Googleフォームで物流管理データが送信されたら、OCRで読み取りAIで異常を分析してNotionに追加する
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■概要
Googleフォームで送信された物流管理データをOCRで読み取り、AIで異常を分析してNotionに自動追加するワークフローです。 AIを駆使し、手作業を減らしミスを防止。レポート作成もスピーディに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 物流データの手作業転記やエラーによるトラブルを減らしたい物流管理担当者の方
- Googleフォームで注文や納品情報を受け取り、後続の処理を自動化したい現場マネージャーの方
- 異常発生時にすぐ把握し、品質トラブルを未然に防ぎたい品質管理チームの方
- Notionでデータを一元管理し、チーム全体で情報共有を円滑にしたいプロジェクトリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 手入力作業が減り、物流管理にかかる時間を短縮
- OCRとAIがデータの異常を自動で検知し、ヒューマンエラーを大幅に軽減
- 解析結果をNotionに自動追加して、在庫状況や異常情報をチーム全体ですぐ共有
「紙の伝票や様々なシステムからのデータ入力に手間がかかり、本来の業務に集中できない…」
「手作業でのデータ集計や分析ではミスが発生しやすく、正確な状況把握が難しい…」
「AIを活用して物流を最適化したいけれど、何から始めれば良いかわからない…」
物流業界では、日々膨大な量のデータが発生し、その管理や分析は業務効率化の鍵を握ると言っても過言ではありません。しかし、このような悩みを抱えている方も少なくないのではないでしょうか。
もし、物流管理に関するデータをAIが自動で読み取り、分析し、異常検知や業務改善提案まで行ってくれる仕組みがあれば、これらの課題から解放され、データに基づいた迅速な意思決定や、より戦略的な業務へのシフトが可能になります。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に構築でき、導入にかかる手間や時間も抑えられるので、ぜひこの機会にAIを活用した物流管理の自動化を取り入れ、業務スピードを向上させましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには物流管理データをAIで分析する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Googleフォームで物流管理データが送信されたら、OCRで読み取りAIで異常を分析してNotionに追加する
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■概要
Googleフォームで送信された物流管理データをOCRで読み取り、AIで異常を分析してNotionに自動追加するワークフローです。 AIを駆使し、手作業を減らしミスを防止。レポート作成もスピーディに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 物流データの手作業転記やエラーによるトラブルを減らしたい物流管理担当者の方
- Googleフォームで注文や納品情報を受け取り、後続の処理を自動化したい現場マネージャーの方
- 異常発生時にすぐ把握し、品質トラブルを未然に防ぎたい品質管理チームの方
- Notionでデータを一元管理し、チーム全体で情報共有を円滑にしたいプロジェクトリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 手入力作業が減り、物流管理にかかる時間を短縮
- OCRとAIがデータの異常を自動で検知し、ヒューマンエラーを大幅に軽減
- 解析結果をNotionに自動追加して、在庫状況や異常情報をチーム全体ですぐ共有
物流管理データをAIで分析・活用する自動化の方法
お使いのツールで管理されている物流データをAIで自動的に分析し、その結果を活用するための具体的な自動化テンプレートを紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
フォームサービスに蓄積されたデータをAIで分析する
Googleフォームなどのフォームサービスを通じて収集された物流管理データを、AIが自動で読み取り、異常検知や内容分析を行い、その結果をデータベースサービスへ自動で追加することができるので、手入力の手間や分析にかかる時間を大幅に削減し、リアルタイムに近いデータ活用を実現できます。
Googleフォームで物流管理データが送信されたら、OCRで読み取りAIで異常を分析してNotionに追加する
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■概要
Googleフォームで送信された物流管理データをOCRで読み取り、AIで異常を分析してNotionに自動追加するワークフローです。 AIを駆使し、手作業を減らしミスを防止。レポート作成もスピーディに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 物流データの手作業転記やエラーによるトラブルを減らしたい物流管理担当者の方
- Googleフォームで注文や納品情報を受け取り、後続の処理を自動化したい現場マネージャーの方
- 異常発生時にすぐ把握し、品質トラブルを未然に防ぎたい品質管理チームの方
- Notionでデータを一元管理し、チーム全体で情報共有を円滑にしたいプロジェクトリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 手入力作業が減り、物流管理にかかる時間を短縮
- OCRとAIがデータの異常を自動で検知し、ヒューマンエラーを大幅に軽減
- 解析結果をNotionに自動追加して、在庫状況や異常情報をチーム全体ですぐ共有
ストレージサービス上のファイルをAIで分析する
Dropboxなどのストレージサービスにアップロードされた物流関連のファイル（例：運送伝票の画像やPDF）をAIがOCRで読み取り、内容を分析してスプレッドシートに自動で記録することもできるので、紙ベースの情報を効率的にデジタル化し、データドリブンな物流管理を推進できます。
Dropboxに物流管理データがアップロードされたら、OCRで読み取りAIで異常を分析してGoogle スプレッドシートに追加する
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■概要
