「毎日大量に届く問い合わせメールへの返信、一件一件考えるのが大変…」
「ChatGPTで下書きを作るけど、内容をコピーしてプロンプトを調整して…という作業が地味に面倒…」
このように、日々のメール対応業務、特に返信文の作成に多くの時間と手間を費やしていませんか？
もし、受信したメールの内容をAIが自動で読み取り、文脈に合わせた適切な返信メールの下書きを瞬時に作成してくれる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、顧客への迅速な対応を実現しつつ、より戦略的な業務に集中できる貴重な時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはChatGPTを活用してメールの下書きを自動作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailを受信したら、ChatGPTで下書きを作成して担当者に返信を依頼する
試してみる
GmailとChatGPTを連携してメールの下書きを自動作成するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで特定のメールを受信したら、その内容をもとにChatGPTが返信の下書きを自動で作成し、担当者に確認を依頼するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：ChatGPT／Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GmailとChatGPTのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定とChatGPTのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailを受信したら、ChatGPTで下書きを作成して担当者に返信を依頼する
試してみる
ステップ1：GmailとChatGPTをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
ナビを参照して、マイアプリ連携を行ってください。
【Gmailのマイアプリ連携】
【ChatGPTのマイアプリ連携】
以下の注意事項とナビを参照して、連携を行ってください。
※ChatGPT（OpenAI）を使ったアクションを動かすには、OpenAIのAPI有料プランに契約しておく必要があります。
APIの利用料金が発生した時にスムーズに支払いができるよう、契約内容を整えておきましょう！
※アカウント名とアクセストークンの取得方法は下記のサイトをご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Gmailを受信したら、ChatGPTで下書きを作成して担当者に返信を依頼する
試してみる
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に格納されています。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
最初の設定です！
ここから「Gmailを受信したら、ChatGPTで下書きを作成して担当者に返信を依頼する」フローを設定していきます。
以下の赤枠をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックして進みましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定をしていきます！
ここでは、Gmailの画面に移り、トリガーとなるGmailの受信設定を行います。
特定のキーワードに一致するメールがトリガーになるため、キーワードを含めた文章を送信しましょう。
※以下のメールを受信した想定で進めます。
Yoom操作画面に戻って、各項目を入力しましょう。
まずは、「トリガーの起動時間」を設定します！
5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
基本的にはご契約プランの最短起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※プランによって選択可能な最短の起動間隔が異なるため、ご注意下さい。
続いて、「キーワード」を設定します。
先ほどテスト送信したメールの文章に含まれているキーワードを入力してください。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、取得した値が表示されます。
先ほどテスト送信したメール内容が反映されていれば、OKです！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ここまで設定できたら「完了」をクリックしましょう。
ステップ4：ChatGPTでテキスト生成する設定
ここでは、ChatGPTで先ほど受信したメールへの返答の下書きを作成します。
以下の赤枠をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認しましょう。
確認したら、次に進みましょう！
次の画面で、必須項目を入力します。
「メッセージ内容」は、ChatGPTに生成してほしいテキストの指示内容を入力しましょう。
記載例はあらかじめ設定されてありますが、自由に変更してOKです。
先ほど取得した値を引用し、設定してください。
※指示内容には、赤枠の文面のように改行を指示する文面を追加してください！
他の項目は任意で入力してください。
- ロール：「ユーザー」「システム」「アシスタント」から選択
※ロールはユーザーと対話する際にGPTがどのような立場から回答を出力するか役割を決めます。 - temperature・最大トークン：赤線を確認の上、直接入力
- モデル：候補から選択
入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
問題なければ「完了」をクリックしましょう。
ステップ5：担当者へ対応を依頼する設定
続いて、赤枠部分をクリックしましょう！
「担当者へ対応を依頼する」は手動対応のオペレーションです。
ここで依頼した内容は、Yoomのワークスペース内にある「マイタスク」へ通知されます。
詳しい設定方法は以下をご確認ください。
次の画面で、対応の詳細を設定します。
まずは、担当者をプルダウンから選択してください。
※メールアドレスで指定する場合、入力欄下の注釈に沿って入力してください。
また、外部ユーザーを指定する場合はマイタスクに表示されませんので、注意が必要です。
続いて、「対応を依頼する内容の詳細」を設定します。
ここでは担当者に依頼する内容を入力してください。
任意で作成した文章と取得した値を組み合わせて設定しましょう！
続いて、「入力フォーム」を設定します。
このフォームの利用方法は、フォームの項目名を前段のオペレーションで取得した項目名と重複させることで、担当者が修正した内容を最終的に後続のオペレーションに引用するといった応用的な使い方ができます。
ここでは、先ほど取得したChatGPTの返答内容を担当者が修正できるようにフォームを設けています。
入力フォームの設定を終えたら「次へ」をクリックしましょう！
次の画面では、「取得した値」を設定します。
