■概要
Google Driveでファイルを共有する際、手動で共有権限を変更し、その内容を関係者に別途連絡するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この一連の作業は、ファイル数や関係者が増えるほど煩雑になり、設定ミスや連絡漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Driveでのファイル共有権限の変更からSlackへの通知までを自動化できます。これにより、手作業による手間やヒューマンエラーといった課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveでのファイル共有設定の手作業に、手間や煩わしさを感じている方
- ファイル共有の変更状況をSlackで都度連絡しており、非効率だと感じている方
- 手作業による共有設定のミスや、関係者への連絡漏れのリスクをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveの権限変更とSlackへの通知が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業による権限設定の間違いや関係者への通知漏れを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダにファイルが追加されたら」などのアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルの共有権限を変更する」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを投稿する」アクションを設定し、権限が変更されたファイルの情報などを関係者に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのオペレーションでは、ファイルの共有権限を「リンクを知っている全員」や「特定のユーザーのみ」など、要件に合わせて任意で設定してください。
- Slackでは通知先のチャンネルやユーザーを自由にカスタマイズできます。またファイル名や更新日時、共有リンクといった情報を変数として埋め込むことができ、分かりやすい通知内容を作成可能です。
■注意事項
- Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
