Gmailで出張情報を受信したら、Google スプレッドシートの管理シートに自動追加する

■概要

出張に関する連絡がGmailに届くたび、その情報を手作業でGoogle スプレッドシートに入力し管理するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に件数が増えると、入力漏れやミスのリスクも高まり、本来の業務への集中を妨げる要因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の出張情報メールを受信した際にAIが内容を解析しGoogle スプレッドシートへ自動で情報を追加するため、こうした手入力の課題を解消し、業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する出張情報をGoogle スプレッドシートで手作業管理している担当者
• 出張申請や手配のメールが多く、情報転記の作業負担を軽減したい方
• メールからの情報抽出と転記作業におけるヒューマンエラーを防止したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで受信した出張情報をAIが自動で読み取りGoogle スプレッドシートに転記するため、手作業の時間を削減できます。
• 手作業による転記ミスや入力漏れを防ぎ、データの正確性を向上させ、管理業務の信頼性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携させます。
2. 次に、トリガーとしてGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、出張関連のメールを識別できるようにします。
3. 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信メール本文から出張者名、日程、目的地などの情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定の管理シートに行として追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、出張情報メールに付与するラベルを任意で設定してください。これにより、特定のメールのみを処理対象とすることができます。
• AI機能のオペレーションでは、メール本文から抽出したい項目（例：出張者氏名、出張期間、訪問先、交通手段、宿泊先など）や、抽出のための指示内容を具体的に設定することが可能です。
• Google スプレッドシートのオペレーションでは、抽出した情報を登録したいスプレッドシートおよびシートを選択してください。また、各列に対応する値を設定する際、AI機能で抽出した情報を変数として指定するだけでなく、固定のテキストや日付などを入力することもできます。

■注意事項

• Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。