【簡単設定】Google Driveのファイル共有設定を自動化する方法

「Google Driveにファイルをアップロードするたびに、手作業で共有設定を変更して関係者に連絡するのが面倒…」
「共有設定の変更漏れや、誤った相手に共有してしまうといったミスが頻繁に発生して困っている…」
このように、Google Driveでのファイル共有に関する手作業に、手間やリスクを感じていませんか？

もし、Google Driveに特定のフォルダ内にファイルが追加されたタイミングで、自動的に共有権限を変更し、関係者へ通知まで完了する仕組みがあれば、これらの定型業務から解放されるでしょう。
また、より生産性の高いコア業務に集中する時間を確保できます！

今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務を効率化しましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはGoogle Driveのファイル共有を設定する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Google Driveに格納されたファイルの共有権限を変更し、Slackに通知する

試してみる

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■概要

Google Driveでファイルを共有する際、手動で共有権限を変更し、その内容を関係者に別途連絡するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この一連の作業は、ファイル数や関係者が増えるほど煩雑になり、設定ミスや連絡漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Driveでのファイル共有権限を「リンクを知っている全員」への変更からSlackへの通知までを自動化できます。これにより、手作業による手間やヒューマンエラーといった課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveでのファイル共有設定の手作業に、手間や煩わしさを感じている方
• ファイル共有の変更状況をSlackで都度連絡しており、非効率だと感じている方
• 手作業による共有設定のミスや、関係者への連絡漏れのリスクをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveの権限変更とSlackへの通知が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• 手作業による権限設定の間違いや関係者への通知漏れを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダにファイルが追加されたら」などのアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイル権限を『リンクを知っている全員』に変更」アクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを投稿する」アクションを設定し、権限が変更されたファイルの情報などを関係者に通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのオペレーションでは、ファイルの共有権限を「閲覧者」など、要件に合わせて任意で設定してください。
• Slackでは通知先のチャンネルやユーザーを自由にカスタマイズできます。またファイル名や更新日時、共有リンクといった情報を変数として埋め込むことができ、分かりやすい通知内容を作成可能です。

■注意事項

• Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

Google Driveのファイル共有を自動化するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Google Driveに格納されたファイルの共有権限を自動で変更し、Slackに通知するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive／Slack

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Google DriveとSlackのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Google Driveのトリガー設定と各アクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Google Driveに格納されたファイルの共有権限を変更し、Slackに通知する

試してみる

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■概要

Google Driveでファイルを共有する際、手動で共有権限を変更し、その内容を関係者に別途連絡するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この一連の作業は、ファイル数や関係者が増えるほど煩雑になり、設定ミスや連絡漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Driveでのファイル共有権限を「リンクを知っている全員」への変更からSlackへの通知までを自動化できます。これにより、手作業による手間やヒューマンエラーといった課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveでのファイル共有設定の手作業に、手間や煩わしさを感じている方
• ファイル共有の変更状況をSlackで都度連絡しており、非効率だと感じている方
• 手作業による共有設定のミスや、関係者への連絡漏れのリスクをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveの権限変更とSlackへの通知が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• 手作業による権限設定の間違いや関係者への通知漏れを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダにファイルが追加されたら」などのアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイル権限を『リンクを知っている全員』に変更」アクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを投稿する」アクションを設定し、権限が変更されたファイルの情報などを関係者に通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのオペレーションでは、ファイルの共有権限を「閲覧者」など、要件に合わせて任意で設定してください。
• Slackでは通知先のチャンネルやユーザーを自由にカスタマイズできます。またファイル名や更新日時、共有リンクといった情報を変数として埋め込むことができ、分かりやすい通知内容を作成可能です。

