Dropboxに物流管理データがアップロードされたら、OCRで読み取りAIで異常を分析してGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

物流管理データの処理において、Dropboxへアップロードされたファイルの内容を手作業で確認し、異常を分析してGoogle スプレッドシートへ転記する業務は、時間と手間がかかるのではないでしょうか。また、手作業による入力ミスや分析の見落としは、業務の正確性を損なう要因にもなります。このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードを起点として、OCRによるデータ読み取り、AIによる異常分析、そしてGoogle スプレッドシートへの自動追加までを一気通貫で自動化でき、これらの課題を効率的に解決します。

■このテンプレートをおすすめする方

• DropboxとGoogle スプレッドシート間で物流データを手作業で処理している方
• OCRやAIを活用して、物流書類のデータ化や異常検知を効率化したいと考えている方
• 物流管理業務の自動化を進め、ヒューマンエラーの削減と業務効率向上を目指す方

■このテンプレートを使うメリット

• DropboxへのデータアップロードからGoogle スプレッドシートへの記録までが自動化されるため、データ入力や転記にかかる作業時間を削減できます。
• OCRとAIによる自動処理により、手作業で発生しがちな読み取りミスや分析の抜け漏れを防ぎ、データの正確性向上に貢献します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、YoomとDropbox、Google スプレッドシートを連携させます。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。監視したいDropbox上のフォルダを指定してください。
3. 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要なテキスト情報を抽出します。
5. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストデータをもとに、異常の有無などを分析させます。
6. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRの抽出結果やAIの分析結果を指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、監視対象とするフォルダを任意で指定できます。これにより、特定のプロジェクトや取引先ごとのフォルダを監視対象に設定することが可能です。
• OCR機能の設定では、読み取るファイル内のどの部分の情報を抽出するかを、レイアウトや項目に応じて柔軟にカスタムできます。
• AI機能の設定では、異常分析や要約など、目的に応じた指示（プロンプト）を自由に記述でき、またOCRで抽出した情報などを変数として組み込むことで、動的なテキスト生成が可能です。
• Google スプレッドシートへのレコード追加アクションでは、出力先のシートや列を指定し、OCRの抽出結果やAIの分析結果など、前段階のオペレーションで取得した情報をどの列に割り当てるか、あるいは固定値を入力するかを詳細に設定できます。

■注意事項

• Google スプレッドシート、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。