後続のオペレーションで使用するサンプル値を設定します。直接入力した値は固定値として設定されます。
ここでは問い合わせに返信するメールの「件名」を設定します。「返信内容」はテスト操作のため任意の値を設定しましょう。
最後に「次へ」をクリックし、次のステップに進んでください。
ステップ6：Gmailのアクション設定
最後の設定です！
ここでは、問い合わせをした方にGmailで返信する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
アプリは変更せず、連携するアカウント情報が正しいかを確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
必須項目を入力し、そのほかは任意で設定しましょう。
- To：通知先となるメールアドレスを入力
※「Gmailのトリガー設定」で取得した値（FROM）を設定します - CC/BCC：通知された情報を共有したいメールアドレスを設定
- 差出人の名前：差出人の名前を設定
- 件名：通知するメールの件名を設定
※「担当者へ対応を依頼する設定」で取得した値を引用します
- 本文：任意の文章を設定
※「ChatGPTの設定」で取得した値を引用します
入力完了後、「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で「メールの送信内容」を確認します。
宛先と本文に間違いがないかを確認し、「テスト」をクリックします。
※テストをクリックすると、実際に「差出人」にメールが送信されるため、ご注意ください。
「テスト成功」と表示されたら、「完了」をクリックしましょう！
送信エラーになった場合には、エラー表示があった場合をご確認ください。
以上で、フローボットの完成です！ここまでお疲れ様でした！
ステップ7：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、OKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
ChatGPTを活用したその他の自動化例
Yoomでは、ChatGPTxを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、ChatGPTに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。OutlookやMicrosoft Teams、フォーム等の情報をChatGPTが解析し、請求書草案や回答、要約を自動生成します。Salesforceのリード分類やAsanaのタスク更新、LINEでの自動回答も可能です。これにより、AIによる高度な判断と事務処理を自動化し、業務の質と速度を向上させます。
Asanaでタスクが作成されたら、ChatGPTで解析し内容を更新する
試してみる
■概要
Asanaでタスク管理を行う中で、タスクの内容を要約したり、次のアクションを整理したりする作業に時間を要していませんか？
このワークフローを活用すれば、Asanaに新しいタスクが追加されると、その内容をChatGPTが自動で解析し、タスク情報を更新する一連の流れを自動化できます。
AsanaとChatGPTを連携させることで、手作業による転記や要約の手間を省き、タスク管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・AsanaとChatGPTを併用し、タスクの要約や内容整理に手間を感じている方
・Asanaでのプロジェクト管理において、タスク内容の把握を効率化したいマネージャーの方
・手作業での情報転記をなくし、Asanaでのタスク管理を自動化したいと考えている方
■注意事項
・Asana、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
ChatGPTで問い合わせ内容を自動分類しSlackの適切なチャンネルに通知
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ChatGPTで問い合わせ内容を自動分類し、Slackの適切なチャンネルに通知します。
HubSpotに新規の会社が登録されたら、連携したChatGPTの返答内容をもとにチケットを作成する
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HubSpotに新規の会社が登録されたら、ChatGPTの返答結果を基にHubSpotにチケットを作成するフローです。
Googleフォームの回答をChatGPTで分析してメール送信する
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■概要
Googleフォームで収集したアンケートや問い合わせの回答を、一件ずつ確認し分析するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
ChatGPTを活用して内容を要約する際も、手作業での転記には限界があり非効率です。
このワークフローは、Googleフォームに回答があった際にChatGPTが自動で内容を分析し、その結果を指定のアドレスへメールで通知するため、こうした一連の対応を効率化し、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームの回答確認や、ChatGPTを使った分析に多くの時間を費やしている方
・フォームの回答内容の要約や分類といった定型業務を自動化したいと考えている方
・フォーム回答後の顧客対応や社内連携の初動を迅速にしたいマーケティングや営業担当の方
■注意事項
・Googleフォーム、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約（APIが使用されたときに支払いができる状態）が必要です。
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
LINEで受け付けた問い合わせにChatGPTで自動回答する
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■概要
「LINEで受け付けた問い合わせにChatGPTで自動回答する」ワークフローは、顧客対応の効率化と迅速なサポートを実現する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・LINEを活用した顧客サポートを効率化したい企業のサポート担当者
・ChatGPTとの連携を通じて、問い合わせ対応の自動化を検討しているIT担当者
・顧客対応のスピードと質を向上させたい中小企業の経営者
・現在のサポート体制に課題を感じ、自動化ソリューションを求めているビジネスオーナー
・業務フローにAIを導入して、社員の作業負担を減らしたいマネージャー
■注意事項
・LINE公式アカウント、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約（APIが使用されたときに支払いができる状態）が必要です。
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
OneDriveにファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約し通知する
試してみる
■概要
OneDriveにアップロードされたドキュメントをChatGPTで自動的に要約し、その結果を再びOneDriveに保存するワークフローです。
大量の資料を効率的に整理・活用したい方に最適な業務ワークフローとなっています。
■このテンプレートをおすすめする方
大量のドキュメントを管理しており、効率的な要約が必要なビジネスパーソンの方
OneDriveを利用しているが、要約作業を自動化したいIT担当者の方
チーム内で情報共有を円滑に行いたいプロジェクトリーダーの方
■注意事項
・OneDrive、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Salesforceでリードが登録されたら、ChatGPTでリード内容を分析し、分類結果をSalesforceに反映する
試してみる
■概要
このフローでは、新たなリードがSalesforceに登録されるとChatGPTが自動的に内容を解析し、適切なカテゴリに分類することができます。また、その結果をSalesforceに自動で反映することで、営業チームのフォローアップを円滑化できるでしょう。手動でのデータ整理の手間を削減し、より効果的な営業活動が可能になります。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceを活用してリード管理を行っている営業担当者の方
・ChatGPTを利用してリードの分析や分類を自動化したいビジネスユーザーの方
・リードの分類作業に時間がかかり、業務効率化を求めているチームリーダーの方
・Yoomを活用して複数のアプリを連携し、業務ワークフローを最適化したい企業の方
・営業プロセスの自動化を通じて、チームの生産性向上を目指している経営者の方
■注意事項
・SalesforceとChatGPTをYoomに連携する必要があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Microsoft Teamsの投稿内容をもとに、ChatGPTで請求書の草案を作成して、通知する
試してみる
■概要
「Microsoft Teamsの投稿内容をもとに、ChatGPTで請求書の草案を作成して、通知する」ワークフローは、チーム内のコミュニケーションから自動的に請求書を生成し、
関係者に通知する業務ワークフローです。Microsoft Teamsを活用して情報共有を行うなかで、その内容をもとに請求書を手動で作成する作業は手間がかかります。
特に、複数のメッセージやデータを整理して請求書に反映させるのは時間も労力も必要です。
このワークフローを導入することで、Microsoft Teamsの投稿内容を自動的にChatGPTが解析し、請求書の草案を作成できます。
これにより、請求業務の効率化とミスの防止が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsを日常的に活用し、そこからの情報を請求書作成に活かしたい営業担当者の方
・複数のプロジェクトやクライアントからの情報を整理し、効率的な請求書作成を目指している経理担当者の方
・手動での請求書作成に時間を取られ、本業に集中したい中小企業の経営者の方
・ChatGPTや自動化ツールを活用して業務効率化を図りたいIT担当者の方
■注意事項
・Microsoft Teams、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Outlookの内容をもとに、ChatGPTで請求書の草案を作成して、通知する
試してみる
■概要
「Outlookの内容をもとに、ChatGPTで請求書の草案を作成して、通知する」フローは、メールから自動的に請求書を生成し、関係者へ迅速に通知する業務ワークフローです。
Outlookに届いたメール内容を解析し、ChatGPTを活用して正確な請求書の草案を作成。その後、自動的に関係者に通知することで、請求業務の効率化とミスの削減を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを日常的に使用しており、請求業務の自動化を目指しているビジネスパーソンの方
・請求書作成に時間を取られ、他の業務に集中したい経営者や管理者の方
・ChatGPTやYoomを活用して業務ワークフローを改善したいIT担当者の方
■注意事項
・Outlook、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
毎日、Notionの最新情報をChatGPTで集約して通知する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Notion内の更新情報を自動的に収集し、ChatGPTを活用して要約・整理した上で、指定のチャットツールへ通知することが可能です。この自動化によって、毎日の情報収集と要約を自動化し、効率的に最新情報をチームに共有できるでしょう。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Notionを活用しているが、最新情報の追跡に手間を感じている方
・ChatGPTを利用して情報の要約や整理を行いたいチームリーダー
・情報共有を自動化し、業務効率を向上させたいビジネスパーソン
・定期的にNotionの更新情報をメンバーに通知したいプロジェクトマネージャー
■注意事項
・Notion・ChatGPT・SlackそれぞれとYoomを連携してください。
・Notionにあらかじめ要約を記載する項目をつくっておく必要があります。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
まとめ
ChatGPTを活用してメールの下書き作成を自動化することで、これまで手作業で行っていた返信文の作成にかかる時間と手間を削減し、迅速かつ質の高い顧客対応を実現できます。
これにより、担当者は単純作業から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：もっと質の高い下書きを作るプロンプトのコツは？
A：
以下のようなコツが挙げられます。
- 目的を最初に明示する
- 入力する文章の形式を揃える or パターンを伝える
- 判断や要約を任せるときは条件を明確にする
- 一貫したルールで書く
このように出力形式や条件を明示することで、ブレの少ない結果が得られます。
Q：Gmail以外（Outlookなど）でも自動化できますか？
A：
はい、可能です。OutlookやChatworkなど社内でお使いのツールと連携することが可能です。
このテンプレートを修正する場合は、不要なアクションを削除し、「+」からご希望のアプリを追加・連携してください。
Yoomと連携できるアプリは以下をご確認ください。
Q：この自動化にかかるAPI料金の目安はいくらですか？
A：
ChatGPTのAPI料金は、モデルや処理するトークン数（文字数に相当）によって異なります。
具体的な最新料金はOpenAIの公式価格表をご確認ください。
※詳細はOpenAI APIの料金ページをご覧ください。
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