Zoomミーティング終了後、参加者にGmailで録画リンクを共有する
Zoomミーティング終了後、参加者にGmailで録画リンクを共有する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Zoom
と
Gmail
を自動連携できます。
■概要
Zoomでのミーティング終了後、毎回手動で録画データをダウンロードし、参加者へメールで共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、共有漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーが発生するリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、参加者へ録画の共有リンクを記載したメールをGmailから自動で送信し、こうした情報共有に関する課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでのウェビナーや会議後の、録画共有作業に手間を感じている方
- 手作業による情報共有で、共有漏れや遅延などのミスをなくしたいチームリーダーの方
- 定型的なノンコア業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ミーティングが終了すると自動でメールが送信されるため、これまで録画共有にかけていた手作業の時間を短縮することができます。
- 手作業による共有リンクの貼り間違いや宛先ミス、送信忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングの詳細情報を取得する」アクションを設定し、終了したミーティングの情報を取得します。
- さらに、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定し、録画データを取得します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報をもとに参加者へメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文の内容を任意に設定することが可能です。
- メールの本文には、前のステップでZoomから取得したミーティング名や録画の共有URLといった情報を変数として含めることができ、ミーティングごとに内容がパーソナライズされたメールを自動で作成できます。
■注意事項
- Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
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ミーティングが作成されたら
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特定のキーワードに一致するメールを受信したら
フローボットオペレーション
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定期ミーティング（毎日）情報を編集（非推奨）
定期ミーティング（毎月）情報を編集（非推奨）
定期ミーティング情報（週ごと）を編集（非推奨）
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ウェビナーの一覧を取得
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フローボットトリガー
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ミーティングを作成（非推奨）ミーティング情報を編集（非推奨）定期ミーティング（毎日）を作成（非推奨）定期ミーティング（毎月）を作成（非推奨）定期ミーティング（週ごと）を作成（非推奨）定期ミーティング（毎日）情報を編集（非推奨）定期ミーティング（毎月）情報を編集（非推奨）定期ミーティング情報（週ごと）を編集（非推奨）ミーティングの一覧を取得ウェビナーの一覧を取得ウェビナー登録者の一覧を取得ミーティングのレコーディング情報を取得ウェビナーに登録者を追加ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードユーザーを追加ユーザーを削除ユーザーにライセンスを付与または削除するユーザー情報を取得ミーティングのクラウドレコーディングデータを削除会話の詳細を取得ミーティングの詳細情報を取得定期ミーティング情報を編集（毎月）定期ミーティングを作成（毎月）ミーティングを作成ミーティング情報を編集定期ミーティングを作成（毎日）定期ミーティング情報を編集（毎日）定期ミーティングを作成（週ごと）定期ミーティング情報を編集（週ごと）ミーティングの特定のクラウドレコーディングデータを削除ユーザーのアカウントを有効化・無効化および出勤状態へ変更チームチャットのチャネル一覧を取得チームチャットのチャネルを作成チームチャットの共有スペースを作成チームチャットのチャネルにメンバーを招待チームチャットのチャネルを更新チームチャットのメンショングループを作成チームチャットのメンショングループにメンバーを追加チームチャットのチャットメッセージと共有ファイルを検索チームチャットのチャットメッセージの送信チームチャットのチャットメッセージの削除チームチャットにファイルをアップロード
フローボットトリガー
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フローボットオペレーション
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