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「日々の業務で発生する細かな手順、マニュアルにまとめるのが追い付かない…」
「せっかく作ったマニュアルも、情報が古くなったり、どこにあるか分からなくなったりして活用されない…」
このように、マニュアル作成や管理に関する悩みを感じていませんか？
業務の属人化を防ぎ、誰もが同じ品質で作業を進めるためには、分かりやすいマニュアルの整備が不可欠ですが、その作成や更新には多くの時間と手間がかかるのが実情です。
<span class="mark-yellow">チャットツールでのやり取りやデータベースに蓄積された情報、フォームの回答といった日々の業務で発生する情報を基に、業務マニュアルを自動で作成し、ドキュメント管理ツールへ集約できる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、マニュアル作成・管理の負担を大幅に軽減し、常に最新の情報をチームで共有できる環境を実現できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">業務マニュアルを自動作成する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段の業務で発生する様々な情報から、業務マニュアルを自動で作成し、指定のツールに連携・保存する自動化の方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
これにより、マニュアル作成の手間を大幅に削減し、情報の散逸を防ぎ、常に最新化されたナレッジをチーム全体で共有できるようになります。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Slackなどのチャットツールでのコミュニケーション内容を基に、業務マニュアルを自動で作成し、Notionのようなドキュメント管理ツールに集約する</span>フローです。
日々のやり取りの中で生まれる貴重なノウハウや手順を、手間なくマニュアルとして蓄積し、チーム全体の知識レベル向上に繋げることが可能です！
<span class="mark-yellow">Notionのようなデータベースやドキュメント管理ツールに蓄積された情報から業務マニュアルを自動生成し、スプレッドシートツールに整理して記録する</span>こともできます。
既存のデータ資産を有効活用して効率的にマニュアル整備を進められ、情報の二重管理を防ぎつつ、より見やすく整理された形でナレッジを共有できるでしょう。
<span class="mark-yellow">フォームで収集したアンケートの回答や問い合わせ内容などを基に、業務マニュアルを自動で作成し、Excelのようなスプレッドシートツールに追加する</span>ことも。
これまで手作業で行っていた集計結果やFAQの取りまとめ作業を効率化し、迅速な情報共有と対応品質の向上を実現します。
それでは代表的な例として、「Slackの特定チャンネルへの投稿内容を基に、業務マニュアルを作成し、Notionのデータベースへ自動で追加する」フローを解説していきます
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
事前に、テスト用のページを作成しても問題のないNotionデータベースをご用意ください。
ここでは例として、下図のマニュアル一覧データベースを使用します。
先ずは、Yoomと連携させたいNotionアカウントとSlackアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
この設定は初回のみ必要です。
Notionが追加されていることを確認してください。
このまま、Slackも連携していきましょう。
Slackも追加されていれば、このフローで使うアプリのマイアプリ登録は完了です。
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは以下のテンプレートを使うため、バナーの「試してみる」をクリックしてください。
そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
先ずは、フローの起点となるトリガーアクション（メッセージ投稿）を設定していきます。
※ 直近1時間以内に、設定したテキストを含むメッセージが投稿されていない場合はテストに失敗します。
トリガーとなる投稿の設定が完了し、フロー画面に戻ります。
トリガーアクションのタイトルは設定したものに変更されていますね。
取得したメッセージの内容から、ページのコンテンツ部分を生成しましょう。
生成結果から、ページのタイトルに用いるテキストを抽出しましょう。
最後に、Notionのデータベースにマニュアルページを作成しましょう。
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
Slackの指定したチャンネルにメッセージを投稿し、その投稿を元にしたページがNotionに作成されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
今回ご紹介したマニュアル作成以外にも、他のシステムを活用して自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
業務マニュアルの作成と共有を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたマニュアル作成・更新の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを防ぎつつ、常に最新の情報をチーム全体で共有できる体制を構築できます。</span>
これにより、新メンバーのオンボーディングの迅速化や、業務品質の標準化が促進され、組織全体の業務効率向上に役立つかもしれません！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしマニュアル作成の自動化やその他の業務効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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