■注意事項

• Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

ステップ1：Google DriveとSlackをマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！

1.Google DriveとYoomのマイアプリ登録

上記のナビにあるGoogle スプレッドシートの箇所を参考に、Google Driveのマイアプリ連携を行いましょう。

2.SlackとYoomのマイアプリ登録

以下の手順をご参照ください。

• SlackチャンネルにYoomアプリをインストールする方法 | Yoomヘルプセンター

ステップ2：テンプレートをコピーする

続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。

Google Driveに格納されたファイルの共有権限を変更し、Slackに通知する

試してみる

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■概要

Google Driveでファイルを共有する際、手動で共有権限を変更し、その内容を関係者に別途連絡するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この一連の作業は、ファイル数や関係者が増えるほど煩雑になり、設定ミスや連絡漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Driveでのファイル共有権限を「リンクを知っている全員」への変更からSlackへの通知までを自動化できます。これにより、手作業による手間やヒューマンエラーといった課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveでのファイル共有設定の手作業に、手間や煩わしさを感じている方
• ファイル共有の変更状況をSlackで都度連絡しており、非効率だと感じている方
• 手作業による共有設定のミスや、関係者への連絡漏れのリスクをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveの権限変更とSlackへの通知が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• 手作業による権限設定の間違いや関係者への通知漏れを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダにファイルが追加されたら」などのアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイル権限を『リンクを知っている全員』に変更」アクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを投稿する」アクションを設定し、権限が変更されたファイルの情報などを関係者に通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのオペレーションでは、ファイルの共有権限を「閲覧者」など、要件に合わせて任意で設定してください。
• Slackでは通知先のチャンネルやユーザーを自由にカスタマイズできます。またファイル名や更新日時、共有リンクといった情報を変数として埋め込むことができ、分かりやすい通知内容を作成可能です。

■注意事項

• Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

テンプレートがコピーされました。「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう。

ステップ3：Google Driveのトリガー設定

「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を選択します。

「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Google Driveと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。

「トリガーの起動間隔」を設定します。

【注意】

• トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
  ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
  なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

使用したいGoogle Driveのフォルダの「フォルダID」を候補から選択しましょう。

「フォルダID」に指定したフォルダへ、テスト用のファイルを作成しましょう。

• テストの重要性：「取得した値」のテスト値について

※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。

「完了」を選択しましょう。

ステップ4：Google Driveのファイル権限を「リンクを知っている全員」に変更する設定

「ファイル権限を「リンクを知っている全員」に変更」を選択します。

「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Google Driveと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。

「ファイルID」を「取得した値」から設定しましょう。
取得した値は変数となります。
固定値ではないため、トリガーが実行されるたびに取得した情報を反映できます。

「権限」を選択します。

設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると以下のような画面が表示されます。
「完了」を選択しましょう。

ファイル権限が変更されました！

ステップ5：Slackのチャンネルにメッセージを送る

「チャンネルにメッセージを送る」を選択します。

「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Slackと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。

「投稿先のチャンネルID」を候補から選択します。

「メッセージ」を設定しましょう。
例として、「取得した値」と固定のテキストを用いて以下のように設定しました！
※メンションしたい場合は、Slackでメンション付きのメッセージを送るを参照してください。

Slackにメッセージが送信されました！

ステップ6：トリガーをONにする

設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。

Google Driveを使った自動化例

OCRによる文字読み取りとAI要約、チャット通知や書類作成をシームレスに完結。
外部ツールでのアクションに応じたフォルダ自動生成や、録画データの保存もノーコードで一掃します。
手作業によるファイル整理やデータ転記をなくし、情報の保管から活用までをスムーズに自動化しましょう。

Google Driveにファイルが格納されたら、OCRで読み取りLINE WORKSに通知する

試してみる

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■概要

Google Driveにアップロードされた請求書や申込書の内容を確認し、その都度チャットツールで関係者に共有する作業は、手間がかかる上に確認漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが格納されると、OCR機能が自動でファイルの内容を読み取り、抽出したテキスト情報をLINE WORKSに通知するため、書類関連の業務を円滑に進めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveに保存した書類の確認とLINE WORKSでの共有を手作業で行っている方
• 請求書や発注書などの受付処理を迅速化し、対応漏れを防ぎたいと考えている担当者の方
• OCRを活用して、紙の書類やPDFからのデータ抽出と情報共有を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイル格納からOCRでの読み取り、LINE WORKSへの通知までが自動化され、これまで手作業で行っていた確認・連絡業務の時間を削減できます。
• 手作業による内容の見落としや転記ミス、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防止し、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとLINE WORKSをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
4. 続いて、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを読み取ります。
5. 最後に、LINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」アクションを設定し、OCR機能で抽出したテキスト情報を特定のトークルームに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能のアクション設定で、書類の中から会社名、日付、金額といった特定のテキスト項目を抽出するように任意で設定することが可能です。

