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「出張申請書がメールやチャットでバラバラに届き、その都度Microsoft Excelに手入力するのが手間…」
「申請内容の転記ミスや確認漏れで、出張手配に遅れが出てしまう…」
出張管理業務に多くの時間を奪われ、本来の業務に集中できないなどのお悩みを抱えていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">様々な方法で寄せられる出張申請をMicrosoft Excelなどの管理表へ自動で集約し、常に最新の状態で一元管理できる仕組み</span>があれば、このような悩みから解放されるのではないでしょうか。その結果、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことにもつながります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">出張申請データをMicrosoft Excelで一元管理する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールと連携し、出張申請の受付からMicrosoft Excelやその他の管理ツールへの記録までを自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！これにより、手作業による情報入力や転記の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを防ぎながら効率的な出張管理体制を構築できます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Googleフォームなどのフォームツールで受け付けた出張申請情報を、<span class="mark-yellow">Microsoft Excelの管理シートにリアルタイムで自動記録・追加するフローです。</span>
申請情報を手入力する手間を完全に排除し、常に最新の状態で一元管理することが可能になります。
Gmailなどのメールツールで受信した出張申請に関するメールの件名や本文、添付ファイルといった情報を、<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートの管理シートに自動で転記・整理できます。</span>
メールの見落としや重要な情報の転記ミスを防ぎ、迅速かつ正確な出張手配業務をサポートすることにつながりますね！
Slackなどのチャットツールに特定のフォーマットで投稿された出張申請情報を、<span class="mark-yellow">Notionのデータベースに自動で項目分けして登録・管理することが可能です。</span>
申請の抜け漏れを防ぎつつ、チーム内での情報共有もスムーズに行え、出張申請プロセス全体の透明性を高めてくれます。
それではここから代表的な例として「Googleフォームで出張申請が送信された際に、その内容をMicrosoft Excelの管理シートに自動で追加する」フローを解説していきます！
この自動化により、申請データの収集から管理までがスムーズに連携され、手作業による入力ミスや時間のロスを大幅に削減できます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Yoom画面の左側メニューにある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックします。
検索ボックスに連携するアプリ名を入力しましょう。
Googleフォームのアプリを検索するとログインページが表示されます。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携したいアカウントを選択します。
Yoomとの共有に関する画面が表示されたら内容を確認の上「次へ」を押します。
アクセス権限付与の画面が表示されたら、内容を確認し「続行」をクリックします。
これで、Googleフォームのマイアプリ連携は完了です！
Microsoft Excelのアプリを検索するとサインインの画面が表示されます。
ログインすると、自動的に連携が完了します！
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
次に、今回使用するテンプレートをコピーします。
テンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。
左側にあるメニューの「マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。
（※テンプレートをコピー後、すぐに設定する場合はテンプレートを開く操作は不要です。設定を中断した場合のみ「マイプロジェクト」から再度テンプレートを開いてください！）
「フォームに回答が送信されたら」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「 Googleフォームと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「トリガーアクション」：「フォームに回答が送信されたら」を選択
「トリガーの起動間隔」を5分・10分・15分・30分・60分から選択します。
早めにMicrosoft Excelへ追加したい場合は、短い間隔で設定しましょう！
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意ください。
次に、連携したいGoogleフォームの「フォームID」を入力します。
赤枠の説明文に基づいて設定しましょう。
ちなみに、今回はテスト用としてこのようなGoogleフォームを作成しています。
フォームIDの入力ができたら、実際に回答を送信してください。
その上で「テスト」ボタンを押します。
テストに成功したら、下までスクロールして「取得した値」が表示されていることを確認しましょう！
もし、取得した値の中を確認してフォームに回答した内容（氏名・社員番号など）が取得した値として表示されていない場合は、フォームへの回答項目を取得する必要があります。
※詳しい追加方法はこちらをご確認ください。
フォームへの回答項目を取得できたら「保存する」をクリックします。
「レコードを追加する」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「 Microsoft Excelと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「実行アクション」：「レコードを追加する」を選択
次に、データベースの連携をしていきます。
出張データの入力先となるファイルを準備してください。
（今回はテスト用としてこのようなシートを準備しています！）
「ファイルの保存場所」を選びます。
「ドライブID」と「アイテムID」と「シートID」は候補から選択できます。
入力欄をクリックして、候補一覧を表示させましょう。
最後に「テーブル範囲」をMicrosoft Excelシートに合わせて入力します。
「追加するレコードの値」をステップ3で取得した値を活用して入力していきます。
【取得した値の活用方法】
①入力欄をクリックして「取得した値」を表示
②「フォームに回答が送信されたら」をクリック
③「氏名」などを選択
全ての項目の入力が完了したら「テスト」を押します。
連携したMicrosoft Excelシートにデータが追加されていればテスト成功です。
「保存する」をクリックしましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックして、自動化の設定は終了です。
正しく、フローボットが起動するか動作確認をしましょう。
設定、お疲れ様でした！
以上が、 Googleフォームで出張情報が送信されたら、Microsoft Excelの管理シートに自動追加するための連携手順になります。
今回ご紹介した出張情報の管理以外でも、交通費の管理を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
出張申請の受付からMicrosoft Excelなどへの記録・管理までの一連のプロセスを自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたデータ入力や転記作業に伴う時間的コストとヒューマンエラーのリスクを大幅に削減できます。</span>
これにより、担当者は申請内容の確認や承認といったより重要な業務に集中できるようになり、出張管理業務全体の効率化にも繋がるはずです！
今回ご紹介した「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし出張管理の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、業務効率化を体験してみてください！
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