Google Driveにアップロードされたファイルを元に、Misocaで見積書を作成する
Google Driveにアップロードされたファイルを元に、Misocaで見積書を作成する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google Drive™
と
Misoca
を自動連携できます。
■概要
Google Driveにアップロードされた発注依頼書などから、Misocaで見積書を作成する際、内容を手作業で転記する手間や入力ミスに課題を感じていないでしょうか。この定型的ながらも重要な作業は、担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能がファイルの内容を自動で読み取り、Misocaで見積書を自動作成するため、手作業による見積書作成のプロセスを効率化し、よりコアな業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとMisocaを用いて、手作業で見積書を作成している営業担当者や経理担当者の方
- 見積書作成時の転記作業に時間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーを減らしたいと考えている方
- 見積書作成業務の属人化を防ぎ、チーム全体の業務効率を改善したいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveにファイルが追加されると自動で見積書が作成されるため、これまで手作業で行っていたデータ転記の時間を短縮できます。
- 手作業による転記が減ることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、スムーズな見積書作成に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとMisocaをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「画像ファイル・PDFファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します
- 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
- 次に、Misocaの「特定の取引先に紐づく送り先IDを取得」アクションを設定し、見積書の送付先を特定します
- 最後に、Misocaの「見積書を作成」アクションを設定し、OCRで読み取った情報などを連携して見積書を作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能で読み取るテキストの対象範囲は、アップロードするファイルのフォーマットに応じて任意で設定してください。
- Misocaで見積書を作成する際に連携する情報は、OCRで読み取ったどの情報をどの項目に反映させるかなど、任意で設定することが可能です。
■注意事項
- Google Drive、MisocaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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特定のキーワードを含むファイルが更新されたら
特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
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請求書が作成または更新されたら
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納品書が新たに作成されたら
納品書が作成または更新されたら
納品書が更新されたら（発行済みステータスの場合のみ起動）
フローボットオペレーション
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フローボットトリガー
新しくファイル・フォルダが作成されたら特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら特定のキーワードを含むファイルが更新されたら特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
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フローボットトリガー
請求書が新たに作成されたら見積書が新たに作成されたら（使用不可）見積書が作成または更新されたら請求書が作成または更新されたら請求書が更新されたら（請求済みステータスの場合のみ起動）納品書が新たに作成されたら納品書が作成または更新されたら納品書が更新されたら（発行済みステータスの場合のみ起動）
フローボットオペレーション
送り先を作成する見積書を作成請求書を作成請求書の郵送指示を実行する請求書PDFを取得見積書PDFを取得取引先を作成取引先情報の取得送り先情報の取得見積書をメールで送信特定の取引先に紐づく送り先IDを取得請求書を作成（請求内容をリストで指定）見積書を作成（見積内容をリストで指定）納品書PDFを取得取引先一覧の取得
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