「担当者が変わったから、関連するGoogleカレンダーの予定の主催者を全部変更しないと…」
「退職者のカレンダー整理、一つずつ主催者を変えるのが本当に手間…」
このように、担当者の変更や組織改編に伴う、Googleカレンダーの主催者変更作業に時間を取られていませんか？
もし、定期的なスケジュールに合わせて特定の条件に合う予定を自動で検索し、主催者を一括で変更できる仕組みがあれば、こうした面倒な手作業から解放され、本来注力すべきコア業務に時間を使えるようになります！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogleカレンダーの予定の主催者を一括で変更する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
定期的にGoogleカレンダーの特定の予定の主催者を一括で変更する
試してみる
定期的なスケジュールでGoogleカレンダーの主催者を変更するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、毎月1回など定期的なスケジュールをトリガーに、特定の条件に合致するGoogleカレンダーの予定の主催者を一括で変更するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleカレンダー
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Googleカレンダーとマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- スケジュールのトリガー設定と繰り返し処理・Googleカレンダーのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
定期的にGoogleカレンダーの特定の予定の主催者を一括で変更する
試してみる
ステップ1：Googleカレンダーとマイアプリ連携
ここでは、YoomとGoogleカレンダーを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下のナビでは、基本的な設定方法を紹介しています。
Google スプレッドシートのマイアプリ連携方法を参考にして、Googleカレンダーのマイアプリ連携を行なってください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
定期的にGoogleカレンダーの特定の予定の主催者を一括で変更する
試してみる
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
コピーされたテンプレートは「マイプロジェクト」に格納されます。
ステップ3：スケジュールトリガーの設定
最初の設定です！
ここから「定期的にGoogleカレンダーの特定の予定の主催者を一括で変更する」フローの設定をしていきます。
まずは赤枠部分をクリックしましょう！
詳細については、スケジュールトリガーの設定方法を参考にしてください。
ここでは、フローボットを起動したい日付や時刻を自由に設定しましょう。
今回は、コピーしたテンプレートの既存設定のままにします。
最後に「完了」をクリックしましょう！
ステップ4：Googleカレンダーの予定を検索する設定
ここでは、指定した条件で予定を検索する設定を行います。
まずは、以下の赤枠をクリックしましょう！
次の画面で、連携するアカウント情報を確認しましょう。
トリガーアクションはそのままにして次に進みましょう！
Yoomの画面に戻り、必須項目を設定していきましょう！
- 「カレンダーID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
続いて、「取得する期間の開始日時」・「終了日時」を設定しましょう。
ここでは、取得したい期間を指定します。
「日付」は入力欄をクリックすると、表示されます。
日付変数を使うことで、フローボットを起動した日時に応じて、実行日や基準日を自動で反映することができます。
- 日付変数について
- 「検索キーワード」は直接入力してください。
ここで入力したキーワードが、Googleカレンダーのタイトルや説明欄に記載された内容に含まれている場合、該当する予定を取得できます。
ここで、Googleカレンダーの画面に移動して、指定した期間内にテスト用の予定を作成してください。
内容やタイトルには、先ほど指定した「検索キーワード」を含んで作成しましょう。
今回は以下の予定を作成しました。
「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると、取得した値が表示されます。
問題なければ「完了」をクリックして次に進みましょう！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ5：繰り返し処理の設定
ここでは、繰り返し処理の設定を行います。
同じ処理を繰り返すオペレーション（ループ処理）を用いることで、複数取得した値を繰り返し後続のオペレーションに進めることが出来ます。
以下の注意事項を確認後、赤枠をクリックしてください。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
次の画面で、「繰り返し対象の取得した値」を設定します。
- 「オペレーション」は、「予定を検索する」
- 「取得した値」は、先ほどのステップで取得した「予定IDの一覧」を設定しましょう！
最後に「完了」をクリックして、次のステップに進みましょう！
ステップ6：Googleカレンダーで主催者を変更する設定
いよいよ最後の設定です。
以下の赤枠をクリックしましょう！
