Gmailを受信したら、ChatGPTで下書きを作成して担当者に返信を依頼する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

ChatGPT

と

Gmail

を自動連携できます。

■概要

日々の問い合わせメールへの返信に多くの時間を費やしていませんか。一件一件内容を確認し、文章を作成する作業は丁寧さが求められる一方で、大きな負担となりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、その内容に基づいてChatGPTが自動でメールの下書きを作成します。面倒な下書き作成の手間を省き、より迅速で質の高いメール対応を実現することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

日々のメール返信業務に追われ、作業の効率化を図りたいと考えているご担当者の方
ChatGPTを活用したメール下書き作成によって、定型的な返信作業を自動化したい方
メール返信の品質を維持しながら、顧客対応のスピードを向上させたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

Gmailでのメール受信を起点に下書き作成までが自動化されるため、返信対応にかかる時間を短縮できます。
ChatGPTが生成した下書きをもとに対応することで、担当者による表現のばらつきなどを防ぎ、業務の標準化に繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、GmailとChatGPTをYoomと連携します
次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
続いて、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、受信したメールの内容をもとにした返信文を作成します
次に、Yoomの「担当者へ対応を依頼する」アクションで、生成された下書きの確認と送信を依頼します
最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、担当者が承認した内容でメールを送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールを特定するためのキーワードを任意で設定してください。
ChatGPTでテキストを生成するアクションでは、生成したい文章のトーンに応じてプロンプト（指示文）やロールなどを自由に設定できます。
担当者へ対応を依頼する機能では、担当者に確認を依頼する際の説明文や、チェック項目などを入力フォームとして任意で設定可能です。

■注意事項

Gmail、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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使用しているアプリについて

ChatGPT

YoomではChatGPTのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。例えば、SlackやChatworkなどのチャットツールから直接ChatGPTと会話ができるようにしたり、ChatGPTと他SaaSをノーコードで簡単に連携することができます。議事録の要約や、メール文面からのテキスト抽出、商品説明文の作成など、様々な用途でChatGPTを活用することが可能です。