーと呼びます。
まず最初に、Asanaのトリガー設定を行いましょう！
「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」という項目をクリックしてください。
Asanaと連携するアカウント情報を確認したら、次のページに進みます。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
ワークスペースIDの欄をクリックすると、先ほど連携したAsanaのワークスペースが候補に表示されます。
使用したいものを選択してください。
プロジェクトIDも同様に設定します。
続いて、トリガーの動作テストを行いましょう！
Asanaの指定したプロジェクトにテスト用のタスクを作成してください。
（この後の設定で使用するため、説明部分に企業名を含ませましょう！ここで記入した企業名をもとにZoho CRMで商談を自動登録することが可能です。また、既にZoho CRMへ会社が登録されている前提です。）
今回は、例として下記画像の通り設定してみました。
ここまで設定が完了したらYoomの画面に戻り、「テスト」ボタンをクリックします。
テストが成功すると、Asanaに作成したタスクの情報が取得した値に表示されるので確認しましょう。
※取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用できます。
取得した値は変数となるので、フローボットを起動する度に変動した値として引用できます。
ステップ4:タスクから会社名を抽出する
AI機能を活用してAsanaのタスクから連携に必要なデータを抽出する設定を行いましょう。
「テキスト抽出」という項目をクリックしてください。
対象のテキストは、初期設定されています。
このように設定することで、Asanaの特定のプロジェクトでタスクが作成されたら「タスクの説明」を自動的に取得し、抽出対象のテキストとして指定することが可能です。
抽出したい項目は、今回のフローではZoho CRMに商談を自動作成したいため「会社名」を抽出できるように設定してみました！
設定が完了したら、テストを実行してください。
テストが成功すると、抽出した情報が取得した値に表示されます。
正しく取得できたのを確認し、設定を保存しましょう。
ステップ5:Zoho CRMで取引先を検索する
続いて、先ほど抽出した会社名の企業をZoho CRMの取引先から検索する設定を行います。
「取引先を検索」という項目をクリックしてください。
Zoho CRMと連携するアカウント情報を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
値は、先ほどAsanaのタスクから抽出した「会社名」を取得した値から選択し設定してあります。
こちらはデフォルトで設定されているため、このままにしましょう。
Zohoドメインは、枠外の注釈を参考にZoho CRMのURLから確認し設定しましょう。
設定できたら、テストを実行します。
テストが成功すると、取得した値が表示されるので確認し「完了」ボタンを押してください。
ステップ6:Zoho CRMの商談を自動作成する
最後に、Asanaのタスクに登録した情報をもとにZoho CRMの商談を自動作成する設定を行います。
「商談を作成」という項目をクリックしましょう。
次のページも自動で設定されるので、確認できたら次のページに進んでください。
商談名は、下記画像のように設定されています。
取得した値を使用することで、Asanaで特定のプロジェクトにタスクが作成される度に変動した値を引用することが可能です。
取引先IDも同様にデフォルトで設定されているので、このままにしましょう。
詳細情報は、自由に設定可能です。
例として、Asanaのタスクに記載した説明の情報を自動で引用できるように設定してあります。
用途に合わせて文章や使用する取得した値を自由に変更し使用してみてくださいね。
設定が完了したら、テストを実行しましょう。
テストが成功したら、「完了」をクリックして設定完了です！
Zoho CRMの商談が自動で作成されているので確認してください。
ステップ7:トリガーをONにする
これで「Asanaの特定プロジェクトに新規タスクが追加されたら、Zoho CRMに商談を作成する」フローの完成です！
「トリガーをON」ボタンを押し、早速フローを使用してみましょう。
Asanaを使った自動化例
タスクが追加・完了されたら,他のタスクツールやデータベース、チャットツールへ情報を自動転記したり通知します。
逆に、フォームやCRM、他タスクツールからの情報をトリガーにタスクを自動作成します。
プロジェクト管理とチーム間の連携の効率が向上します。
まとめ
Asanaと様々なツールとの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた情報転記やタスク登録の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、プロジェクトメンバーはタスク管理に煩わされることなく、本来のコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：連携する項目は自由にカスタマイズ可能ですか？
A：
はい、可能です。
例えば、ステップ6の「商談を作成」アクションで詳細情報を下記画像のように設定すると、Asanaで新規作成したタスクの「担当者、開始日、期日」を自動で引用することができます。
業務に合わせて連携するデータ項目を設定してみてください！
Q：特定の条件で処理を分けることはできますか？
A：
はい、できます。
トリガーアクションの「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」の下にある＋ボタンをクリックし、有料プランで利用可能な「分岐」オペレーションを追加することで、全てのタスクに反応することなく、より細かい条件で連携することが可能です。
例えば、下記画像のように分岐の設定を行うと、タスクの担当者が「佐藤太郎」の時のみ連携可能です。（名前は例なので、自由に設定できます。）
・「分岐」の設定方法
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