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「Google Driveにファイルをアップロードするたびに、手作業で共有設定を変更して関係者に連絡するのが面倒…」
「共有設定の変更漏れや、誤った相手に共有してしまうといったミスが頻繁に発生して困っている…」
このように、Google Driveでのファイル共有に関する手作業に、手間やリスクを感じていませんか？
もし、Google Driveに特定のフォルダ内にファイルが追加されたタイミングで、自動的に共有権限を変更し、関係者へ通知まで完了する仕組みがあれば、これらの定型業務から解放されるでしょう。
また、より生産性の高いコア業務に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務を効率化しましょう！
YoomにはGoogle Driveのファイル共有を設定する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Google Driveに格納されたファイルの共有権限を自動で変更し、Slackに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive／Slack
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
上記のナビにあるGoogle スプレッドシートの箇所を参考に、Google Driveのマイアプリ連携を行いましょう。
以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
テンプレートがコピーされました。「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう。
「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Google Driveと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
「トリガーの起動間隔」を設定します。
【注意】
使用したいGoogle Driveのフォルダの「フォルダID」を候補から選択しましょう。
「フォルダID」に指定したフォルダへ、テスト用のファイルを作成しましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」を選択しましょう。
「ファイル権限を「リンクを知っている全員」に変更」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Google Driveと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
「ファイルID」を「取得した値」から設定しましょう。
取得した値は変数となります。
固定値ではないため、トリガーが実行されるたびに取得した情報を反映できます。
「権限」を選択します。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると以下のような画面が表示されます。
「完了」を選択しましょう。
ファイル権限が変更されました！
「チャンネルにメッセージを送る」を選択します。
