Googleフォームでタスク情報が送信されたら、Microsoft Excelのプロジェクト管理シートに自動追加する

■概要

Googleフォームで収集したタスク情報を手作業でMicrosoft Excelのプロジェクト管理シートに転記する作業は、時間もかかり入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。特に多くのタスクを管理する場合、その手間は業務負荷を増大させる一因となります。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーにMicrosoft Excelのプロジェクト管理シートへタスク情報を自動で追加でき、これらの課題を解消し、業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け付けたタスク情報をMicrosoft Excelへ手作業で転記している方
• プロジェクト管理シートへの入力作業の効率化とミス削減を目指している担当者
• 定型的なデータ入力業務から解放され、より戦略的な業務に時間を割きたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームに新しい回答が送信されると自動でMicrosoft Excelへデータが追加されるため、これまで手作業で行っていた転記時間を削減できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力ミスや情報抜けといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性が向上します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、Googleフォームから送信された回答内容を、指定したプロジェクト管理シートの適切な列に自動で追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクション設定では、Googleフォームから取得したどの回答項目を、Excelシートのどの列にマッピングするかを任意に指定できます。
• Microsoft Excelに追加する情報はフォームの回答だけでなく、固定のテキストや日付などを入力したり、Yoomの別のアクションで取得した値を活用したりすることも可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133