■概要

Zoho Mailで受信したお客様からの問い合わせや依頼を、都度Asanaに手入力でタスク登録していませんか？
手作業による転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Zoho Mailでのメール受信をきっかけにAsanaへ自動でタスクを追加するため、Asanaのタスク管理における自動化を推進し、迅速で正確な対応を実現します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Zoho Mailで受信した依頼をAsanaで管理し、手作業での転記に手間を感じている方
• Asanaを活用した業務の自動化を推進したいと考えているプロジェクトマネージャーの方
• メールを起点としたタスクの登録漏れを防ぎ、チームの業務効率を改善したい方

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■このテンプレートを使うメリット

• Zoho Mailの受信をトリガーにAsanaのタスクが自動で追加されるため、これまで手作業に費やしていた転記時間を削減することができます。
• Asanaへのタスク登録を自動化することで、転記ミスや対応漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、AsanaとZoho MailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoho Mailを選択し、「特定のワードを含むメールが届いたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を設定し、メールの本文などからタスク作成に必要な情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、抽出した情報を元にタスクを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Zoho Mailのトリガー設定では、自動化の対象としたいアカウントを任意のアカウントIDで指定してください。
• Asanaでタスクを追加するアクションを設定する際に、タスクを追加したいプロジェクトやセクションを任意のIDで指定することが可能です。

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■注意事項

• Asana、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。