物流管理データの処理において、Dropboxへアップロードされたファイルの内容を手作業で確認し、異常を分析してGoogle スプレッドシートへ転記する業務は、時間と手間がかかるのではないでしょうか。また、手作業による入力ミスや分析の見落としは、業務の正確性を損なう要因にもなります。このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードを起点として、OCRによるデータ読み取り、AIによる異常分析、そしてGoogle スプレッドシートへの自動追加までを一気通貫で自動化でき、これらの課題を効率的に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとGoogle スプレッドシート間で物流データを手作業で処理している方
- OCRやAIを活用して、物流書類のデータ化や異常検知を効率化したいと考えている方
- 物流管理業務の自動化を進め、ヒューマンエラーの削減と業務効率向上を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
- DropboxへのデータアップロードからGoogle スプレッドシートへの記録までが自動化されるため、データ入力や転記にかかる作業時間を削減できます。
- OCRとAIによる自動処理により、手作業で発生しがちな読み取りミスや分析の抜け漏れを防ぎ、データの正確性向上に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、YoomとDropbox、Google スプレッドシートを連携させます。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。監視したいDropbox上のフォルダを指定してください。
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要なテキスト情報を抽出します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストデータをもとに、異常の有無などを分析させます。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRの抽出結果やAIの分析結果を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、監視対象とするフォルダを任意で指定できます。これにより、特定のプロジェクトや取引先ごとのフォルダを監視対象に設定することが可能です。
- OCR機能の設定では、読み取るファイル内のどの部分の情報を抽出するかを、レイアウトや項目に応じて柔軟にカスタムできます。
- AI機能の設定では、異常分析や要約など、目的に応じた指示（プロンプト）を自由に記述でき、またOCRで抽出した情報などを変数として組み込むことで、動的なテキスト生成が可能です。
- Google スプレッドシートへのレコード追加アクションでは、出力先のシートや列を指定し、OCRの抽出結果やAIの分析結果など、前段階のオペレーションで取得した情報をどの列に割り当てるか、あるいは固定値を入力するかを詳細に設定できます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
メールで受信したデータをAIで分析する
Gmailなどのメールツールで受信した物流関連の情報や添付ファイルをAIが自動で抽出し、分析してデータベースに登録するフローを構築すれば、メールの見落としや情報共有の遅れを防ぎ、迅速な対応が可能になります。
Gmailで物流管理データを受信したら、OCRで読み取りAIで異常を分析してAirtableに登録する
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■概要
物流管理データをGmailで受信し、添付された画像やPDFから手作業で情報を読み取り、さらにAIで異常を分析してAirtableに入力する、といった一連の作業に多くの時間を費やしていませんか？ また、手作業による入力ミスや分析のばらつきも課題となりがちです。 このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーに、OCRによるデータ抽出、AIによる異常分析、そしてAirtableへの登録までを自動化し、これらの課題解決に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで物流関連のデータ（画像やPDF形式）を定期的に受け取っている担当者
- 受け取ったデータから手作業で文字を読み取り、AIでの分析、Airtableへの登録を行っている方
- 物流データの処理におけるヒューマンエラーを減らし、業務効率を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信からAirtableへのデータ登録までの一連のプロセスが自動化されるため、手作業による業務時間を短縮することができます。
- OCRによる正確なデータ抽出とAIによる分析、そしてシステムによるAirtableへの登録により、手作業に起因する入力ミスや分析の揺れを防ぎ、データ精度を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、マイアプリ連携画面でGmailとAirtableをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、処理対象のメールを特定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、受信メールに添付されたファイルから物流管理データを抽出します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションで、OCRで抽出したデータに基づいて異常がないかを分析させます。
- 最後に、オペレーションでAirtableを選択し、「レコードを作成」アクションで、抽出・分析したデータを指定のテーブルに自動で登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、処理対象としたいメールに付与されている特定のラベルを任意で指定することが可能です。
- OCR機能では、読み取り対象のファイルから抽出したい項目（例えば、品番、数量、日付など）を任意でカスタムできます。
- AI機能では、テキストを生成するためのプロンプト（指示文）を自由にカスタムでき、物流データの異常検知の基準などを具体的に指示したり、前段階のOCR機能で取得した情報を変数としてプロンプト内に組み込むことが可能です。
- Airtableにレコードを作成する際、どのテーブルのどのフィールドに、前工程で取得したどの情報を割り当てるか、または固定値を設定するかなど、柔軟にカスタムすることができます。
