Googleフォームで出張情報が送信されたら、Microsoft Excelの管理シートに自動追加する
試してみる
■概要
「Googleフォームで出張情報が送信されたら、Microsoft Excelの管理シートに自動追加する」ワークフローを利用すると、出張情報の集計作業がスムーズになります。
入力内容が自動でMicrosoft Excelシートに反映されるため、記録ミスを防げます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用して社員の出張申請や報告を受け付けている方
・複数人から提出される出張情報をMicrosoft Excelで一元管理したい方
・手作業でMicrosoft Excelへ転記する作業の手間やミスを減らしたいと考えている方
・スピーディに最新の出張情報を管理シートに反映させたい方
・部署やプロジェクト単位で出張データを集計・管理する業務を担当している方
■注意事項
・Googleフォーム、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
「出張申請書がメールやチャットでバラバラに届き、その都度Microsoft Excelに手入力するのが手間…」
「申請内容の転記ミスや確認漏れで、出張手配に遅れが出てしまう…」
出張管理業務に多くの時間を奪われ、本来の業務に集中できないなどのお悩みを抱えていませんか？
もし、様々な方法で寄せられる出張申請をMicrosoft Excelなどの管理表へ自動で集約し、常に最新の状態で一元管理できる仕組みがあれば、このような悩みから解放されるのではないでしょうか。その結果、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことにもつながります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには出張申請データをMicrosoft Excelで一元管理する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Googleフォームで出張情報が送信されたら、Microsoft Excelの管理シートに自動追加する
試してみる
■概要
「Googleフォームで出張情報が送信されたら、Microsoft Excelの管理シートに自動追加する」ワークフローを利用すると、出張情報の集計作業がスムーズになります。
入力内容が自動でMicrosoft Excelシートに反映されるため、記録ミスを防げます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用して社員の出張申請や報告を受け付けている方
・複数人から提出される出張情報をMicrosoft Excelで一元管理したい方
・手作業でMicrosoft Excelへ転記する作業の手間やミスを減らしたいと考えている方
・スピーディに最新の出張情報を管理シートに反映させたい方
・部署やプロジェクト単位で出張データを集計・管理する業務を担当している方
■注意事項
・Googleフォーム、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
出張申請の受付から管理までを自動化する連携テンプレート
普段お使いの様々なツールと連携し、出張申請の受付からMicrosoft Excelやその他の管理ツールへの記録までを自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！これにより、手作業による情報入力や転記の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを防ぎながら効率的な出張管理体制を構築できます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
フォームで受け付けた出張申請をMicrosoft Excelに自動記録する
Googleフォームなどのフォームツールで受け付けた出張申請情報を、Microsoft Excelの管理シートにリアルタイムで自動記録・追加するフローです。
申請情報を手入力する手間を完全に排除し、常に最新の状態で一元管理することが可能になります。
Googleフォームで出張情報が送信されたら、Microsoft Excelの管理シートに自動追加する
試してみる
■概要
「Googleフォームで出張情報が送信されたら、Microsoft Excelの管理シートに自動追加する」ワークフローを利用すると、出張情報の集計作業がスムーズになります。
入力内容が自動でMicrosoft Excelシートに反映されるため、記録ミスを防げます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用して社員の出張申請や報告を受け付けている方
・複数人から提出される出張情報をMicrosoft Excelで一元管理したい方
・手作業でMicrosoft Excelへ転記する作業の手間やミスを減らしたいと考えている方
・スピーディに最新の出張情報を管理シートに反映させたい方
・部署やプロジェクト単位で出張データを集計・管理する業務を担当している方
■注意事項
・Googleフォーム、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
メールで受信した出張申請をGoogle スプレッドシートに自動記録する
Gmailなどのメールツールで受信した出張申請に関するメールの件名や本文、添付ファイルといった情報を、Google スプレッドシートの管理シートに自動で転記・整理できます。
メールの見落としや重要な情報の転記ミスを防ぎ、迅速かつ正確な出張手配業務をサポートすることにつながりますね！
Gmailで出張情報を受信したら、Google スプレッドシートの管理シートに自動追加する
試してみる
■概要
「Gmailで出張情報を受信したら、Google スプレッドシートの管理シートに自動追加する」フローを利用すると、受信した出張関連メールの内容を自動でシートに整理できます。
手作業での転記を省けるため、管理がより手軽になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・出張に関する情報をGmailで受け取っている方
