■概要
フォームの回答内容を基にした業務マニュアル作成とMicrosoft Excelへの追加は、手間がかかる作業の一つではないでしょうか。手作業での入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をトリガーとしてAIが業務マニュアルのドラフトを生成、その内容をMicrosoft Excelへ自動で追加するため、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームからの回答を基に、手作業で業務マニュアルを作成している担当者
- Microsoft Excelを使用して業務データを管理しており、入力作業を効率化したい方
- 定型的なマニュアル作成業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からマニュアル作成、Microsoft Excelへの追加までを自動化することで、手作業の時間を削減できます。
- 人の手による転記作業がなくなるため、入力ミスや抜け漏れといったヒューマンエラーの防止に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてYoomの「フォームトリガー」を設定し、フォームが送信された際にフローが起動するようにします。
- 続いて、オペレーションでYoomの「AI機能：テキストを生成する」を設定し、フォームの回答内容を基に業務マニュアルのテキストを生成します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、生成されたマニュアルテキストを指定のExcelファイルに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能でテキストを生成する際のプロンプトは、作成したいマニュアルの形式や内容に合わせて自由に調整してください。フォームのどの項目をどのように利用するかなどを具体的に指示できます。
- Microsoft Excelへレコードを追加するアクションでは、どのExcelファイルのどのシートに、どの列へデータを追加するかを指定します。固定値を入力したり、フォームの回答やAIが生成したテキストを変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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