ここでは、特定の予定の主催者を一括で変更する設定を行います。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、次のステップに進みましょう！
次の画面で、必須項目を設定しましょう。
- 「移動元カレンダーID」：入力欄をクリックして表示される「候補」から選択してください。入力欄下の注釈を参照して設定しましょう。
- 「予定ID」：「同じ処理を繰り返す」設定で取得した値を設定します。
- 「移動先カレンダーID」：入力欄をクリックして表示される「候補」から選択してください。入力欄下の注釈を参照して設定しましょう。
「テスト」をクリックしましょう！
テスト成功の表示を確認できたら、「完了」をクリックして、フローボットの完成です！
お疲れ様でした。
ステップ7：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、OKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
Googleカレンダーを使った自動化例
カレンダーの予定を毎朝通知したり、予定が作成されたらデータベースや顧客管理システムへ自動登録します。
逆に、様々なツールの情報をトリガーにカレンダーへ予定を自動作成します。
手動での予定調整や情報転記が楽になり、業務のスピードと正確性が向上します。
Googleカレンダーで予定が作成されたら、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「Googleカレンダーで予定が作成されたら、Google スプレッドシートに追加する」ワークフローは、予定管理を効率化します。
Googleカレンダーの情報をデータとして管理できるので過去の履歴を検索しやすくなります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleカレンダーを利用してスケジュール管理をしている方
・日々の予定を把握し、スプレッドシートで管理したい方
・チームでスケジュールを共有し、スピーディに対応したいと考えている方
・定期的にGoogleカレンダーの情報をスプレッドシートに反映させたい方
・手動でのデータ転記に手間を感じている方
・予定の見逃しや入力ミスを防ぎ、効率的にスケジュールを管理したい方
■注意事項
・GoogleカレンダーとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleカレンダーで予定が削除されたらChatworkに通知する
試してみる
■概要
「Googleカレンダーで予定が削除されたらChatworkに通知する」ワークフローは、予定変更の情報を即座にチームに共有する業務ワークフローです。
Googleカレンダーで予定が削除された際に自動的にChatworkへ通知が送られるため、メンバー間の情報共有がスムーズになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・GoogleカレンダーとChatworkを日常的に利用しているチームリーダーの方
・予定変更時の情報共有に時間がかかっている事務担当者の方
・チーム内でのコミュニケーションを効率化したいと考えている経営者の方
・業務ワークフローの自動化に興味があるIT担当者の方
■注意事項
・Googleカレンダー、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
Googleカレンダーで予定が更新されたら、BubbleのThingを更新する
試してみる
■概要
「Googleカレンダーで予定が更新されたら、BubbleのThingを更新する」フローは、スケジュール管理とデータ管理を連携させる業務ワークフローです。
Googleカレンダーで予定が変更された際に、その情報を自動的にBubbleのThingに反映させることで、手動でのデータ入力や更新作業を省略できます。
スケジュールとデータの一貫性を保ちながら、効率的な業務運営が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・GoogleカレンダーとBubbleを併用しており、データの手動更新に煩わしさを感じている方
・スケジュール変更時に自動でデータベースを更新したい開発者やプロジェクトマネージャー
・業務ワークフローの効率化を図り、手作業によるミスを減らしたいチームリーダー
・Yoomを活用して複数のアプリを連携させ、業務自動化を推進したい経営者
■注意事項
・Googleカレンダー、BubbleのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Salesforceに商談が登録されたらGoogleカレンダーに予定を登録
試してみる
■概要
Salesforceに新しい商談が登録されるたびに、手動でGoogleカレンダーに予定を登録する作業は、手間がかかるだけでなく、入力漏れや二重登録の原因にもなりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Salesforceへの商談登録をきっかけに、Googleカレンダーへ関連する予定を自動で作成できるため、面倒な手作業から解放され、重要な商談機会を逃すリスクを低減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・SalesforceとGoogleカレンダー間の情報転記に手間を感じている営業担当者の方
・営業チームのスケジュール管理を効率化し、商談の機会損失を防ぎたいマネージャーの方
・SaaS間の連携を自動化することで、営業活動の生産性を高めたいと考えている方
■注意事項
・Salesforce、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Telegramで特定条件に合う投稿があったら、Googleカレンダーに予定を作成する
