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■概要
Zoomでのミーティング終了後、毎回手動で録画データをダウンロードし、参加者へメールで共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、共有漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーが発生するリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、参加者へ録画の共有リンクを記載したメールをGmailから自動で送信し、こうした情報共有に関する課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「Zoomミーティングが終わるたびに、録画リンクを参加者にメールで共有するのが地味に手間…」
「ミーティングの議事録をSlackに通知したり、Notionに記録したりする作業に時間を取られて、他の業務が進まない…」
このように、Zoomミーティングに関連する手作業が多く、他の業務に集中できないと感じていませんか？もし、Zoomミーティング終了時に録画リンクを自動でメール送信したり、ミーティングの文字起こしデータをチャットツールやデータベースに自動で記録したりできる仕組みがあれば、これらの定型業務を手作業で行う必要がなくなり、より戦略的な業務や創造的な活動に時間を使うことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定でき、導入に手間や時間もかからないので、ぜひZoomミーティング関連業務の自動化を実現して、日々の業務を効率化してみてください！
YoomにはZoomミーティングの情報を活用する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Zoomでのミーティング終了後、毎回手動で録画データをダウンロードし、参加者へメールで共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、共有漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーが発生するリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、参加者へ録画の共有リンクを記載したメールをGmailから自動で送信し、こうした情報共有に関する課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Zoomミーティング終了後の情報共有や記録といった作業を自動化することで、手間を削減し、業務効率を大幅に向上させることが可能です。ここでは、Zoomと様々なツールを連携させる具体的な自動化テンプレートを紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Zoomミーティングが終了した際に、会議の録画リンクなどをGmailといったメールツールを通じて自動で参加者に共有することができるので、これまで手作業で行っていた連絡の手間を削減し、情報共有の迅速化と確実性を高めることが可能です。
■概要
Zoomでのミーティング終了後、毎回手動で録画データをダウンロードし、参加者へメールで共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、共有漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーが発生するリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、参加者へ録画の共有リンクを記載したメールをGmailから自動で送信し、こうした情報共有に関する課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Zoomミーティングが終了したタイミングで、会議のレコーディングURLなどの情報をSlackなどのチャットツールに自動で通知することで、チーム内での情報共有がスムーズになり、確認漏れを防ぐことにも繋がるため、コミュニケーションの効率化に貢献します。
■概要
Zoomでミーティングが終了したら、SlackにレコーディングURLを通知するフローです。
このフローにより、チーム全体宛てのレコーディングの共有を漏れなくスムーズに行うことができます。
通知先や通知文は自由にアレンジいただけます。
■注意事項
・各アプリとYoomのアカウント連携が必要です。
・レコーディングを実施しなかった会議の場合、エラーになるためご注意ください。
Zoomミーティングが終了した後、会議の文字起こしデータや議事録をNotionのようなデータベース/CRMサービスに自動で保存することができ、これにより、会議内容の記録・管理が一元化され、後からの情報検索や活用が容易になるため、ナレッジマネジメントの強化にも役立ちます。
◼️概要
Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしし、文字起こしデータをNotionに保存します。
各アクションの設定内容を変更してご利用ください。
◼️注意事項
・Zoom、NotionそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。
・レコーディングを実施しなかった会議の場合、エラーになるためご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
それではここから代表的な例として、Zoomミーティングが終了した際に、参加者へGmailで録画リンクを自動で共有するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Zoomでのミーティング終了後、毎回手動で録画データをダウンロードし、参加者へメールで共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、共有漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーが発生するリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、参加者へ録画の共有リンクを記載したメールをGmailから自動で送信し、こうした情報共有に関する課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
【事前準備Zoom】
Zoomのマイアプリ登録にはClient IDとClient secretが必要です。
まずはZoom App Marketplaceでアプリ登録をします。
こちらのページにアクセスし、ログイン（サインイン）してください。
詳しい内容はこちらを参考にしてください。
Zoom（OAuth）およびZoom Phoneのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
【Zoomの場合】
Zoom(OAuth)を選択できたら、事前に取得したClient IDとClient secretを入力し、「追加」をクリックします。
【Gmailの場合】
Gmailが選択できたら、Googleアカウントでログインしてください。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
■概要
Zoomでのミーティング終了後、毎回手動で録画データをダウンロードし、参加者へメールで共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、共有漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーが発生するリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、参加者へ録画の共有リンクを記載したメールをGmailから自動で送信し、こうした情報共有に関する課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「アプリトリガー ミーティングが終了したら」をクリックしてみましょう！
