Googleフォームで出張情報が送信されたら、Microsoft Excelの管理シートに自動追加する

■概要

出張申請や報告の情報収集にGoogleフォームを利用しているものの、その後のデータ管理にMicrosoft Excelを使っていて、手作業での転記に手間を感じていませんか。 手作業では入力ミスや更新漏れが発生しやすく、正確な情報管理が難しくなることもあります。 このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されると、自動的にMicrosoft Excelの管理シートにデータが追加されるため、こうした課題の解消につながります。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとMicrosoft Excelで出張情報を管理し、手入力に課題を感じる総務・経理担当
• 複数部署からの出張申請をGoogleフォームで集約し、Microsoft Excelで一元管理したい方
• 出張申請プロセスの自動化を進め、業務効率化とヒューマンエラー削減を目指すDX推進担当

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答後、Microsoft Excelへのデータ転記が自動化されるため、手作業の時間を削減し、他の業務に集中できます。
• 手作業による転記ミスや入力漏れを防ぎ、出張管理データの正確性を保つことで、信頼性の高い情報管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答データを指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションでは、Googleフォームから取得したどの回答項目をExcelシートのどの列に対応付けるかを指定する必要があります。
• Microsoft Excelシートに追加する際に、特定の列には常に同じ値を入力する「固定値」や、Googleフォームの回答内容（変数）を組み合わせて入力内容をカスタマイズすることが可能です。
• 例えば、出張申請日や申請者名といったフォームの回答だけでなく、処理日やステータスといった固定の情報を自動で付加することもできます。

■注意事項

• Googleフォーム、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133