Googleカレンダーで予定が作成されたら、Zoomミーティングを作成する
Googleカレンダーで予定が作成されたら、Zoomミーティングを作成する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Googleカレンダー
と
Zoom
を自動連携できます。
■概要
Web会議の予定が決まるたびに、手動でZoomのミーティングを発行し、URLを共有する作業に手間を感じていませんか？特に会議の数が多い日には、この繰り返し作業が負担になったり、URLの発行漏れが発生したりすることもあります。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに予定を登録するだけでZoomのミーティングが自動で作成されるため、こうした会議設定に関する一連の業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleカレンダーとZoomを使ったWeb会議の設定に手間を感じている方
- 会議のURL発行や共有の抜け漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方
- 定型的な会議設定の業務を自動化して、より重要な業務に時間を充てたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleカレンダーに予定が作成されるとZoomミーティングが自動で作成されるため、これまで手作業で行っていたURL発行などの時間を短縮できます。
- 手作業によるミーティングの作成漏れや、誤った情報で設定してしまうといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の品質を安定させられます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、Googleカレンダーの予定情報からミーティングに必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにミーティングを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーのトリガー設定では、対象とするカレンダーIDや予定の種別、特定の検索キーワードを含む予定のみを対象にするなど、任意で条件を設定できます。
- AI機能では、トリガーで取得したGoogleカレンダーの予定情報から、Zoomのトピックとして利用したいテキスト項目などを任意で抽出するよう設定可能です。
- Zoomでミーティングを作成するアクションでは、ミーティングのホストとなるメールアドレスやトピックなどを、任意の値で設定できます。
■注意事項
- GoogleカレンダーとZoomをそれぞれYoomと連携させる必要があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
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フローボットオペレーション
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カレンダーリストに指定のカレンダーを追加
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予定を削除
予定を更新
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予定を作成（終日）
GoogleMeetなしの予定を作成
予定を作成
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