【ノーコードで実現】Notionデータベースを監視し、AIで情報を自動追加する方法

「Notionデータベースの更新内容をいちいち確認し、関連情報を手作業で追記するのが面倒…」

「項目が追加されるたびに手動で情報を補完しているため、抜け漏れやミスが多くて困っている…」

このように、Notionデータベースの監視や情報追記といった手作業に、限界を感じていませんか？

もし、Notionデータベースに新しいアイテムが追加されたことをトリガーに、AIがその内容を解釈して関連情報を自動で追記してくれる仕組みがあれば、これらの手作業から解放され、本来集中すべき企画立案や分析といったコア業務に多くの時間を割くことができます！

今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ導入して日々の業務を効率化しましょう！

とにかく早く試したい方へ

Notionのデータベースを監視し、ChatGPTで詳細な応答を生成して追加する

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Notionデータベースを監視し、AIで情報を追加するフローを作ってみよう

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Notion/ChatGPT

[Yoomとは]

フローの作成方法

• NotionとChatGPTのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Notionのトリガー設定、ChatGPTとNotionのアクション設定
• フローをONにし、正常に起動するかを確認

Notionのデータベースを監視し、ChatGPTで詳細な応答を生成して追加する

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ステップ1：NotionとChatGPTをマイアプリ連携

まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！

【Notionのマイアプリ連携】
以下のナビを参考にして設定を行ってください。

【ChatGPTのマイアプリ連携】
以下のナビを参考にして設定を行ってください。
※なお、ChatGPT（OpenAI）を使ったアクションを動かすには、OpenAIのAPI有料プランに契約しておく必要があります。

APIの利用料金が発生した時にスムーズに支払いができるよう、契約内容を整えておきましょう！

※アカウント名やアクセストークンの取得方法はChatGPTのマイアプリ登録方法をご確認ください。

事前準備

今回はお客様からの問い合わせ結果が集約されたNotionのレコードに対して返答内容を作成することを想定しているため、以下のように作成しました。

ステップ2：テンプレートをコピーする

以下のバナーの「試してみる」をクリックします。
※なお、オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成いただけます。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。

Notionのデータベースを監視し、ChatGPTで詳細な応答を生成して追加する

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タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。

ステップ3：Notionのトリガー設定

アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリック。

データソースIDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので候補から選択してください。

テストに成功すると、取得した値にNotionで取得した情報が追加されます。
この取得した値はのちのフローで使用できます。
内容が確認できたら、「完了」をクリックします。

ステップ4：分岐設定

※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
「分岐」の詳しい設定方法は以下のサイトをご確認ください。
「分岐」の設定方法

それでは、分岐条件を設定していきます！

今回はデータが作成・更新されたら情報を取得したいので、最終更新日が作成日と等しくなるよう、以下のように設定しています。

内容を確認し、このまま「完了」をクリックしてください。

ステップ5：Notionのレコードを取得する（ID検索）設定

フローに戻り、「レコードを取得する（ID検索）」のアイコンをクリックします。

アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認します。
データボックスIDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので、ステップ3で連携したデータベースを候補から選択して、「次へ」をクリック。

取得したいレコードの条件は以下のように、取得した値を活用して設定します。
分岐したレコードの中から、該当のレコードを取得するためにはこのような条件になります。

テストに成功すると、更新されたデータの詳細が取得した値として追加されます。

内容が確認できたら、「完了」をクリックします。

ステップ6：ChatGPTでテキストを生成する設定

アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認し、「次へ」をクリック。

メッセージ内容を入力します。
今回はお客様からの問い合わせ結果が集約されたNotionのレコードに対して返答内容を作成することを想定しているため、以下のように取得した値を設定しています。

テストに成功すると、返信案が取得した値として追加されます。

内容が確認できたら、「完了」をクリックします。

ステップ7：Notionのレコードを更新する（ID検索）設定

フローに戻り、「レコードを更新する（ID検索）」のアイコンをクリックします。

取得したいレコードの条件はステップ4と同様に以下のように、取得した値を活用して設定します。

更新したいレコードの値は変更したい項目だけ入力すればいいので、以下のように設定しました。

返信案はステップ5で取得した値を活用しています。

テストに成功すると、返信案が追加されます。

内容が確認できたら、「完了」をクリックします。

Notionにもしっかりと追加されました！

お疲れさまでした。

これでフローは完了です！

ステップ8：トリガーをONにしてフローの動作確認

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。

フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。

Notionを使ったその他の自動化例

施工進捗や顧客対応、契約状況、従業員情報、議事録など、これまで個別に管理していた情報をNotionに集約し、AIによる要約・整理や外部ツールとの連携までを自動で実現します！

Googleフォームの回答をChatGPT要約し、Notionでレコードを更新する

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■概要
このワークフローでは、Googleフォームで集めたアンケートやフィードバックを、ChatGPTの力で簡潔に要約し、その結果をNotionに自動的に記録します。この自動化により、手動でのデータ整理作業が不要となり、情報の一元管理と漏れのない分析が可能になります。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで多くの回答を収集しており、手動での要約作業に時間を取られている方
・ChatGPTやNotionを活用して業務の効率化を図りたいビジネスパーソン
・データの整理と分析を自動化し、チームの生産性を向上させたいリーダー
・定期的なレポート作成を漏れなく正確に行いたい担当者

