■概要
Zoomでのミーティング終了後、毎回手動で録画データをダウンロードし、参加者へメールで共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、共有漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーが発生するリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、参加者へ録画の共有リンクを記載したメールをGmailから自動で送信し、こうした情報共有に関する課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでのウェビナーや会議後の、録画共有作業に手間を感じている方
- 手作業による情報共有で、共有漏れや遅延などのミスをなくしたいチームリーダーの方
- 定型的なノンコア業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ミーティングが終了すると自動でメールが送信されるため、これまで録画共有にかけていた手作業の時間を短縮することができます。
- 手作業による共有リンクの貼り間違いや宛先ミス、送信忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングの詳細情報を取得する」アクションを設定し、終了したミーティングの情報を取得します。
- さらに、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定し、録画データを取得します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報をもとに参加者へメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文の内容を任意に設定することが可能です。
- メールの本文には、前のステップでZoomから取得したミーティング名や録画の共有URLといった情報を変数として含めることができ、ミーティングごとに内容がパーソナライズされたメールを自動で作成できます。
■注意事項
- Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのレコーディング情報を取得するためには、データがクラウドレコーディングされている必要があります。
- クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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