・出張情報をGoogle スプレッドシートで整理・管理している方
・出張申請や予定情報の登録作業を効率化したいと考えている方
・手動でGoogle スプレッドシートに入力する手間やミスを減らしたい方
・出張情報の管理や共有を複数人で行っているチームや職場
■注意事項
・Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
チャットツールへの投稿から出張申請をNotionに自動記録する
Slackなどのチャットツールに特定のフォーマットで投稿された出張申請情報を、Notionのデータベースに自動で項目分けして登録・管理することが可能です。
申請の抜け漏れを防ぎつつ、チーム内での情報共有もスムーズに行え、出張申請プロセス全体の透明性を高めてくれます。
Slackで出張情報が投稿されたら、Notionの管理ページに自動追加する
試してみる
■概要
「Slackで出張情報が投稿されたら、Notionの管理ページに自動追加する」ワークフローは、Slackで得た出張情報を自動で管理ページへ反映します。
手動入力の手間を省き、情報の一元管理がしやすくなります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Slackを利用して出張情報の共有や連絡を行っている方
・出張情報をNotionで一覧管理しているが、手入力に手間を感じている方
・複数メンバーの出張予定をスピーディに集約・可視化したい方
・情報の抜け漏れや重複入力を防ぎたいと考えている方
・Notionを活用した業務管理や情報整理を実践している方
■注意事項
・Slack、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームで受信した出張申請をMicrosoft Excelへ自動記録するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として「Googleフォームで出張申請が送信された際に、その内容をMicrosoft Excelの管理シートに自動で追加する」フローを解説していきます！
この自動化により、申請データの収集から管理までがスムーズに連携され、手作業による入力ミスや時間のロスを大幅に削減できます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GoogleフォームとMicrosoft Excelのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Googleフォームのトリガー設定及びMicrosoft Excelのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Googleフォームで出張情報が送信されたら、Microsoft Excelの管理シートに自動追加する
試してみる
■概要
「Googleフォームで出張情報が送信されたら、Microsoft Excelの管理シートに自動追加する」ワークフローを利用すると、出張情報の集計作業がスムーズになります。
入力内容が自動でMicrosoft Excelシートに反映されるため、記録ミスを防げます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用して社員の出張申請や報告を受け付けている方
・複数人から提出される出張情報をMicrosoft Excelで一元管理したい方
・手作業でMicrosoft Excelへ転記する作業の手間やミスを減らしたいと考えている方
・スピーディに最新の出張情報を管理シートに反映させたい方
・部署やプロジェクト単位で出張データを集計・管理する業務を担当している方
■注意事項
・Googleフォーム、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
ステップ1： GoogleフォームとMicrosoft Excelのマイアプリ連携
Yoom画面の左側メニューにある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックします。
検索ボックスに連携するアプリ名を入力しましょう。
GoogleフォームとYoomの連携方法
Googleフォームのアプリを検索するとログインページが表示されます。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携したいアカウントを選択します。
Yoomとの共有に関する画面が表示されたら内容を確認の上「次へ」を押します。
アクセス権限付与の画面が表示されたら、内容を確認し「続行」をクリックします。
これで、Googleフォームのマイアプリ連携は完了です！
Microsoft ExcelとYoomの連携方法
Microsoft Excelのアプリを検索するとサインインの画面が表示されます。
ログインすると、自動的に連携が完了します！
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
ステップ2：テンプレートをコピー
次に、今回使用するテンプレートをコピーします。
- 下のバナーの「試してみる」を押す。
- 移行したページの「このテンプレートを試す」を押す。
- Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う。
※すでに登録が完了している場合は、ログインしてください。
Googleフォームで出張情報が送信されたら、Microsoft Excelの管理シートに自動追加する
試してみる
■概要
「Googleフォームで出張情報が送信されたら、Microsoft Excelの管理シートに自動追加する」ワークフローを利用すると、出張情報の集計作業がスムーズになります。
入力内容が自動でMicrosoft Excelシートに反映されるため、記録ミスを防げます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用して社員の出張申請や報告を受け付けている方
・複数人から提出される出張情報をMicrosoft Excelで一元管理したい方
・手作業でMicrosoft Excelへ転記する作業の手間やミスを減らしたいと考えている方