2) アクションは「ミーティングが終了したら」が選択されていることを確認し、「次へ」をクリックします。
3)トリガーの起動間隔を選択し、メールアドレスを入力します。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
ご自身のプランの内容を確認してください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
特にこだわりがなければ、使用しているプランの最短時間の選択をおすすめします！
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、テスト完了後、「保存」します。
3)ミーティングIDは先ほど取得したアウトプットを活用して入力してくださいね！
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
入力が完了したら、テストをクリックします。
テスト完了後、「保存」をクリックします。
1) フローに戻り、「アプリと連携する ミーティングのレコーディング情報を取得する」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ミーティングのレコーディング情報を取得する」が選択されていることを確認し、「次へ」をクリックします。
3)ミーティングIDは先ほどと同様に取得したアウトプットを活用して入力してくださいね！
入力が完了したら、テストをクリックします。
テスト完了後、「保存」をクリックします。
1) フローに戻り、「メールを送る」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「メールを送る」を選択して、項目を入力します。
件名や本文にはZooｍで取得したアウトプットを活用できます。
メール内容を確認して「テスト」をクリックし、テストが完了したら、「保存」します。
これで【Zoomミーティング終了後、参加者にGmailで録画リンクを共有する】というフローが完成です。
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
ZoomのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Googleスプレッドシートに新しい行が追加された際にZoomウェビナーの登録者として自動追加したり、Zoomミーティング終了後の録画データを自動的にDropboxに保存したりすることが可能です。また、Salesforceで選択した相手とのZoom会議URLを自動生成したり、Googleフォームの送信をトリガーにZoomミーティングを作成することもできます。
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらZoomでウェビナーに登録者を追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方
・部門ごとにツールのアカウント情報を登録している企業
・外出先でもシートの編集を行なっている営業担当
2.Zoomを活用してコミュニケーションを図っている方
・Web上での集団面接を行なっている人事担当者
・セミナーの企画運営を行うカスタマーサービス部門の担当者
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートはアクセス権限を付与することができるため、業務情報の安全性を高く保ことができるツールです。
しかし、Googleスプレッドシートに追加された情報を、改めてZoomのウェビナー登録者に追加するのは、ヒューマンエラーのリスクを高めます。
手作業による入力ミスや、データの消失を防ぎたいと考える方にこのフローは適しています。
Googleスプレッドシートに情報が登録されたら、登録内容を基に自動でZoomにも登録するため、手作業を省くことができます。
また引用した内容を使用して登録を行うことで、情報の正確性を保ちます。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
このフローでは、Googleカレンダーで予定が作成されたら、Zoomミーティングを作成することが可能です。この自動化によって、ミーティング設定の手間を減らし、時間を有効に活用することが可能です。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■概要
Googleフォームで情報が送信されたら、Zoomの会議を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でGoogleフォームを活用している方
・Googleフォームを情報収集のツールとして利用している方
2.Zoomでミーティングを開催している方
・手動によるZoomへの操作を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Zoomの会議を作成する際に手動で登録する必要があり、Googleフォームで収集した情報を元に入力している場合、時間がかかり手間だと感じているかもしれません。
[Googleフォームで情報が送信されたら、Zoomの会議を作成する]を活用することで、自動でZoomの会議をすることができ、手動による入力作業を効率化します。
また、入力誤りなどのヒューマンエラーを防止できるため、管理工数を削減することが可能です。
■注意事項
・Googleフォーム、ZoomのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Salesforceで顧客情報を管理し、Zoomでオンライン会議を行う際、手作業で会議URLを発行して情報を転記する作業に手間を感じていませんか。こうした個別の作業は、本来注力すべき顧客とのコミュニケーションの時間を奪ってしまうことがあります。このワークフローを活用すれば、Salesforce上の情報をもとにZoomの会議URLが自動で作成されるため、日程調整にかかる作業を効率化し、よりスムーズな営業活動を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Zoomでのミーティング後、録画データを手動でダウンロードし、Dropboxなどのストレージサービスに保存する作業は、件数が増えると大きな手間になるのではないでしょうか。また、保存のし忘れやファイル名の付け間違いといったミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、録画データを自動でDropboxに保存できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
この記事では、「Zoomミーティング後の作業を自動化する方法」について、プログラミング不要で実現できる具体的な手順をご紹介しました。
Zoomのミーティング終了をきっかけに、録画リンクを自動で共有したり、会議情報を記録・整理する作業を自動化することで、情報共有のスピードと正確性が向上します。
Yoomには、今回ご紹介したZoomに関する自動化だけでなく、様々な業務フローを効率化するテンプレートが多数用意されています。スケジュール管理やチャット通知、データベースとの連携など、多様な業務シーンに応じた自動化が手軽に実現できる点も魅力です。
「毎回の会議後の作業が面倒」「共有ミスをなくしたい」「ルーティンを効率化したい」と感じている方は、ぜひYoomのテンプレートを活用した自動化を検討してみてください。設定も簡単で、すぐに始められますよ！
まずはテンプレートを試してみて、その便利さを実感してみませんか？
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