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「毎週の定例タスク、リマインドを手動で送るのがちょっと大変…」
「気づいたら通知を忘れていて、チームメンバーに後から慌てて連絡することもある…」
そんな経験はありませんか？
Microsoft Teamsを使ったリマインドは、ちょっとしたことでも意外と手間がかかります。
大事な連絡をうっかり抜かしてしまうと、チーム全体の進行にも影響が出てしまいますよね。
もし、<span class="mark-yellow">毎週決まった時間に定例タスクを自動でチームに共有できる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、チーム全体のタスク遂行率を高め、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できます！
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">定例タスクのリマインドを自動化する業務フローのテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールを起点として、Microsoft Teamsへのリマインド通知を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">毎週や毎日など、設定したスケジュールをトリガーにして、Microsoft Teamsに定例タスクなどを自動でリマインド通知する</span>ことができるので、これまで手動で行っていた定期的な連絡の手間を削減し、抜け漏れも防ぎます！
Google スプレッドシートなどの<span class="mark-yellow">データベースに記録された情報を基に、期日やタスクをMicrosoft Teamsへ自動でリマインド通知する</span>ことも可能であり、個別のタスク管理や進捗共有の効率が格段に向上します。
Outlookなどの<span class="mark-yellow">カレンダーに登録された当日の予定を取得し、毎朝Microsoft Teamsに自動でリマインドする</span>ことで、チームメンバー全員がその日のスケジュールをスムーズに把握し、会議の準備などを忘れずに行えます。
それではここから代表的な例として、毎週月曜日の朝など、設定した時間に定例タスクの内容をMicrosoft Teamsに自動でリマインド通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
検索窓にMicrosoft Teamsと入力し、選択します。
以下の画面が表示されたら、使用するアカウントでログインします。
※詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ手順と注意事項|Yoomヘルプセンター
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
これで、Microsoft Teamsの連携は完了です！
これからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートを利用しているので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
最初の設定です。ここから「毎週、定例タスクをMicrosoft Teamsにリマインド通知する」フローの設定をしていきます！
まずは赤枠部分をクリックしましょう！
スケジュール設定については、スケジュールトリガーの設定方法を参考にしてください。
まずは、スケジュールトリガーの「タイトル」を設定します。
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOKです！
続いて、「スケジュール設定」でフローボットを起動したい日付や曜日を設定しましょう。
今回は、コピーしたテンプレートの既存設定のままにします。
最後に「保存する」をクリックしてください。
最後の設定です！赤枠部分をクリックしましょう！
タイトルを任意で修正し、連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。
次の画面に遷移したら、「チームID」と「チャネルID」を設定します。
それぞれ、以下画像のように「候補」から選択できます。
次に、Microsoft Teamsに通知する文章を設定します。
今回は以下のように設定しましたが、自由に設定してOKです。
※入力する際は、入力欄下の注釈を参照して入力してください。
設定できたら、「テスト」を実行しましょう。
テストに成功したら、Microsoft Teamsにメッセージが通知されるので確認します。
無事に通知されましたね！最後に「保存」をクリックしてください。
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
Yoomでは、Microsoft Teamsと組み合わせた自動化を幅広く実現できます。
たとえば、Backlogで課題が追加されたら自動でMicrosoft Teamsに通知したり、Microsoft Teamsで特定のメッセージが送られたタイミングでGaroonに予定を登録することも可能です。
ここでは、Microsoft Teamsと連携した便利なテンプレートをいくつかご紹介します。
Microsoft Teamsへのリマインド通知を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた定例タスクの連絡の手間を削減し、ヒューマンエラーによる伝達漏れを防ぐことができます。</span>
これにより、チームメンバーは重要なタスクや予定を把握でき、各自が本来集中すべきコア業務に専念できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もしリマインド業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Microsoft Teamsで特定の人にメンションを付けられますか？
A：はい、可能です。
メッセージに<at id='{メンションID}'>{メンションの表示テキスト}</at> と記載することでメンションができます。
メンションIDとメンションの表示テキストは任意のテキストを記載し、「メンションID」「メンションの表示テキスト」のフォームに入力する値と一致させてください。
Q：Google スプレッドシートの情報を本文に含められますか？
A：はい、可能です。
Yoomのフローでは、スケジュールトリガーで起動した際に、Google スプレッドシートからデータを取得し、それをMicrosoft Teams通知の本文に差し込むことができます。
たとえば「今週のタスク一覧」などを自動で反映させることができます。
Q：自動化が失敗した場合、どうなりますか？
A：連携エラーが発生すると通知が行われます。連携エラーが発生した場合は、フローボットが停止しYoomに登録されているメールアドレスへ通知が届きます。通知内にエラー原因などを記載しておりますので、エラー原因をご確認ください。
対処方法が分からないなどでお困りの際はヘルプページをご確認ください。
または、こちらからお問い合わせください。
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