■注意事項
・Notion・ChatGPT・GoogleフォームをそれぞれYoomと連携させる必要があります。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

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Notionで従業員情報が登録されたらfreee人事労務にも追加する

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Notionで従業員情報が登録されたらfreee人事労務にも追加するフローです。

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Notionで作成した議事録をAIで整理・要約して更新する

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■概要
「Notionで作成した議事録をAIで整理・要約して更新する」フローは、会議後の議事録管理を効率化する業務ワークフローです。
Notionに入力した議事録をYoomのAI機能が自動的に整理・要約し、最新の状態にアップデートします。
これにより、手間をかけずに質の高い議事録を維持し、チーム全体での情報共有をスムーズに行えます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Notionを活用して議事録を管理しているが、整理や要約に時間がかかっているチームリーダーの方
・議事録の内容を効率よく共有し、チーム全体の情報共有を円滑にしたいプロジェクトマネージャーの方
・会議後の議事録作成作業を自動化し、業務の生産性を向上させたい経営者や事務担当者の方

■注意事項
・NotionとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921

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Zendeskで特定のチケットが作成されたら、Notionにレコードを追加する

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■概要
カスタマーサポートでZendeskをご利用の際、チケット情報をNotionのタスク管理やナレッジベースに手動で転記していませんか。
この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Zendeskで特定のチケットが作成された際に、自動でNotionへレコードを追加し、これらの連携に関する課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Zendeskのチケット情報をNotionのデータベースに手作業で転記している方
・ZendeskとNotionを連携させ、チーム間の情報共有を効率化したいと考えている方
・顧客からの問い合わせ対応やエスカレーションのフローを自動化したい方

■注意事項
・Zendesk、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・【Zendesk】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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カタログや手書き文字をOCRで読み取って、Notionに追加する

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カタログや手書き文字をOCRで読み取って、Notionに追加するフローです。

■注意事項
・NotionとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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クラウドサインで締結が完了したら、Notionデータベースを更新しGoogle Chatに通知する

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クラウドサインで書類の締結が完了したら、Notionのデータベース情報を更新してGoogle Chatに通知するフローです。

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マネーフォワード 掛け払いで与信枠審査が完了したらNotionに追加する

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マネーフォワード 掛け払いで与信枠審査が完了したらNotionに追加するフローです。

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Notionのデータソースにページが作成されたら、Geminiで要約してレコードを更新する

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■概要
Notionに議事録や調査レポートなどのページを追加するたびに、その内容を都度確認し、手作業で要約を作成するのは時間がかかる作業ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースにページが作成されると、Geminiが自動で内容を要約し、対象のレコードを更新するため、情報共有の効率化や内容把握までの時間短縮に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Notionで議事録やドキュメント管理を行っており、内容の要約作業を効率化したい方
・Geminiを活用して、情報収集やテキスト生成のプロセスを自動化したいと考えている方
・手作業でのコピー＆ペーストによる情報の転記や要約作成の手間をなくしたい方

■注意事項
・Notion、GeminiのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Notionにレコードが作成されたら、任意の項目を要約し、Backlogに課題を追加する

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■概要
Notionで管理しているタスクや議事録の内容を、開発チームが利用するBacklogに課題として起票する際、手作業での転記や要約に手間を感じていませんか。
このワークフローは、Notionのデータベースに新しいページが作成されると、AIがその内容を自動で要約し、Backlogに課題として追加する処理を自動化します。
BacklogとNotion間の面倒な情報連携をスムーズにし、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・NotionとBacklogを併用しており、情報連携の二度手間を解消したいプロジェクトマネージャーの方
・Notionの情報を基に、Backlogの課題を手作業で起票している開発担当者の方
・チーム内のツール間連携を自動化し、タスク管理の生産性を向上させたいと考えている方

■注意事項
・Notion、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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毎日Notionから施工の進捗情報を取得し、AIで管理してGmailで通知する

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■概要
「毎日Notionから施工の進捗情報を取得し、AIで管理してGmailで通知する」ワークフローは、施工現場の進捗データを自動収集し、AIで分類・要約したうえでGmailへ報告する業務ワークフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Notionで施工管理をしていて、進捗報告のフォーマット入力に時間を取られている現場担当者
・毎日の進捗メールを手作業で送信しており、ミスや抜け漏れに不安を感じる現場監督
・AIを取り入れて報告業務を効率化し、チームの生産性を高めたいIT担当者
・標準化されたレポートでコミュニケーションをスムーズにし、引き継ぎもラクにしたいプロジェクトマネージャー

■注意事項
・Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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まとめ

Notionデータベースの監視と情報追記を自動化することで、これまで手作業で行っていた情報収集や入力の手間を削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。
これにより、担当者は常に最新かつ正確な情報が反映されたデータベースを活用できるようになり、データの分析や活用といった、より付加価値の高い業務に集中できる環境が整います！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。

もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください。

よくあるご質問

Q：「アイテム追加時」以外の条件でも自動化できますか？

A：

はい、可能です。Notionには今回ご紹介したトリガーアクション以外にも「ページが作成されたら（Webhook）」や「ページのプロパティが更新されたら（Webhook）」などのトリガーアクションがあります。フローのトリガーアクションの「変更」をクリックし、ご希望のアクションに変更してください。
詳しいアクションの内容はNotion実行可能なAPIアクションをご確認ください。