■注意事項

• Google Drive、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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Google Driveにアップロードされたファイルを元に、Misocaで見積書を作成する

試してみる

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■概要

Google Driveにアップロードされたファイルを元に、Misocaで見積書を作成するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.オンラインストレージとしてGoogle Driveを使用している方

・Google Driveでファイル・フォルダの管理をしている方

・バックオフィス業務でGoogle Driveを使用している企業

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2.Misocaを使用して帳票業務を担当している方

・帳票の作成を行う総務、事務の担当者

・帳票の管理をしている経理担当者

・商品管理をしている管理担当者

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3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方

・業務自動化を目指している中小企業の経営者

・データの正確性を高めたい事務職員

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■このテンプレートを使うメリット

・Google Driveにアップロードされたファイルを元に、Misocaで見積書を作成することができるため、業務の効率化を図ることができます。

・見積書のひな型をGoogle Driveで作成している場合、AI機能を使うことで自動的に見積書を作成することができます。

・Misocaの見積書作成を自動化することができるため、文章の記載ミスといったヒューマンエラーの防止に効果があります。

・Misocaの見積書作成を手動で行う必要が無くなり、他の重要な作業に時間を充てることができます。

・社内で使用しているコミュニケーションツールと連携することで、見積書作成の通知を特定のメンバーへ出すことができます。

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■注意事項

・Google Drive、MisocaのそれぞれとYoomを連携してください。

・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Google Driveにファイルが作成されたら、Google Chatで通知する

試してみる

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■概要

Google Driveに新しいファイルが追加された際、チームへの共有や通知が遅れてしまうことはありませんか。手動での通知は手間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたタイミングをトリガーに、指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知することが可能になり、情報共有の迅速化と効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveとGoogle Chatを連携させ、情報共有を円滑にしたいと考えている方
• 手作業による通知の手間や、共有漏れなどのヒューマンエラーをなくしたい方
• チーム内でのファイル共有プロセスを標準化し、業務効率を向上させたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• ファイル作成時に自動で通知が送信されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を他の業務に充てることができます
• 通知プロセスが自動化されることで、連絡の漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGoogle ChatをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。この際、監視対象としたいフォルダを指定します
3. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、通知したい内容を記述します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Chatへの通知設定では、メッセージを送付したいスペースやダイレクトメッセージを任意で指定することが可能です
• 通知メッセージの本文は、固定のテキストを設定できるだけでなく、トリガーで取得したファイル名やURLといった情報を変数として埋め込み、動的な内容にすることもできます

■注意事項

• Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。
• ‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336‍
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。‍
• https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Google Driveに新規ファイルが追加されたらNotionにレコードを作成する

試してみる

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■概要

Google Driveに新しいファイルを追加するたびに、その情報を手動でNotionのデータベースに転記していませんか？この作業は定型的でありながら、情報の入力漏れやミスが発生しやすく、手間のかかる業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されると、自動でNotionにレコードが作成されるため、こうしたファイル管理の課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveとNotionでファイル管理を行い、手作業での情報転記に手間を感じている方
• チーム内のファイル共有プロセスを自動化し、情報共有の漏れをなくしたいと考えている方
• SaaS間の連携によって業務を効率化する、具体的な方法を探しているDX推進担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveにファイルが追加されると自動でNotionへレコードが作成されるため、これまで手作業に費やしていた転記作業の時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ転記が不要になるため、ファイル名やURLの入力間違いや、レコードの作成漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイル・フォルダ情報を取得」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルの詳細情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したファイル情報をデータベースに反映させます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、ファイルの追加を監視したい特定のフォルダを任意で設定してください。
• Notionのオペレーション設定では、レコードを追加したいデータベースを任意で指定してください。
• Notionデータベースの各プロパティ（項目）に、トリガーとなったGoogle Driveから取得したどの情報（ファイル名やURLなど）を反映させるか任意で設定してください。