試してみる
■概要
Telegramで受け取った重要な通知を手動でGoogleカレンダーに登録する作業に、手間や時間を取られていませんか。また、手作業による転記ミスや、重要な連絡の見逃しによって、ビジネスチャンスを逃してしまうケースも少なくありません。このワークフローは、TelegramとGoogle Calendarを連携し、特定の条件に合う投稿があった際に自動で予定を作成します。これにより、スケジュール管理の正確性と迅速性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Telegramからの通知を基に、Google Calendarへ手動で予定を登録している方
・重要なメッセージの見逃しを防ぎ、チームのスケジュール管理を効率化したいと考えている方
・TelegramとGoogle Calendarを連携させ、情報共有の自動化を実現したい方
■注意事項
・TelegramとGoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
TimeRexで予定がキャンセルされたら、Googleカレンダーの予定を削除する
試してみる
■概要
「TimeRexで予定がキャンセルされたら、Googleカレンダーの予定を削除する」業務ワークフローは、予約の取消に応じて手作業なくGoogleカレンダー上の不要な予定を自動的に削除する仕組み。
カレンダーの空き情報を常に最新化して、見落としや削除忘れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
・TimeRexで予約管理しているが、キャンセル後のGoogleカレンダー予定を手動で削除していて手間を感じている方
・TimeRexとGoogleカレンダーを連携中だが、削除漏れによる二重予約やスケジュール混乱が不安な方
・営業やカスタマーサポートなど、常に最新の予定を正確に把握したい現場担当者
・空き時間の見落としを減らし、次のアポ設定をスムーズに行いたいビジネスオーナー
■注意事項
・TimeRex、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
毎朝Googleカレンダーの予定をLINE WORKSに通知する
試してみる
毎朝、指定の時間にGoogleカレンダーで登録されている本日の予定を取得し、LINE WORKSに通知するフローボットです。
毎朝Googleカレンダーの予定をSlackに通知する
試してみる
毎朝、指定の時間にGoogleカレンダーで登録されている本日の予定を取得し、Slackに通知するフローボットです。
Notionに登録されたタスクをGoogleカレンダーに登録
試してみる
Googleカレンダーで予定が作成されたらHubSpotにメモを追加する
試してみる
■概要
「Googleカレンダーで予定が作成されたらHubSpotにメモを追加する」ワークフローは、顧客の活動履歴を効率的に管理できます。
予定の作成と同時にメモを自動で追加できるので、手作業の手間が軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleカレンダーを利用してスケジュール管理を行っている方
・Googleカレンダーで予定を確認して、迅速に対応したいと考えている方
・HubSpotを利用して顧客管理や営業活動を行っている方
・スケジュールと顧客管理を連携させて業務効率を向上させたい方
・メモの入力や情報共有をスピーディに行う必要がある方
・GoogleカレンダーとHubSpotの連携により、手間を省いて情報を一元管理したい方
■注意事項
・GoogleカレンダーとHubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
Googleカレンダーの主催者変更を自動化することで、これまで手作業で行っていた担当者変更や組織改編に伴う大量の予定更新作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、管理部門の担当者は面倒なカレンダーメンテナンス業務から解放され、より重要な業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローの構築が可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：処理が失敗した場合に気づく方法はありますか？
A：
はい、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
また、通知設定をしておけばSlackやChatworkへ自動通知が可能です。
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
Q：変更が完了したことを関係者に通知できますか？
A：
はい、可能です。
「予定の主催者を変更」アクション直下に、通知アクションを追加することで実現できます。
例えば、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」オペレーションを追加する場合は、以下の手順に沿って追加してください。
- オペレーション最下部の「＋」をクリック
- オペレーション選択画面の検索窓にSlackと入力
- アクション選択画面で「チャンネルにメッセージを送る」を選択
以上で完了です。
Q：スケジュール実行以外の方法で起動できますか？
A：
はい、可能です。
手動起動や、Googleカレンダーで予定が作成されたことをきっかけに起動することもできます。
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