毎日、Outlookのカレンダーから当日の予定を取得してMicrosoft Teamsでリマインドする

■概要

毎朝、その日の予定を確認しチームにリマインドするのは大切な業務ですが、手作業では手間がかかり、忘れてしまうこともあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にOutlookカレンダーから当日の予定を自動で取得し、Microsoft Teamsへリマインド通知を送信できるため、こうした繰り返し業務を自動化し、チーム全体のタスク管理を円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsを活用し、チームの予定リマインドを手作業で行っている方
• Outlookカレンダーの予定をチーム全体で効率的に共有したいと考えている方
• 毎日の定型的なリマインド業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• 毎日自動でOutlookの予定を取得しMicrosoft Teamsへリマインドするため、手作業での確認や通知作成に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業によるリマインドの抜け漏れや、予定の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとMicrosoft TeamsをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、毎日決まった時刻にフローが起動するように設定します
3. 次に、オペレーションでOutlookの「指定のユーザーのカレンダーのイベントを検索する」アクションを設定し、当日の予定を取得します
4. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得した予定情報を基に通知メッセージを生成します
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成したメッセージを指定のチャネルに送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーでは、フローを起動させたい曜日や時刻を任意で設定してください
• Outlookのアクションでは、検索対象となるカレンダーのユーザーIDとイベントのタイトルを自由に設定できます
• AI機能のアクションでは、取得したカレンダー情報をもとに、リマインドメッセージを整形するためのプロンプトを自由にカスタマイズできます。ただし、プロンプトの文字数で消費タスクが異なるためご注意ください
• Microsoft Teamsへの通知アクションでは、メッセージを送るチャネルを任意で設定できるほか、本文に固定のテキストや前段のオペレーションで取得した情報を変数として埋め込むことが可能です

■注意事項

• Outlook、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。