■注意事項

• Google DriveとNotionをYoomに連携させる必要があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください

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Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、Groqで要約してGmailで送信する

試してみる

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■概要

「Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、Groqで要約してGmailで送信する」ワークフローは、ドキュメントの管理から情報共有までを自動化します。
Google Drive内にアップロードされたファイルをOCR機能でテキスト化し、Groqを使って効率的に要約。
その後、Gmailで指定の宛先に自動送信することで、業務の手間を削減します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• 大量のドキュメントをGoogle Driveで管理しているビジネスユーザーの方
• OCR技術を活用して紙の資料をデジタル化したい方
• 要約された情報を迅速に共有したいチームリーダーやマネージャーの方
• 手動でのデータ入力やメール送信に時間を取られている事務担当者の方

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■このテンプレートを使うメリット

• ドキュメント管理の効率化：Google Drive内のファイルをOCR処理し、必要な情報を自動的に抽出できます。
• 情報共有の迅速化：Groqで要約された内容をGmailで自動送信するため、チーム内での情報伝達がスムーズになります。
• 手作業の削減：データ入力やメール送信といった煩雑な作業を自動化し、業務の負担を軽減します。
• エラー防止：自動化によりヒューマンエラーのリスクを低減し、正確な情報共有を実現します。
  

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Zoho Formsの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する

試してみる

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■概要
「Zoho Formsの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する」ワークフローは、アンケートや申請フォームのデータを効率的に活用するための業務ワークフローです。
Zoho Formsで収集した回答データを自動的にGoogleドキュメントに反映させ、必要な書類を作成します。さらに、その書類をGoogle Driveに自動保存することで、データの管理や共有がスムーズに行えるようになります。
このワークフローを活用すれば、手動でのデータ転記やファイル管理の手間を削減できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoho Formsを活用しており、収集したデータを効率的に管理したい方
• GoogleドキュメントやGoogle Driveを日常的に使用している業務担当者
• データ入力の手間やミスを減らし、業務の自動化を図りたいチームリーダー
• 書類作成や保存のプロセスを標準化し、業務効率を向上させたい経営者
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■このテンプレートを使うメリット

• データ入力の手間を削減：Zoho Formsからのデータが自動でGoogleドキュメントに反映されるため、手動入力の手間が省けます。
• ミスの防止：自動化によりヒューマンエラーを減少させ、正確な書類作成が可能になります。
• ファイル管理の効率化：Google Driveに自動保存されることで、書類の整理や共有が簡単に行えます。
  

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Zoomミーティング終了後レコーティングファイルを取得して、Google Driveに格納する

試してみる

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■概要

Zoomでミーティングが終了したらレコーティングファイルを取得して、Google Driveに連携して指定のフォルダに格納するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.Zoomを使用したミーティングを頻繁に行う方

・社内のミーティングを行う統括部門の方

・ウェビナーなどを企画開催するプランナーや企画部門の方

・Web面接を担当する人事部門の方

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2.Google Driveによるデータ格納を業務に採用している企業の担当者

・会議の議事録を毎回格納する必要のある会議書記の方

・プレゼンデータごとの質疑応答をまとめる書記業務の担当者

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3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方

・業務効率化を目指している中小企業の経営者

・デジタルツールを利用してデータ管理を行なっているマーケティング担当者

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■このテンプレートを使うメリット

・ミーティング終了後に自動でファイルの格納を行うので、手間が削減できます。

・定型業務の自動化することによりDXを推進します。

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■注意事項
・Zoomと Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。

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boardで案件が登録されたら、Google Driveにフォルダを作成する

試してみる

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■概要

boardで新規案件が登録されたら、Google Driveに連携して案件名のフォルダを作成するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方

・営業アシスタントや経理担当

・事務職員やオフィスマネージャー

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2.Google Driveでデータの格納を行う方

・企業情報ごとにフォルダを作成している営業アシスタント

・共有フォルダを使用して各部署で情報共有している企業の担当者

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3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考える方

