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「複数のツールに散らばったプロジェクト情報をまとめるのが大変…」
「Google スプレッドシートへのタスク転記に時間がかかり、更新漏れも心配…」
このように、プロジェクト管理における情報集約の手作業に課題を感じていませんか？
そんな課題の解消に、<span class="mark-yellow">プロジェクト管理ツールやチャットツール、フォームなど、様々なアプリケーションで発生するタスク情報を、指定のシートへ自動で集約し一元管理できる仕組み</span>がおすすめ！
この仕組みを活用することで、これらの悩みから解放され、プロジェクトの進捗管理を効率化し、チーム全体の生産性向上に貢献します。
今回ご紹介する自動化の設定はノーコードで簡単にでき、手間や時間もかからない方法です。
ぜひこの機会に自動化を導入して、日々の作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">プロジェクト管理ツールで新しいタスクが作成された際に、その情報をGoogle スプレッドシートに記録する</span>業務フローを自動化するテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックして、さっそく自動化を体験してみましょう！
プロジェクト管理において、タスクや進捗情報を手作業で集約・更新するのは大変ですよね。
Yoomのテンプレートを使えば、様々なツールからの情報を自動で集約し、管理業務を効率化できますよ！
ここでは、具体的な連携パターンをいくつかご紹介します。
気になるテンプレートがあれば、ぜひ気軽にクリックして試してみてくださいね！
<span class="mark-yellow">Trelloのようなプロジェクト管理ツールで新しいタスクが作成された際に、その情報をGoogle スプレッドシートのプロジェクト管理シートへ自動で追加する</span>ことができます。
プロジェクトの進捗状況を一元的に把握しやすくなり、更新漏れや二重入力といった手間の削減が期待できます。
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどで収集したタスク情報を、Microsoft Excelのプロジェクト管理シートへ自動で追加する</span>こともできますよ！
タスクの登録漏れを防ぎ、効率的なプロジェクト管理を実現し、手作業での転記ミスを大幅に削減できるでしょう。
<span class="mark-yellow">Slackなどのチャットツールで共有されたタスク関連の投稿を、Notionのプロジェクト管理ページへ自動で追加する</span>ことも可能です。
チャットでの議論から生まれたタスクを確実に記録し、プロジェクト管理ツールへの転記漏れを防ぎ、スムーズな情報連携をサポートします。
ここでは、「Trelloで新しいカードが作成された際に、その情報を自動的にGoogle スプレッドシートのプロジェクト管理シートに追加する」フローの作成手順を解説します。
この設定により、プロジェクトのタスク管理がよりスムーズになり、手作業での更新漏れを防ぐことができるでしょう。
Yoomを使用すれば、プログラミングの知識がなくても簡単にこのような自動化フローを構築できるんです！
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
はじめに、使用するアプリとYoomを連携する「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomにログインして画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
【Trelloのマイアプリ登録】
検索窓でTrelloと入力し、表示された候補からアプリを選択します。
Trelloの新規登録画面が表示されます。
マイアプリ登録には「アクセストークン」と「APIキー」の取得が必要になるので、まずはそれぞれの値を取得していきましょう！
Yoomと連携するTrelloアカウントにログインして開発者ページを開き、「Power-Up 管理者ポータル」をクリックします。
TrelloのPower-Up & 統合ページで「新規」をクリックしてください。
必要事項をそれぞれ入力し、「作成」をクリックしましょう。
クリックしたら、先ほど作成したワークスペースをクリックします。
「APIキー」を選択するとAPIキーの値が表示されるので、コピーしておいてくださいね！
続けて、右側にある「手動でトークンを生成」をクリックしてください。
TrelloとYoomのアクセス許可画面が表示されるので、画面をスクロールしてページ下部の「許可」をクリックします。
ここでアクセストークンが表示されるので、コピーしておきましょう！
Yoomのマイアプリ登録画面に戻り、任意の「アカウント名」を入力します。「アクセストークン」と「APIキー」には、それぞれ先ほどコピーした値を貼り付けて「追加」をクリックし、Yoomとの連携完了です！
※Trelloのマイアプリ登録について、詳しくはこちらをご確認ください。
【Google スプレッドシートのマイアプリ登録】
先ほど同様に、検索窓でGoogle スプレッドシートを検索し、表示された候補からアプリを選択します。
「Sign in with Google」をクリックし、Yoomと連携するGoogleアカウントを選択して連携完了です！
※認証時に、Google スプレッドシートへの権限を全て許可してください。
ここから実際に、フローを作成していきましょう！
簡単に設定できるよう、テンプレートを使用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
まずは、Trelloに新たにカードが作成された際に、フローボットが起動するように設定していきます。
コピーしたテンプレートの、「カードが新たに作成されたら（Webhook）」をクリックしてください。
