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Notionで管理しているタスクや会議の情報を、Googleカレンダーなどのカレンダーアプリに一件ずつ手作業で登録していませんか？
このような二重入力は手間がかかるうえに、うっかりミスや入力漏れも起こりやすく、スケジュール管理の悩みの種になりがちです。
もし、<span class="mark-yellow">Notionのデータベースに情報を追加するだけで、自動でカレンダーに予定が作成されZoomなどの会議リンクを発行できたり、関係者へ通知できたりする仕組み</span>があれば、プロジェクト全体の進行管理やリスク対策といった、より重要な業務に集中できるようになります！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Notionの情報をもとにカレンダーへ予定を作成し、Zoomのミーティングリンクを発行する業務フローを自動化するテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は以下のバナーをクリックして、自動化を体験してみましょう！
Notionに入力した情報をトリガーに、Googleカレンダーへ自動で予定を作成する方法を、具体的なテンプレートを用いてご紹介。
この連携により、手作業での二重入力や転記ミスを防ぎ、スケジュール管理を効率化できます。
気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Notionに情報を追加すると、Googleカレンダーに予定が作成されるだけでなく、Zoomなどのオンライン会議ツールの招待リンクも自動で発行される</span>フローです。
会議設定の手間を削減し、スムーズな運営を実現できます！
<span class="mark-yellow">Notionへの情報追加をトリガーに、Googleカレンダーへ予定を作成すると同時にSlackなどのチャットツールに関係者へ通知を送る</span>フローです。
予定の共有漏れを防ぎ、チーム内の円滑なコミュニケーションを促進します。
<span class="mark-yellow">Notionへの情報追加からGoogleカレンダーへの予定作成、そしてGmailなどのメールツールでの通知までを自動化する/span>ことができます。
社外の関係者とも、迅速に予定を共有することが可能です。
それではここから代表的な例として、Notionのデータベースにレコードが追加されたら、Googleカレンダーに予定を作成し、Zoomのミーティングリンクを自動で発行するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
▼今回連携するアプリの公式サイト Notion／Googleカレンダー／Zoom
[Yoomとは]
今回は大きく分けて、以下のプロセスで作成します。
フローを作成する前に、Googleカレンダーと連携するNotionデータベースを用意しておきましょう。
今回は、テスト用に以下のデータベースを用意しました。
なお、マイアプリ登録後にNotionデータベースを作成した場合は未連携状態となります。
その場合は、以下いずれかの手段でYoomと連携することが可能です。
後のステップをスムーズに進めるためにも、この段階でデータベースを作成しておきましょう！
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにします。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
ここからは、今回のフローで使用するアプリの連携方法を解説します。
Notionのマイアプリ連携は、以下の手順をご参照ください。
検索窓に「Googleカレンダー」と入力し、検索結果に表示されたアプリを選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」をクリックして次に進んでください。
表示されたアカウントから今回使用するものを選択します。
すでにGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
使用するアカウントに間違いがなければ、「次へ」をクリックしてください。
アクセス権の確認画面が開いたら、「すべて選択」にチェックを入れ、「続行」をクリックします。
YoomでGoogleカレンダーを利用するには、アクセス権をすべて付与する必要があるため、忘れずに行ってください。
以上で、Googleカレンダーのマイアプリ連携は完了です！
Zoomのマイアプリ連携は、以下の手順をご残照ください。
つづいて、Yoomのテンプレートをコピーします。
以下のバナーの「試してみる」をクリックします。
テンプレートがコピーできたら、「OK」をクリックします。
ここでは、フローを起動するためのトリガーを設定します。
マイプロジェクトから「【コピー】Notionにレコードが追加されたらGoogleカレンダーに予定を作成し、Zoomリンクを自動生成する」を選んでください。
テンプレートの「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」をクリックします。
連携アカウントとアクションを設定します。
タイトルはあらかじめ入力されていますが、任意の名称に編集可能です。
変更したタイトルは、上記画像の赤枠内「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」に反映されます。
アカウント情報には、ステップ1のNotionのマイアプリ連携で選択したものが入力されています。必要に応じて、変更可能です。
トリガーアクションには、以下の選択肢があります。
今回の例では、特定のデータベース・ページが作成されたときにフローを起動します。
そのため、テンプレート通りに「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」のままでOKです。
内容を確認したら、次に進みましょう！
アプリトリガーのAPI接続設定画面が開いたら、トリガーの起動間隔を設定します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ただし、ご加入の料金プランによって設定できるトリガーの最短間隔が異なるので、注意してください。
基本的には、そのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