・業務効率化を目指している中小企業の経営者

・多方面のタスクを抱える事務担当者

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■このテンプレートを使うメリット

・ファイルの格納用フォルダを登録内容を基にして、自動で作成することができます。

・boardで新規案件が登録されたら、Google Driveへのフォルダ作成を自動化することで、手作業による作成の手間を省き、業務の効率が向上します。

・boardに登録された案件ごとに専用のフォルダが自動で作成されるため、関連ファイルを整理しやすく、必要な情報をすぐに見つけることができます。

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■注意事項

・board、Google DriveのそれぞれとYoomを連携させてください。

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freee人事労務で従業員が登録されたら、Google Driveに従業員ごとのフォルダを自動作成する

試してみる

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■概要

新しい従業員の入社に伴う事務作業、特にfreee人事労務への登録後に手作業でGoogle Driveにフォルダを作成する業務は、手間がかかるのではないでしょうか。この一連の作業は定型的でありながらも、フォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったミスが発生しやすい業務でもあります。このワークフローを活用すれば、freee人事労務に従業員を登録するだけで、Google Driveに従業員ごとのフォルダ作成が自動で完了し、入社手続きの効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• freee人事労務での入社手続きと並行して、手作業でフォルダ作成を行っている方
• 従業員の入社手続きにおける、フォルダの作成漏れや命名ミスなどの課題を解消したい方
• 入社関連の定型業務を自動化し、よりスムーズな受け入れ体制を構築したい方

■このテンプレートを使うメリット

• freee人事労務への従業員登録を起点として、Google Driveでのフォルダ作成が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるフォルダの作成漏れや、従業員名の入力間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データ管理の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、freee人事労務とGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでfreee人事労務を選択し、「従業員が登録されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでfreee人事労務の「従業員情報の取得」アクションを設定し、登録された従業員の情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、取得した従業員情報をもとにフォルダを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveでフォルダを作成する際に、フォルダ名を任意で設定できます。freee人事労務から取得した従業員名など、動的な情報を利用することも可能です。
• 作成するフォルダの格納先となる、Google Driveの親フォルダもIDを指定して任意で設定できます。特定の部署や年度のフォルダ配下に作成する場合などに活用できます。

■注意事項‍

・Google Driveとfreee人事労務のそれぞれとYoomを連携してください。

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クラウドBOTでボットの実行が完了したらファイルを取得し、Google Driveにアップロードする

試してみる

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■概要

クラウドBOT（cloudbot）でボットの実行が完了したらファイルを取得し、Google Driveに連携して取得したファイルをアップロードするフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.自動で画像の取得等を行いたい方

・企業の広告等を作成するコンテンツ作成担当者やマーケティング担当者

・画像を使用したプレゼン資料等を作成しているイベントプランナーやセミナー担当者

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2.Google Driveによるデータ格納を業務に採用している企業の担当者

・担当企業ごとにGoogle Driveのファイルへ格納している営業アシスタントや経理担当

・帳票の種類ごとにまとめる必要のある事務職員やオフィスマネージャー

・テーマごとにファイル管理している方

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■このテンプレートを使うメリット

新しいボットの実行フローを導入すると、様々な設定や連携が必要になり、その中でもファイルの取得とアップロードなどは一つの手間です。
更に、社内で別のストレージサービスも平行で運用している場合、毎回クラウドBOTからダウンロードしたファイルをそのストレージサービスに手動でアップロードする必要があります。

ただでさえボットの実行結果の確認や分析などで仕事が山積みなので、このファイルのアップロード作業をなんとかしたいと思った方にこのフローは最適です。このフローを使うとクラウドBOTでボットの実行が完了した時点で、Google Driveに対してファイルを自動アップロードすることができます。

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■注意事項‍

・クラウドBOT、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。

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まとめ

Google Driveのファイル共有を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイル共有設定や関係者への連絡の手間を削減し、共有漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。

これにより、担当者は毎回発生する定型業務から解放され、より重要な業務に集中できる時間を創出できるでしょう！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です！

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