■概要
Google スプレッドシートでタスクや案件リストを管理しているものの、重要な期日の確認漏れやチームへのリマインドに手間を感じていませんか？
毎日手動で確認し通知する作業は、時間もかかり、抜け漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、指定した時間にGoogle スプレッドシートからデータを自動で取得し、Microsoft Teamsへreminderとして通知できます。定型的なリマインド業務を自動化し、重要な情報の共有を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで管理しているタスクのreminder通知を自動化したい方
- Microsoft Teamsを活用し、チームへの情報共有をより効率的に行いたいと考えている方
- 手作業による定期的なリマインド業務から解放され、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎日決まった時間に自動で通知が送信されるため、Google スプレッドシートを確認して手動でリマインドする手間を省くことができます。
- 手作業による通知の送り忘れや内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「スケジュールトリガー」を選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションを設定し、毎日通知したい時刻などを指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、リマインドしたい情報が記載されているシートや範囲を指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得したデータを本文に含めて指定のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送りたいチャンネルを任意で指定することが可能です。
- 通知するメッセージ本文は、固定のテキストを登録するだけでなく、前のステップでGoogle スプレッドシートから取得したタスク名や期限といった情報を変数として埋め込み、動的に内容を変更できます。
■注意事項
- Microsoft Teams、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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