定期的にGoogle スプレッドシートからデータを取得し、Microsoft Teamsでリマインドする

■概要

Google スプレッドシートで管理しているタスクや契約情報などを、定期的にMicrosoft Teamsでチームにリマインドする業務は、単純作業でありながら手間がかかり、対応漏れのリスクもあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールで自動的にGoogle スプレッドシートから情報を取得し、Microsoft Teamsへリマインド通知を送信できるため、こうした定型業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートでタスク管理を行い、Microsoft Teamsでチームに定期的なリマインドをしている方
• 手作業によるリマインド業務での通知漏れや手間に課題を感じているチームリーダーの方
• Microsoft Teamsを活用して、定型的なリマインド業務を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 定期的にGoogle スプレッドシートの内容を確認し、Microsoft Teamsへ通知する作業が自動化されるため、手作業の時間を短縮できます。
• スケジュールに基づき自動で実行されるため、リマインドの対応漏れや内容の転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、フローを起動させたい日時を設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する（最大300件）」アクションを設定し、リマインドに必要な情報を取得します。
4. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得した情報を基に通知メッセージを生成します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成したメッセージを指定のチャネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーでは、フローを起動させたい曜日や時刻を任意で設定してください。
• Google スプレッドシートでは、連携先のシートやレコードの取得条件を任意で設定できます。
• AIテキスト生成は、取得したGoogle スプレッドシートの情報一覧をもとに、通知内容を整形するためのプロンプトを自由にカスタマイズ可能です。ただし、プロンプトの文字数で消費タスクが異なるためご注意ください。
• Microsoft Teamsは、通知先のチャネルを任意で設定できるほか、本文に固定値を入れたり、前段で取得した値を変数として埋め込んだりといったカスタムが可能です。

■注意事項

• Google スプレッドシート、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。