■注意事項
- Airtable、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GoogleフォームとAIを活用した物流管理データ分析フローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Googleフォームで物流管理データが送信された際に、OCRで読み取りAIで異常を分析してNotionに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Googleフォーム・Google Drive・Notionのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Googleフォームのトリガー設定、OCR・AI（テキスト生成）のオペレーション設定、Notionのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Googleフォームで物流管理データが送信されたら、OCRで読み取りAIで異常を分析してNotionに追加する
試してみる
■概要
Googleフォームで送信された物流管理データをOCRで読み取り、AIで異常を分析してNotionに自動追加するワークフローです。 AIを駆使し、手作業を減らしミスを防止。レポート作成もスピーディに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 物流データの手作業転記やエラーによるトラブルを減らしたい物流管理担当者の方
- Googleフォームで注文や納品情報を受け取り、後続の処理を自動化したい現場マネージャーの方
- 異常発生時にすぐ把握し、品質トラブルを未然に防ぎたい品質管理チームの方
- Notionでデータを一元管理し、チーム全体で情報共有を円滑にしたいプロジェクトリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 手入力作業が減り、物流管理にかかる時間を短縮
- OCRとAIがデータの異常を自動で検知し、ヒューマンエラーを大幅に軽減
- 解析結果をNotionに自動追加して、在庫状況や異常情報をチーム全体ですぐ共有
ステップ1：Googleフォーム・Google Drive・Notionをマイアプリ連携
それぞれのアプリとYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます！
【Googleフォームのマイアプリ連携】
「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にGoogleフォームと入力し、Googleフォームを選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
アカウント選択画面になるので、連携するアカウントをクリックします。
以下の画面が表示されたら、記載事項を確認し、アカウントが正しければ「次へ」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら「続行」をクリックします。
これで、Googleフォームの登録は完了です！
【Google Driveのマイアプリ連携】
先ほどと同様に「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にGoogle Driveと入力し、Google Driveを選択しましょう。
Google Driveを選択すると、以下のような画面が表示されます。
赤枠部分の「Sign with Google」を押下し、使用しているアカウントでログインしてください。
以下の画面が表示されたら、ログインするアカウントをクリックしてください。
こちらの画面が表示されたら、「次へ」をクリックしましょう。
「続行」をクリックしたら、連携完了です！
【Notionのマイアプリ連携】
先ほどと同様に「新規接続」をクリックします。検索窓にNotionと入力し、Notionを選択しましょう。
次の画面で、連携したいチャンネルを選択後、赤枠の「許可する」をクリックしてください。
次に、赤枠の「ページを選択する」をクリックします。
続いて、以下の画面で内容を確認後、「アクセスを許可する」をクリックします。
これで、Notionのマイアプリ連携は完了です！
マイアプリの一覧に各アプリの一覧が表示されたことを確認したら、次に進みましょう！
用意するもの
- 質問内容を設定したGoogle フォーム
今回はテスト用に物流管理データを送信するためのフォームを用意しました。
ステップ２：テンプレートをコピーする
これからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートを利用しているので、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Googleフォームで物流管理データが送信されたら、OCRで読み取りAIで異常を分析してNotionに追加する
試してみる
■概要
Googleフォームで送信された物流管理データをOCRで読み取り、AIで異常を分析してNotionに自動追加するワークフローです。 AIを駆使し、手作業を減らしミスを防止。レポート作成もスピーディに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 物流データの手作業転記やエラーによるトラブルを減らしたい物流管理担当者の方
- Googleフォームで注文や納品情報を受け取り、後続の処理を自動化したい現場マネージャーの方
- 異常発生時にすぐ把握し、品質トラブルを未然に防ぎたい品質管理チームの方
- Notionでデータを一元管理し、チーム全体で情報共有を円滑にしたいプロジェクトリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 手入力作業が減り、物流管理にかかる時間を短縮
- OCRとAIがデータの異常を自動で検知し、ヒューマンエラーを大幅に軽減
- 解析結果をNotionに自動追加して、在庫状況や異常情報をチーム全体ですぐ共有
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：トリガーとなるGoogleフォームの設定
最初の設定です！
ここから、「Googleフォームで物流管理データが送信されたら、OCRで読み取りAIで異常を分析してNotionに追加する」フローを設定していきます。
まずは、以下の赤枠をクリックしてください。
次に、以下を確認後、「次へ」のボタンをクリックしてください。
- 「タイトル」→自由に編集
