■概要

Notionで管理している情報を基に業務マニュアルを作成し、Google スプレッドシートへ転記する作業は、手間がかかり入力ミスも起こりがちではないでしょうか。 特に、情報量が多い場合や頻繁に更新が必要な場合にはその負担は無視できません。
このワークフローを活用すれば、Notionにページを作成するとAIが内容を生成しGoogle スプレッドシートへ自動で追加するため、これらの課題を解消し、業務マニュアル作成の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• NotionとGoogle スプレッドシートを用いて業務マニュアルを作成・管理している方
• 手作業での情報転記や整形に多くの時間を費やし、非効率を感じている担当者
• マニュアル作成時のヒューマンエラーを減らし、業務品質を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionに新しいページが作成されると、自動でAIが内容を処理しGoogle スプレッドシートに追加するため、手作業の時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記ミスや記載漏れを防ぎ、ヒューマンエラーの発生リスクを軽減することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでNotionを選択し、「ページが作成されたら」というアクションを設定します。これにより、Notionに新しいページが作成された際にフローが起動します。
3. オペレーションでNotionの「レコードを取得する」アクションを設定し、作成されたページの内容を取得します。
4. 続けて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得したNotionの情報を基に業務マニュアルとして適切な形式のテキストを生成します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIによって生成されたマニュアル内容を指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能で「テキストを生成する」アクションを設定する際、プロンプトに固定値を入力したり、Notionから取得した情報を変数として埋め込んだりすることで、生成されるマニュアルのフォーマットや内容を任意に調整できます。
• Google スプレッドシートに「レコードを追加する」アクションでは、追加する列や内容について、固定値を設定したり、NotionやAI機能から取得した値を変数として埋め込んだりすることで、出力形式を柔軟にカスタマイズできます。

■注意事項

• Notion、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。