・スピーディに最新の出張情報を管理シートに反映させたい方
・部署やプロジェクト単位で出張データを集計・管理する業務を担当している方
■注意事項
・Googleフォーム、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
テンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。
ステップ3：スケジュールトリガーの設定
- コピーしたテンプレートを開く
左側にあるメニューの「マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。
（※テンプレートをコピー後、すぐに設定する場合はテンプレートを開く操作は不要です。設定を中断した場合のみ「マイプロジェクト」から再度テンプレートを開いてください！）
- アプリトリガー（ Googleフォーム）を開く
「フォームに回答が送信されたら」をクリックします。
- 連携アカウントとアクションを選択する
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「 Googleフォームと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「トリガーアクション」：「フォームに回答が送信されたら」を選択
- アプリトリガーのAPI接続設定をする
「トリガーの起動間隔」を5分・10分・15分・30分・60分から選択します。
早めにMicrosoft Excelへ追加したい場合は、短い間隔で設定しましょう！
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意ください。
次に、連携したいGoogleフォームの「フォームID」を入力します。
赤枠の説明文に基づいて設定しましょう。
ちなみに、今回はテスト用としてこのようなGoogleフォームを作成しています。
フォームIDの入力ができたら、実際に回答を送信してください。
その上で「テスト」ボタンを押します。
テストに成功したら、下までスクロールして「取得した値」が表示されていることを確認しましょう！
もし、取得した値の中を確認してフォームに回答した内容（氏名・社員番号など）が取得した値として表示されていない場合は、フォームへの回答項目を取得する必要があります。
※詳しい追加方法はこちらをご確認ください。
フォームへの回答項目を取得できたら「保存する」をクリックします。
ステップ4：Microsoft Excelのアクション設定
- Microsoft Excelアプリを開く
「レコードを追加する」をクリックします。
- データベースの連携
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「 Microsoft Excelと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「実行アクション」：「レコードを追加する」を選択
次に、データベースの連携をしていきます。
出張データの入力先となるファイルを準備してください。
（今回はテスト用としてこのようなシートを準備しています！）
「ファイルの保存場所」を選びます。
「ドライブID」と「アイテムID」と「シートID」は候補から選択できます。
入力欄をクリックして、候補一覧を表示させましょう。
最後に「テーブル範囲」をMicrosoft Excelシートに合わせて入力します。
- データベース操作の詳細設定をする
「追加するレコードの値」をステップ3で取得した値を活用して入力していきます。
【取得した値の活用方法】
①入力欄をクリックして「取得した値」を表示
②「フォームに回答が送信されたら」をクリック
③「氏名」などを選択
全ての項目の入力が完了したら「テスト」を押します。
連携したMicrosoft Excelシートにデータが追加されていればテスト成功です。
「保存する」をクリックしましょう。
ステップ5：トリガーをONにして動作を確認
最後に「トリガーをON」をクリックして、自動化の設定は終了です。
正しく、フローボットが起動するか動作確認をしましょう。
設定、お疲れ様でした！
以上が、 Googleフォームで出張情報が送信されたら、Microsoft Excelの管理シートに自動追加するための連携手順になります。
出張管理を自動化するその他の自動化例
今回ご紹介した出張情報の管理以外でも、交通費の管理を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Slackで交通費の情報が投稿されたら、Notionの精算用のページに自動追加する
試してみる
■概要
「Slackで交通費の情報が投稿されたら、Notionの精算用のページに自動追加する」ワークフローを利用すると、Slackに投稿された交通費情報が自動でNotionに反映されます。
データ移行の手間を省き、管理の手間が軽減されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Slackを利用して経費や交通費の申請・管理を行っている方
・チーム内で交通費情報の共有や精算業務が多く発生している方
・Notionで経費精算や申請フローのページを運用している方
・交通費申請時の情報転記に手間やミスが発生することに課題を感じている方
・申請・精算業務を迅速に処理したいと考えている方
■注意事項
・Slack、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
出張申請の受付からMicrosoft Excelなどへの記録・管理までの一連のプロセスを自動化することで、これまで手作業で行っていたデータ入力や転記作業に伴う時間的コストとヒューマンエラーのリスクを大幅に削減できます。
これにより、担当者は申請内容の確認や承認といったより重要な業務に集中できるようになり、出張管理業務全体の効率化にも繋がるはずです！
今回ご紹介した「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし出張管理の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、業務効率化を体験してみてください！