- 「Googleフォームと連携するアカウント情報」→合っているか確認
- 「トリガーアクション」→そのままでOK
ここでは、必須項目を設定しましょう！
-
「トリガーの起動時間」は、5分、10分、15分、30分、60分から選択してください。
基本的に短い設定がおすすめです。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
-
「フォームID」は入力欄下の注釈を参考にして入力してください。
※「フォームID」は該当のフォームURL内から取得ができます。「https://docs.google.com/forms/d/●●●●●●/edit」の「●●●●●●」部分がフォームIDです。
入力し終えたら、指定したフォームでテスト用の回答を送信してから「テスト」をクリックしてください！
テストに成功したら、アウトプット(取得した値)に表示されていることを確認しましょう！
以下の画面では、「fileId」が空欄になっており、回答した情報が表示されていません。
フォームへの回答内容を取得するためには「取得する値」を追加する必要があります。
まずは、赤枠の「＋取得する値を追加」をクリックしてください。
※詳しい追加方法はこちら
以下の画面が表示されたら、追加したい情報の横にある「＋」ボタンをクリックしてください。
すると、画面右の「追加する値」に選択した項目が表示されます。
ここでは、次のステップで【ファイルID】を使用するので、「fileId」の横にある「＋」をクリックしましょう！
アウトプット追加後、項目にカーソルを合わせると以下のようにペンマークが表示されるのでクリックします。
クリックして表示される画面で、項目名や入力形式などを自由に変更することが出来ます！
各項目の設定が完了したら、忘れずに「追加」をクリックしてください！
「取得した値」に先ほどGoogleフォームで送信した内容を取得できたら「保存する」をクリックします。
以上で、トリガー設定は完了です！
ステップ4：ファイルをダウンロードする設定
以下の赤枠をクリックしましょう！
こちらの画面で、先ほどと同様に、タイトルを任意で修正し、連携するアカウントを確認します。
アクションは「ファイルをダウンロードする」を選択したら、次のステップに進みましょう！
ここでは、「ファイルID」を取得した値から引用して設定します。
選択が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、ダウンロードボタンとアウトプットが表示されます。
ダウンロードボタンをクリックして、ダウンロードしたものがGoogle フォームで送信したファイルと同じか確認しましょう！
最後に、「保存する」を押してください。
ステップ4：OCRでの読み取り設定
赤枠部分の「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
[注意事項]
・OCRは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
・有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
- 「タイトル」→画像・PDFから文字を読み取る
- 「アクション」→【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字を読み取る（5タスク）
※アクションは、読み取りたい文字数やタスク数に応じて選択してください。
詳細設定の画面に遷移したら、注意事項を確認しましょう。ここでは、「ファイルの添付方法」と「抽出したい項目」を設定します！
-
「ファイルの添付方法」を以下のように設定してください。
今回は取得した値を使用するため、プルダウンより「GoogleDriveからの取得ファイル」を選択してください。
-
「抽出したい項目」は、入力欄下の注釈を参考に、画像・PDFから読み取りたい項目を入力してください。
抽出した内容はアウトプットとして取得でき、この後の設定で使用できます。
使用するAIと言語を任意で設定したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、アウトプットに反映されます。
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進んでください。
ステップ5：テキストを生成する設定
以下の赤枠をクリックします。ここでは、AIを用いて先ほど取得した情報を分析する設定を行います！
※詳しい説明はこちらをご確認ください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう！
- 「タイトル」→テキストを生成する
- 「アクション」→プルダウンより選択
次に「プロンプト」を設定します！
プロンプトとは、AIへの指示のことを指します。今回は、アウトプットを活用して入力しました。
任意で作成した文章も入力して自由に設定してくださいね。
入力が完了したら、「テスト」を実行します。
アウトプットが表示されていれば、OKです！
最後に、「保存する」を押して、次のステップへ進みましょう。
ステップ6：Notionにレコードを追加する設定
いよいよ、最後の設定です！ここでは、NotionのデータベースにAIによる分析内容を追加する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
次の画面で設定を確認します。
- 「タイトル」→任意で編集
- 「連携アカウント」→合っているか確認
- 「実行アクション」→レコードを追加する
確認ができたら、画面を下にスクロールしましょう！
「データベースID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
次の画面で、「追加するレコードの値」を設定します。
以下のように、先ほど取得したアウトプットを引用して入力しましょう！
「テスト」をクリックします。
テスト成功と表示されたら、Notionにレコードが追加されたか確認をしてください。確認ができたら、Yoomの画面に戻り、「保存する」をクリックしましょう！
以上で、【Googleフォームで物流管理データが送信されたら、OCRで読み取りAIで異常を分析してNotionに追加する】フローボットの完成です！
ステップ7：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
AI機能を使ったその他の自動化例
AI機能を活用することで、業務におけるさまざまなデータ処理・分析を自動化することが可能になります。
OCR機能を使った自動化例
