Outlookの内容をもとに、ChatGPTで請求書の草案を作成して、通知する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

ChatGPT

を自動連携できます。

■概要

Outlookで受信する請求依頼のメールをもとに、手作業で請求書を作成する業務は手間がかかる上に、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のメールをOutlookで受信したことをきっかけに、メール本文からAIが情報を抽出し、その内容をもとにChatGPTが請求書の草案を作成してSlackに通知するまでの一連の流れを自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

Outlookで受けた依頼をもとに、請求書作成業務を手作業で行っている経理や営業事務の方
ChatGPTを活用して、定型的な書類作成業務の効率化を進めたいと考えている方
請求書の作成漏れや遅延を防ぎ、Slackで迅速に情報共有を行いたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

Outlookのメール受信を起点に、請求書の草案作成から通知までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
メールからの情報転記や請求書フォーマットへの入力ミスといった、手作業によるヒューマンエラーの発生リスクを軽減します。

■フローボットの流れ

はじめに、Outlook、ChatGPT、SlackをYoomと連携します。
次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、受信したメール本文から請求書作成に必要な情報を抽出します。
次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」を設定し、抽出した情報をもとに請求書の草案を作成するよう指示します。
最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成された請求書の草案を指定のチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Outlookのトリガー設定では、請求依頼メールを検知するための件名キーワードや、対象とするメールフォルダを任意で設定してください。
AI機能のテキスト抽出では、メール本文のどの部分から「取引先名」や「金額」などを抽出するか、項目を任意で設定できます。
ChatGPTへの指示（プロンプト）は、自社の請求書フォーマットに合わせた内容になるよう、自由にカスタマイズが可能です。使用するモデルも選択できます。
Slackへの通知アクションでは、通知先のチャンネルやメンション先、メッセージ本文の内容を業務に合わせて任意で設定してください。

■注意事項

Outlook、ChatGPT、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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使用しているアプリについて

ChatGPT

YoomではChatGPTのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。例えば、SlackやChatworkなどのチャットツールから直接ChatGPTと会話ができるようにしたり、ChatGPTと他SaaSをノーコードで簡単に連携することができます。議事録の要約や、メール文面からのテキスト抽出、商品説明文の作成など、様々な用途でChatGPTを活用することが可能です。

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