タイトルを必要に応じて変更し、連携するアカウント情報がフローで使用するものであるかどうかを確認しましょう。基本的に、ステップ1で連携した情報が反映されていますよ！
トリガーアクションは変更せず、「次へ」をクリックしてください。
次にAPI接続設定を行います。
「ユーザー名」を、Trelloのプロフィール画面で確認しましょう！「@user⚪︎⚪︎⚪︎」の@以降がユーザー名になります。
Yoomの画面に戻り、先ほど確認したユーザー名の値を「ユーザー名」欄に手入力してくださいね！
「ボードID」は、入力欄をクリックして表示される候補からフローで使用するボードを選択します。候補は連携しているアカウントに紐づいて表示されていますよ！
設定完了後は「テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されたら「次へ」をクリックしましょう。
次に、下図の手順を確認して、Trelloにテスト用のカードを作成してください。
今回は下図のようなカードを作成しました。
テスト用なので、情報は「テスト」などの簡易的な内容でOKです！
カード作成後、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックします。
テストが成功すると「取得した値」に、先ほど作成したカードの情報がアウトプットとして抽出されるので、内容を確認しましょう。
確認後、「保存する」をクリックして次の設定に進みます。
続いて、ステップ3で取得したカード情報を使って、その詳細を取得する設定を行います。
「カードの情報を取得」をクリックしてください。
先ほどと同じようにタイトルを必要に応じて変更し、連携するアカウント情報はステップ3と同じものであることを確認しましょう。アクションは変更せず「カードの情報を取得」のままにして、「次へ」をクリックしてください。
次に、API接続設定です！
「ボードID」に、ステップ1で設定したボードIDと同じものを設定します。入力欄下の注釈を確認しながら、手入力してくださいね！
「カードID」は、ステップ3で取得したアウトプットを使って設定しましょう。
入力欄をクリックするとアウトプットを選択できるので、「取得した値」の「カードが新たに作成されたら（Webhook）」内にある、「カードID」を選択してください。
設定が完了したら「テスト」を押します。
テストが成功すると、「取得した値」にステップ3で作成したカード情報の詳細が抽出されるので、内容を確認しましょう。
確認したら「保存する」をクリックして、次の設定へ進んでくださいね！
最後に、ステップ4で取得したカード情報を使って、Google スプレッドシートのレコードを追加する設定を行います。
「レコードを追加する」をクリックしてください。
タイトルを必要に応じて変更し、連携するアカウント情報がフローで使用するものであるかどうかを確認しましょう。実行アクションは変更せず、データベースの連携設定に進みます。
「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」を、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
ここで設定したGoogle スプレッドシートのタブに、Trelloのカード情報を追加していきますよ！
「追加するレコードの値」の各項目に、アウトプットを使って適切な値を設定していきます。
たとえば、「カードID」には、「取得した値」の「カードの情報を取得」内にある、「カードID」を設定するなど、それぞれ項目に合うアウトプットを設定してみてくださいね！
※「追加するレコードの値」の表示されている項目は、連携しているGoogle スプレッドシートに紐づいて表示されているため、項目を編集したい場合は、Google スプレッドシートを編集してください。
その他の項目も、同じようにアウトプットを使って設定します。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、実際にGoogle スプレッドシートにTrelloのカード情報が反映されていることを確認してみましょう！
「期限」などもTrelloのカード作成時に設定しておくことで、アウトプットを使って自動で反映することができるので、ぜひ活用してみてくださいね！
確認後は「保存する」をクリックして、設定完了です。
これで全ての設定が完了しました。「トリガーをON」にし、設定したフローの動作確認をしてみてくださいね！
以上が、「Trelloで新しいカードが作成された際に、その情報を自動的にGoogle スプレッドシートのプロジェクト管理シートに追加する」フローの作成手順でした！
今回ご紹介したプロジェクト管理以外でも、さまざまなデータ管理を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
いかがでしたか？プロジェクト管理における情報集約の自動化は、<span class="mark-yellow">手作業による転記の手間やヒューマンエラーを大幅に削減し、常に最新のプロジェクト状況を関係者全員が把握できる状態を作り出せるでしょう。</span>
これにより、迅速な意思決定や、より戦略的な業務へのリソース集中が可能になるはずですよ！
Yoomを使えば、便利な自動化の仕組みがノーコードで構築できるのも魅力ですよね。
「本当に誰でも設定できる？」「ちょっと気になる...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
フローは自由にカスタマイズできるので、あなたのアイディア次第で活用方法は無限大！ぜひ、自社の業務に合う最適なフローを構築してみてください。
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>しませんか？
この機会にぜひ自動化を取り入れて、日々の業務がどれだけ効率化されるのかを体験してみてくださいね！
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