【簡単設定】Google Driveのファイル共有設定を自動化する方法

「Google Driveにファイルをアップロードするたびに、手作業で共有設定を変更して関係者に連絡するのが面倒…」
「共有設定の変更漏れや、誤った相手に共有してしまうといったミスが頻繁に発生して困っている…」
このように、Google Driveでのファイル共有に関する手作業に、手間やリスクを感じていませんか？

もし、Google Driveに特定のフォルダ内にファイルが追加されたタイミングで、自動的に共有権限を変更し、関係者へ通知まで完了する仕組みがあれば、これらの定型業務から解放されるでしょう。
また、より生産性の高いコア業務に集中する時間を確保できます！

今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務を効率化しましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはGoogle Driveのファイル共有を設定する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Google Driveに格納されたファイルの共有権限を変更し、Slackに通知する

試してみる

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■概要
Google Driveでファイルを共有する際、手動で共有権限を変更し、その内容を関係者に別途連絡するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この一連の作業は、ファイル数や関係者が増えるほど煩雑になり、設定ミスや連絡漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Driveでのファイル共有権限の変更からSlackへの通知までを自動化できます。これにより、手作業による手間やヒューマンエラーといった課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveでのファイル共有設定の手作業に、手間や煩わしさを感じている方
・ファイル共有の変更状況をSlackで都度連絡しており、非効率だと感じている方
・手作業による共有設定のミスや、関係者への連絡漏れのリスクをなくしたい方

■注意事項
・Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

Google Driveのファイル共有を自動化するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Google Driveに格納されたファイルの共有権限を自動で変更し、Slackに通知するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive／Slack

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Google DriveとSlackのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Google Driveのトリガー設定と各アクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Google Driveに格納されたファイルの共有権限を変更し、Slackに通知する

試してみる

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■概要
Google Driveでファイルを共有する際、手動で共有権限を変更し、その内容を関係者に別途連絡するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この一連の作業は、ファイル数や関係者が増えるほど煩雑になり、設定ミスや連絡漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Driveでのファイル共有権限の変更からSlackへの通知までを自動化できます。これにより、手作業による手間やヒューマンエラーといった課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveでのファイル共有設定の手作業に、手間や煩わしさを感じている方
・ファイル共有の変更状況をSlackで都度連絡しており、非効率だと感じている方
・手作業による共有設定のミスや、関係者への連絡漏れのリスクをなくしたい方

■注意事項
・Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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ステップ1：Google DriveとSlackをマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！

1.Google DriveとYoomのマイアプリ登録

上記のナビにあるGoogle スプレッドシートの箇所を参考に、Google Driveのマイアプリ連携を行いましょう。

2.SlackとYoomのマイアプリ登録

以下の手順をご参照ください。

• SlackチャンネルにYoomアプリをインストールする方法 | Yoomヘルプセンター

ステップ2：テンプレートをコピーする

続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。

Google Driveに格納されたファイルの共有権限を変更し、Slackに通知する

試してみる

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■概要
Google Driveでファイルを共有する際、手動で共有権限を変更し、その内容を関係者に別途連絡するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この一連の作業は、ファイル数や関係者が増えるほど煩雑になり、設定ミスや連絡漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Driveでのファイル共有権限の変更からSlackへの通知までを自動化できます。これにより、手作業による手間やヒューマンエラーといった課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveでのファイル共有設定の手作業に、手間や煩わしさを感じている方
・ファイル共有の変更状況をSlackで都度連絡しており、非効率だと感じている方
・手作業による共有設定のミスや、関係者への連絡漏れのリスクをなくしたい方

■注意事項
・Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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テンプレートがコピーされました。「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう。

ステップ3：Google Driveのトリガー設定

「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を選択します。

「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Google Driveと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。

「トリガーの起動間隔」を設定します。

【注意】

• トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
  ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
  なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

使用したいGoogle Driveのフォルダの「フォルダID」を候補から選択しましょう。

「フォルダID」に指定したフォルダへ、テスト用のファイルを作成しましょう。

• テストの重要性：「取得した値」のテスト値について

※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。

「完了」を選択しましょう。

ステップ4：Google Driveのファイル権限を「リンクを知っている全員」に変更する設定

「ファイル権限を「リンクを知っている全員」に変更」を選択します。

「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Google Driveと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。

「ファイルID」を「取得した値」から設定しましょう。
取得した値は変数となります。
固定値ではないため、トリガーが実行されるたびに取得した情報を反映できます。

「権限」を選択します。

設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると以下のような画面が表示されます。
「完了」を選択しましょう。

ファイル権限が変更されました！

ステップ5：Slackのチャンネルにメッセージを送る

「チャンネルにメッセージを送る」を選択します。

「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Slackと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。

「投稿先のチャンネルID」を候補から選択します。

「メッセージ」を設定しましょう。
例として、「取得した値」と固定のテキストを用いて以下のように設定しました！
※メンションしたい場合は、Slackでメンション付きのメッセージを送るを参照してください。

Slackにメッセージが送信されました！

ステップ6：トリガーをONにする

設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。

Google Driveを使った自動化例

OCRによる文字読み取りとAI要約、チャット通知や書類作成をシームレスに完結。
外部ツールでのアクションに応じたフォルダ自動生成や、録画データの保存もノーコードで一掃します。
手作業によるファイル整理やデータ転記をなくし、情報の保管から活用までをスムーズに自動化しましょう。

