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「Zoomミーティングが終わるたびに、録画リンクを参加者にメールで共有するのが地味に手間…」
「ミーティングの議事録をSlackに通知したり、Notionに記録したりする作業に時間を取られて、他の業務が進まない…」
このように、Zoomミーティングに関連する手作業が多く、他の業務に集中できないと感じていませんか？もし、<span class="mark-yellow">Zoomミーティング終了時に録画リンクを自動でメール送信したり、ミーティングの文字起こしデータをチャットツールやデータベースに自動で記録したりできる仕組み</span>があれば、これらの定型業務を手作業で行う必要がなくなり、より戦略的な業務や創造的な活動に時間を使うことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定でき、導入に手間や時間もかからないので、ぜひZoomミーティング関連業務の自動化を実現して、日々の業務を効率化してみてください！
Yoomには<span class="mark-yellow">Zoomミーティングの情報を活用する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Zoomミーティング終了後の情報共有や記録といった作業を自動化することで、手間を削減し、業務効率を大幅に向上させることが可能です。ここでは、Zoomと様々なツールを連携させる具体的な自動化テンプレートを紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Zoomミーティングが終了した際に、会議の録画リンクなどをGmailといったメールツールを通じて自動で参加者に共有する</span>ことができるので、これまで手作業で行っていた連絡の手間を削減し、情報共有の迅速化と確実性を高めることが可能です。
<span class="mark-yellow">Zoomミーティングが終了したタイミングで、会議のレコーディングURLなどの情報をSlackなどのチャットツールに自動で通知する</span>ことで、チーム内での情報共有がスムーズになり、確認漏れを防ぐことにも繋がるため、コミュニケーションの効率化に貢献します。
<span class="mark-yellow">Zoomミーティングが終了した後、会議の文字起こしデータや議事録をNotionのようなデータベース/CRMサービスに自動で保存する</span>ことができ、これにより、会議内容の記録・管理が一元化され、後からの情報検索や活用が容易になるため、ナレッジマネジメントの強化にも役立ちます。
それではここから代表的な例として、Zoomミーティングが終了した際に、参加者へGmailで録画リンクを自動で共有するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
【事前準備Zoom】
Zoomのマイアプリ登録にはClient IDとClient secretが必要です。
まずはZoom App Marketplaceでアプリ登録をします。
こちらのページにアクセスし、ログイン（サインイン）してください。
詳しい内容はこちらを参考にしてください。
Zoom（OAuth）およびZoom Phoneのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
【Zoomの場合】
Zoom(OAuth)を選択できたら、事前に取得したClient IDとClient secretを入力し、「追加」をクリックします。
【Gmailの場合】
Gmailが選択できたら、Googleアカウントでログインしてください。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「アプリトリガー ミーティングが終了したら」をクリックしてみましょう！
2) アクションは「ミーティングが終了したら」が選択されていることを確認し、「次へ」をクリックします。
3)トリガーの起動間隔を選択し、メールアドレスを入力します。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
ご自身のプランの内容を確認してください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
特にこだわりがなければ、使用しているプランの最短時間の選択をおすすめします！
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、テスト完了後、「保存」します。
3)ミーティングIDは先ほど取得したアウトプットを活用して入力してくださいね！
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
入力が完了したら、テストをクリックします。
テスト完了後、「保存」をクリックします。
1) フローに戻り、「アプリと連携する ミーティングのレコーディング情報を取得する」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ミーティングのレコーディング情報を取得する」が選択されていることを確認し、「次へ」をクリックします。
3)ミーティングIDは先ほどと同様に取得したアウトプットを活用して入力してくださいね！
入力が完了したら、テストをクリックします。
テスト完了後、「保存」をクリックします。
1) フローに戻り、「メールを送る」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「メールを送る」を選択して、項目を入力します。
件名や本文にはZooｍで取得したアウトプットを活用できます。
メール内容を確認して「テスト」をクリックし、テストが完了したら、「保存」します。
これで【Zoomミーティング終了後、参加者にGmailで録画リンクを共有する】というフローが完成です。
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
ZoomのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Googleスプレッドシートに新しい行が追加された際にZoomウェビナーの登録者として自動追加したり、Zoomミーティング終了後の録画データを自動的にDropboxに保存したりすることが可能です。また、Salesforceで選択した相手とのZoom会議URLを自動生成したり、Googleフォームの送信をトリガーにZoomミーティングを作成することもできます。
この記事では、「Zoomミーティング後の作業を自動化する方法」について、プログラミング不要で実現できる具体的な手順をご紹介しました。
Zoomのミーティング終了をきっかけに、録画リンクを自動で共有したり、会議情報を記録・整理する作業を自動化することで、情報共有のスピードと正確性が向上します。
<span class="mark-yellow">Yoomには、今回ご紹介したZoomに関する自動化だけでなく、様々な業務フローを効率化するテンプレートが多数用意されています。</span>スケジュール管理やチャット通知、データベースとの連携など、多様な業務シーンに応じた自動化が手軽に実現できる点も魅力です。
「毎回の会議後の作業が面倒」「共有ミスをなくしたい」「ルーティンを効率化したい」と感じている方は、ぜひYoomのテンプレートを活用した自動化を検討してみてください。設定も簡単で、すぐに始められますよ！
まずはテンプレートを試してみて、その便利さを実感してみませんか？
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