Outlookに届いた添付ファイルをOCRで読み取り、その内容をMicrosoft Excelに自動で追加することで、手作業での転記を不要にします。DocuSignで契約が完了した際には、書類をOCRで解析し、Microsoft Teamsに契約完了通知を自動送信することも可能です。
DocuSignで契約が完了したら、書類をOCRで読み取りMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
DocuSignで電子契約が完了するたびに、契約書をダウンロードして内容を確認し、関係部署に手動で通知する作業は手間がかかるのではないでしょうか。この一連の作業は、対応漏れや連絡ミスの原因になることもあります。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をきっかけに、書類内容をOCRで自動読み取りし、Microsoft Teamsへ通知するまでを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの契約完了後、社内への共有や連携作業に手間を感じている方
- 契約書の内容確認や特定情報の転記を手作業で行っており、効率化したいと考えている方
- Microsoft Teamsを活用し、契約関連の情報を迅速かつ正確にチームで共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約完了から内容の読み取り、Microsoft Teamsへの通知までが自動化されるため、手作業で行っていた一連の業務時間を短縮できます。
- 手作業による書類の確認漏れや、通知内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類情報を取得する」アクションと「特定のエンベロープの書類をダウンロードする」アクションを設定します。
- オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした書類からテキストを抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定では、読み取りたい契約書の中から、契約者名や金額、契約期間など、任意の項目を自由に指定してテキストを抽出できます。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で指定できるだけでなく、メッセージ本文に固定のテキストや、前段のオペレーションで取得した情報を変数として組み込むことも可能です。
■注意事項
・DocuSignとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookの添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Outlookに届く請求書や注文書など、添付ファイルの内容を手作業でMicrosoft Excelに転記する業務は、時間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローは、Outlookで受信したメールの添付ファイルをOCRで自動的に読み取り、抽出したデータをMicrosoft Excelへ追加する一連のプロセスを自動化します。Outlookの添付ファイルからのデータ抽出と転記作業を効率化し、より重要な業務へ集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する請求書などの添付ファイルを手作業で転記している経理担当者の方
- 添付ファイルからのデータ抽出作業に時間がかかり、業務効率化を検討している方
- 手作業によるデータ入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookの添付ファイルを開き、データ抽出からMicrosoft Excelへの追加までを自動化するため、手作業に費やしていた時間を削減できます
- 手作業での転記がなくなることで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。特定の件名や差出人など、条件を指定することも可能です
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした添付ファイルを指定します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出したデータを指定のセルに追加します
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定することで、受信トレイ全体ではなく、特定のフォルダに届いたメールのみを対象にできます
- OCR機能のオペレーションでは、読み取りたい項目（例：会社名、金額、日付など）を自由に設定し、添付ファイルのレイアウトに合わせてデータ抽出が可能です
- Microsoft Excelへの追加設定では、対象となるファイルやシートを任意で指定し、OCRで抽出したどのデータをどの列に追加するかを自由にマッピングできます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- OutlookとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 ・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
Slackで送信されたファイルをOCRで読み取り、Google Apps Scriptでスクリプトを実行する
試してみる
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackに送られてくる請求書などのファイルに対し、その都度内容を確認して手作業で転記し、さらにスクリプトを手動で実行するのは手間がかかり、ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルへのファイル投稿をきっかけに、AI-OCRがファイル内の文字を自動で読み取り、そのデータを基にGoogle Apps Scriptのスクリプトを実行させることができ、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackで受け取った請求書などのファイル情報を手作業で転記している方
- OCRで読み取ったデータを基に、Google Apps Scriptを手動で実行している方
- SlackとGoogle Apps Scriptを連携させ、定型業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへのファイル投稿からスクリプト実行までが自動化され、これまで手作業で行っていた一連の業務にかかる時間を短縮します。
