Microsoft Teamsで特定のメッセージが送信されたら、Garoonに予定を登録する

■概要

Microsoft Teamsでの重要な連絡事項を、都度Garoonに手動で予定登録するのは手間がかかり、時には登録漏れも発生するのではないでしょうか。特に複数のツールを併用していると、情報の転記作業は大きな負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsで特定のメッセージが送信された際に、その内容をGaroonへ自動で予定登録でき、こうした課題の解消に役立ちます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsのメッセージを基にGaroonへ手作業で予定登録している方
• Microsoft TeamsとGaroonを利用し、チームのスケジュール管理を効率化したい方
• 情報伝達の抜け漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsの特定メッセージをトリガーにGaroonへ自動で予定登録されるため、これまで手作業で行っていた情報入力の時間を短縮することができます。
• 手作業による予定の登録漏れや、入力内容の誤りといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとGaroonをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。特定のチャネルやメッセージ内容を監視対象とすることができます。
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、「分岐する」アクションでメッセージの内容などに基づいて後続処理を分ける条件を指定します。
4. オペレーションでAI機能を設定し、「テキストからデータを抽出する」アクションで、Microsoft Teamsのメッセージ本文から予定登録に必要な情報（日時、件名、内容など）を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでGaroonを選択し、「【スケジュール】予定を登録」アクションを設定し、抽出した情報を基にGaroonへ予定を登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定で、特定のチャネルを指定したり、メッセージに特定のキーワードが含まれる場合のみ起動するように条件を詳細に設定してください。
• 分岐機能では、メッセージの内容や送信者に応じて、Garoonに登録する予定の詳細を変更したり、通知先を変えたりするなど、処理を分けるための条件を任意で設定してください。
• AI機能の「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、Microsoft Teamsのメッセージから正確に予定情報を抽出できるよう、プロンプトを具体的に指示してカスタマイズしてください。
• Garoonの「【スケジュール】予定を登録」オペレーションでは、ご自身のGaroon環境に合わせてサブドメインを指定し、登録する予定の種類（通常予定、期間予定など）や参加者などを任意で設定してください。

■注意事項

• Garoon、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。