Google Driveにファイルが格納されたら、OCRで読み取りLINE WORKSに通知する

試してみる

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■概要
「Google Driveにファイルが格納されたら、OCRで読み取りLINE WORKSに通知する」ワークフローは、ファイル管理とコミュニケーションを自動化し、業務の効率化をサポートします。
Google Driveに新しいドキュメントが追加されると、OCR機能で内容をテキスト化します。その後、LINE WORKSに通知されるため、チーム内での情報共有がスムーズに行えます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを日常的に利用しており、ファイル管理を効率化したい方
・LINE WORKSでのコミュニケーションを強化したいチームリーダー
・OCR機能を活用して文書のデジタル化を進めたいIT担当者
・各種SaaSアプリを連携させた業務自動化を検討している経営者
・手動での通知作業に時間を取られている事務スタッフ

■注意事項
・Google Drive、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

詳細を見る 試してみる

Google Driveにアップロードされたファイルを元に、Misocaで見積書を作成する

試してみる

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Google Driveにアップロードされたファイルを元に、Misocaで見積書を作成するフローです。

詳細を見る 試してみる

Google Driveにファイルが作成されたら、Google Chatで通知する

試してみる

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■概要
Google Driveに新しいファイルが作成されたら、Google Chatで通知するフローです。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとGoogle Chatを業務で使用している方
・Google Driveを使用してファイル管理をしている担当者
・手動によるGoogle Chatのメッセージ入力を自動化したいと考えている方

■注意事項
・Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。‍
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336‍
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。‍
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Google Driveに新規ファイルが追加されたらNotionにレコードを作成する

試してみる

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■概要
このワークフローでは、Google Driveに新しいファイルをアップロードすると、自動的にNotionにそのファイル情報がまとめられます。この自動化によって、ファイルの追跡や共有がスムーズになり、チーム内での情報共有が円滑に進みます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを活用して大量のファイルを管理している方
・Notionでの情報整理やプロジェクト管理を効率化したいチームリーダーの方
・手動でのファイル情報入力に時間を取られている業務担当者の方
・notionとgoogledriveの連携を活用して業務プロセスを自動化したい方

■注意事項
・Google DriveとNotionをYoomに連携させる必要があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、Groqで要約してGmailで送信する

試してみる

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■概要
「Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、Groqで要約してGmailで送信する」ワークフローは、ドキュメントの管理から情報共有までを自動化します。
Google Drive内にアップロードされたファイルをOCR機能でテキスト化し、Groqを使って効率的に要約。
その後、Gmailで指定の宛先に自動送信することで、業務の手間を削減します。

■このテンプレートをおすすめする方
・大量のドキュメントをGoogle Driveで管理しているビジネスユーザーの方
・OCR技術を活用して紙の資料をデジタル化したい方
・要約された情報を迅速に共有したいチームリーダーやマネージャーの方
・手動でのデータ入力やメール送信に時間を取られている事務担当者の方

■注意事項
・Google Drive、Groq、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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Zoho Formsの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する

試してみる

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■概要
「Zoho Formsの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する」ワークフローは、アンケートや申請フォームのデータを効率的に活用するための業務ワークフローです。
Zoho Formsで収集した回答データを自動的にGoogleドキュメントに反映させ、必要な書類を作成します。さらに、その書類をGoogle Driveに自動保存することで、データの管理や共有がスムーズに行えるようになります。
このワークフローを活用すれば、手動でのデータ転記やファイル管理の手間を削減できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho Formsを活用しており、収集したデータを効率的に管理したい方
・GoogleドキュメントやGoogle Driveを日常的に使用している業務担当者
・データ入力の手間やミスを減らし、業務の自動化を図りたいチームリーダー
・書類作成や保存のプロセスを標準化し、業務効率を向上させたい経営者

■注意事項
・Zoho Forms、Googleドキュメント、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Zoho FormsのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9924708

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Zoomミーティング終了後レコーティングファイルを取得して、Google Driveに格納する

試してみる

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Zoomでミーティングが終了したらレコーティングファイルを取得して、Google Driveに連携して指定のフォルダに格納するフローです。

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boardで案件が登録されたら、Google Driveにフォルダを作成する

試してみる

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boardで新規案件が登録されたら、Google Driveに連携して案件名のフォルダを作成するフローです。

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freee人事労務で従業員が登録されたら、Google Driveに従業員ごとのフォルダを自動作成する

試してみる

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■概要
freee人事労務で従業員が登録されたら、Google Driveに従業員ごとのフォルダを自動作成するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Driveをファイル管理に活用している方
・従業員ごとのフォルダを作成し、資料の保管を行なっている方
・手作業でのフォルダ作成に時間がかかり効率化したいと考える方‍

2.freee人事労務を活用して従業員情報の管理を行なっている方
・日々の業務の中で多くの名刺を受け取っており、管理を行う方
・Sansanに登録された企業ごとにデータ管理を行なっている方‍

■注意事項‍・Google Driveとfreee人事労務のそれぞれとYoomを連携してください。

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クラウドBOTでボットの実行が完了したらファイルを取得し、Google Driveにアップロードする

試してみる

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クラウドBOT（cloudbot）でボットの実行が完了したらファイルを取得し、Google Driveに連携して取得したファイルをアップロードするフローです。

詳細を見る 試してみる

まとめ

Google Driveのファイル共有を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイル共有設定や関係者への連絡の手間を削減し、共有漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。

これにより、担当者は毎回発生する定型業務から解放され、より重要な業務に集中できる時間を創出できるでしょう！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です！

もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！ 

よくあるご質問