Gmailで物流管理データを受信したら、OCRで読み取りAIで異常を分析してAirtableに登録する

■概要

物流管理データをGmailで受信し、添付された画像やPDFから手作業で情報を読み取り、さらにAIで異常を分析してAirtableに入力する、といった一連の作業に多くの時間を費やしていませんか？ また、手作業による入力ミスや分析のばらつきも課題となりがちです。 このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーに、OCRによるデータ抽出、AIによる異常分析、そしてAirtableへの登録までを自動化し、これらの課題解決に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで物流関連のデータ（画像やPDF形式）を定期的に受け取っている担当者
• 受け取ったデータから手作業で文字を読み取り、AIでの分析、Airtableへの登録を行っている方
• 物流データの処理におけるヒューマンエラーを減らし、業務効率を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのメール受信からAirtableへのデータ登録までの一連のプロセスが自動化されるため、手作業による業務時間を短縮することができます。
• OCRによる正確なデータ抽出とAIによる分析、そしてシステムによるAirtableへの登録により、手作業に起因する入力ミスや分析の揺れを防ぎ、データ精度を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、マイアプリ連携画面でGmailとAirtableをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、処理対象のメールを特定します。
3. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、受信メールに添付されたファイルから物流管理データを抽出します。
4. 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションで、OCRで抽出したデータに基づいて異常がないかを分析させます。
5. 最後に、オペレーションでAirtableを選択し、「レコードを作成」アクションで、抽出・分析したデータを指定のテーブルに自動で登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、処理対象としたいメールに付与されている特定のラベルを任意で指定することが可能です。
• OCR機能では、読み取り対象のファイルから抽出したい項目（例えば、品番、数量、日付など）を任意でカスタムできます。
• AI機能では、テキストを生成するためのプロンプト（指示文）を自由にカスタムでき、物流データの異常検知の基準などを具体的に指示したり、前段階のOCR機能で取得した情報を変数としてプロンプト内に組み込むことが可能です。
• Airtableにレコードを作成する際、どのテーブルのどのフィールドに、前工程で取得したどの情報を割り当てるか、または固定値を設定するかなど、柔軟にカスタムすることができます。

■注意事項

• Airtable、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。