- 手作業によるデータの読み取りミスや転記漏れ、スクリプトの実行忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとGoogle Apps ScriptをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで投稿されたファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
- その後、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキストデータを指定のシートに転記します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Apps Scriptの「スクリプトを実行する」アクションを設定し、一連の処理を完了させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクションでは、読み取るファイル内のどの項目を抽出するか、使用するAIモデルや言語を任意で設定することが可能です。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、書き込み先のGoogle スプレッドシートID、シートID、および各列に転記する値を任意で設定してください。
- Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを追加し、通知先のチャンネルIDやメッセージ内容を任意で設定できます。
■注意事項
- Slack、Google スプレッドシート、Google Apps ScriptとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
名刺データをAI-OCRで読み取りGoogleスプレッドシートに格納
試してみる
◼️概要
名刺データをフォームにアップロードすると、AIオペレーションで自動的に名刺から必要な情報を抽出し、それをGoogleスプレッドシートに格納し、さらに指定した受信者に対してメールを自動送信するワークフローを設定します。
◼️設定方法
1. 名刺データを収集するためのフォームを作成します。
2. 必要な情報を収集する項目を設定します。
3. 「名刺情報を読み取る」アクションで抽出したい項目を設定します。
4. 「データベースを操作する」オペレーションで読み取ったデータをGoogleスプレッドシートに自動的に格納します。
5. メールを送信します。送信先や宛名は名刺情報に基づいて自動生成されます。
◼️注意事項
・名刺データをご用意ください。
・Googleスプレッドシートへのアクセス許可と連携設定が必要です。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
OneDriveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle ドキュメントに追加する
試してみる
■概要
OneDriveにアップロードした請求書や議事録などのファイル内容を、都度開いて確認し手作業でGoogle ドキュメントに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや転記漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、OneDriveへのファイルアップロードをトリガーにOCRが自動で内容を読み取りGoogleドキュメントに追記するため、こうした定型業務を効率化して入力ミスを防ぐことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveに保存したPDFや画像の内容を手作業で転記している方
- 書類からのデータ入力における、入力ミスや確認漏れなどの課題を解消したい方
- 紙やPDFで受領した書類の情報をデータとして一元管理したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイルアップロードから文字の読み取り、転記までを自動化し、手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- OneDriveとGoogle ドキュメントをYoomと連携します。
- トリガーでOneDriveを選択し「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というトリガーアクションを設定します。
- オペレーションの分岐機能で、特定のファイル形式のみを処理対象とするなど実行条件を設定します。
- オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- OCR機能で「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- Google ドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、抽出したテキストを任意のドキュメントに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、自動化の対象とするフォルダを任意で指定してください。
- 分岐機能では、ファイル形式がPDFである場合のみ後続の処理に進むなど実行条件をカスタムすることができます。
- OCR機能では、読み取るファイルの中から抽出したいテキストの項目を自由に設定可能です。
- Googleドキュメントへの追加アクションでは、テキストを追記するファイルを任意で指定してください。
■注意事項
- OneDrive、GoogleドキュメントとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
この記事では、「物流管理をAIで自動化する方法」について、ノーコードで実現できる具体的なフローをご紹介しました。Googleフォームやストレージ、メールなどで収集された物流データをAIが自動で読み取り、異常を検知したり、データベースに反映させたりすることで、煩雑な手作業を減らし、リアルタイムな業務判断を支援します。
Yoomには、今回ご紹介した物流管理の自動化だけでなく、OCRやテキスト生成などを活用した幅広いテンプレートが揃っており、業務内容に応じて柔軟にカスタマイズできます。
「紙の伝票入力が手間」「現場でのデータ分析に追われている」「日々の記録が属人化している」とお悩みの方は、ぜひこうした自動化テンプレートを活用して、業務効率化の第一歩を踏み出してみてください。
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