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「Harvestに新しいクライアントの連絡先を登録した後、毎回手作業で挨拶メールを送っている…」、「連絡先が増えるたびに、定型的なメール作成と送信作業に追われ、本来の業務に集中できない…」
このように、手作業でのメール送信に手間や限界を感じていませんか？
<span class="mark-yellow">Harvestに新しい連絡先が作成されたタイミングをトリガーにして、パーソナライズされたメールを自動で送信できる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放される手助けとなります。
顧客への迅速なアプローチを実現しつつ、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定ができます。手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Harvestの顧客情報を活用し、メール業務を自動化するテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いのHarvestと様々なメールツールを連携させ、メール送信業務を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！<span class="mark-yellow">
Harvestに登録された顧客情報をもとに、自動でフォローアップメールやサンクスメールなどを送信できるようになります。</span>
手作業による送信漏れや遅延を防ぎ、顧客とのコミュニケーションを円滑に進めることができます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Harvestに新しい連絡先が作成されたことをトリガーとして、Gmailなどのメールツールから自動でメールを送信する</span>ことも可能です。
これまで手作業で行っていた定型的なメール送信業務から解放され、顧客への迅速な対応を実現できます！
それではここから代表的な例として、Harvestに新しい連絡先が作成された際に、Gmailから自動でメールを送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
検索ボックスにHarvestと入力し、Harvestのアイコンをクリックします。
お手持ちのアカウント情報でHarvestにログインを行ってください。
Yoomとの連携の許可を求められるため「Authorize application」をクリックしましょう。
マイアプリにHarvestが追加されたことを確認出来たら、Harvestのマイアプリ登録は完了となります。
検索ボックスにGmailと入力し、Gmailのアイコンをクリックします。
下記画面が表示されたら「Sign in with Google」のボタンをクリックしましょう。
お手持ちのGoogleアカウントを選択しログインを行ってください。
希望のアカウントが表示されていない場合は「別のアカウントを使用」からログインすることが可能です。
選択したGoogleアカウントでログイン確認画面が表示されるので、「次へ」をクリックします。
アクセス権限の確認画面が表示されるので、Yoomがアクセスできる情報として「すべて選択」にチェックを入れてください。
最後に「続行」をクリックして連携を完了させましょう。
マイアプリにGmailが追加されたことを確認出来たら、Gmailのマイアプリ登録は完了となります。
それでは自動化の設定を行っていきましょう！Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
まず、フローが動き出すきっかけとなるHarvestのトリガー設定を行っていきます。
画面赤枠の「New Contact」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンをクリックしましょう。
また、設定のテストで使用するためHarvestにてClientsを作成しておきましょう。
設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
画面下の保存するボタンを押下し、Harvestのトリガー設定を完了させてください。
※「取得した値ってなんだろう?」と思った方は下記の記事をご参照ください。
アウトプットについて
次にGmailの送信設定を行います。画面赤枠の「メールを送る」をクリックしてください。
「メールの設定」画面では以下を設定します。
To(宛先)にはプルダウンより、一つ前のステップで取得したアドレスが設定されていることを確認してください。
取得した値を活用することで、トリガーが実行されるたびに最新情報の反映ができます。
設定が完了したら次へボタンをクリックしましょう。
「メール送信のテスト」の画面で送信内容の確認ができます。
問題がなければテストボタンをクリックしましょう。(※実際に宛先にメールが送信されます。必要に応じて周知などを行いましょう。)
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
画面下の保存するボタンをクリックし、Gmailの送信設定を完了させてください。
エラー通知が出た場合はこちらを参考にしてください。
実際に宛先のメール受信フォルダを見てみると、メールが届いていることが確認できます。
こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了となります。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！
Harvestでプロジェクトが作成されたらSlackに通知したり、ユーザーが追加されたらMicrosoft Teamsに通知したりと、プロジェクトとメンバーの管理を自動化できます。
Harvestとメール送信の連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた新規顧客へのフォローメール送信などの定型業務をなくし、ヒューマンエラーによる送信漏れや対応の遅れを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者はより迅速かつ確実に顧客とのコミュニケーションを開始でき、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築が可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：メール本文に顧客名を差し込めますか？
A：はい。可能です。プルダウンより取得した値を設定することで、本文に顧客名を埋め込むことができます。
Q：連絡先登録から時間を置いて送信できますか？
A：はい。「待機する」のオペレーションを使用することで、トリガーが起動してから●時間後、●日後等の設定が可能です。
※なお、「待機する」オペレーションは、チームプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※チームプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：Gmail以外のメールツールも使えますか？
A：はい。可能です。Gmailのアクションを削除し、＋ボタンから代わりにお使いのツールを追加、設定してください。
また、Yoomでは様々なアプリとの連携が可能となっています。詳しい連携アプリの一覧はこちらをご覧ください。
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