データベースIDは、今回のフローボットを動かす際に監視するNotionのデータベースを指定します。
前準備で作成したNotionのデータベースを開き、URLの黒塗り部分をコピーして貼り付けます。
もし、エラーが発生する場合は下記リンクをご確認ください。
設定が完了したら、テストを実施しましょう！
直近1時間以内に新しいレコードが登録されていない場合は、テストに失敗します。
その場合は、新しくレコードを登録してから、もう一度テストしてみましょう。
以下の画面が表示されたら、テスト成功です。
テストが成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
「取得した値」は、ステップ4以降の設定をするときに使用します。
取得した値に、オブジェクトIDなどが含まれていることを確認しましょう。
必要に応じて、「＋取得する値を追加」ボタンからほかのデータを抽出することもできます。
詳しい手順は、「取得する値」を追加する方法をご参照ください。
今回は設定を変更せず、このまま進めていきます！
任意で詳細設定を行い、保存しましょう。
ステップ3の結果に応じて、処理を分けるための設定を行います。
テンプレートの「分岐する」をクリックします。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
分岐条件の設定を行います。
タイトルはあらかじめ入力されていますが、任意で変更可能です。
次に、分岐対象の取得した値を設定します。
今回のフローは、特定のデータベースに新しくページが追加されたときに起動する仕組みです。
そのため、オペレーションはテンプレート通りに「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」を選びます。
取得した値は、デフォルトのまま「作成日時」を使用してください。
次に、分岐の条件を設定します。
新しいレコードが追加されたかどうかを判定するには、「作成日時」と「最終更新日時」が同じかどうかをチェックする必要があります。
一番右の入力欄をクリックし、「取得した値」タブから「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」を選択し、「最終更新日時」を指定してください。
すべて入力できたら、保存して次のステップへ進みます！
ここでは、GoogleカレンダーやZoomを操作する際に必要となるデータをNotionから取得する設定を行います。
テンプレートの「レコードを取得する（ID検索）」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを設定します。
タイトルはデフォルトで入力されていますが、任意の名称に編集可能です。
アカウント情報には、ステップ1のNotionのマイアプリ連携で選択したものが入力されています。
アクションには、以下の選択肢があります。
今回の例では、新しく作成されたレコードを読み込む必要があるので、テンプレート通りに「レコードを取得する（ID検索）」のままです。
次は、データベースの連携設定です。
データベースIDには、ステップ3で取得したデータベースを設定します。
入力欄をクリックすると、「候補」タブにNotionアカウントと連携済みのデータベース一覧が表示されます。
その中から、該当のデータベースを選択してください。
内容を確認したら、「次へ」をクリックして進みましょう！
取得したいレコードの条件を設定します。
今回のフローでは、ステップ3で取得したオブジェクトIDとデータベースのレコードIDが一致する場合にデータを取得するようにします。
まず、右側の入力欄をクリックし、「取得した値」タブを開いてください。
「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」の中から「オブジェクトID」を選びましょう。
テストを実行します！
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
取得した値に、該当するレコードの内容が出力されているかチェックしましょう。
必要に応じて詳細設定を行い、「保存する」をクリックします。
Googleカレンダーに予定を登録するための設定を行います。
テンプレートの「予定を作成」をクリックします。
連携アカウントとアクションを設定します。
タイトルはあらかじめ入力されていますが、任意の名称に変更可能です。
アカウント情報には、ステップ1のGoogleカレンダーのマイアプリ連携で選択したものが入力されています。
アクションには、以下の選択肢があります。
今回の例では予定を新しく登録するため、テンプレート通りに「予定を作成」のまま次へ進みます！
次はAPI接続設定です。
カレンダーIDには、予定を作成したいGoogleアカウントを入力します。
入力欄をクリックすれば、候補からGoogleアカウントを選ぶことも可能です。
予定のタイトルには、ステップ3やステップ5で取得した情報を変数として組み込むことも、固定の文字列を入力することも可能です。
ただし注意点として、テストが完了して本番運用に移行した後も、ここで設定したタイトル名がそのまま使われつづけます。
例えば、タイトルに固定の文字列（例：「A社ミーティング」）だけを設定した場合、毎回同じ名前で予定が作成されてしまいます。
このような事態を防ぐためにも、変数を用いて動的にタイトルが変わるように設定するのがおすすめです。
ここでは、「レコードを取得する（ID検索）」から「タスク名」を選びました！
予定の開始時間・予定の終了時間も同じように、「レコードを取得する（ID検索）」から該当するデータを選択しましょう。
手入力も可能ですが、フローを実行するたびに同じ値が出力されることに注意してください。
予定の説明も、タイトルと同様に変数と固定値を組み合わせて、動的に設定するのがおすすめです。
ここでは、簡易的に変数のみ入力しています。
参加者やタイムゾーン、場所、公開設定、リマインダーなどの項目は、入力欄下の説明を参考にしながら必要に応じて設定してください。
すべての設定が完了したら、テストを実行して動作を確認しましょう！
各項目が指定された形式で入力されていない場合、エラーが発生します。
特に日付の形式に注意して、全体を見直したうえで再度テストしてみましょう。
詳しい解決方法は、「Googleカレンダー「予定を作成」がエラーになる場合」をご参照ください。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
ここで実際に、 Googleカレンダーに予定が作成されているか確認してみましょう。
指定したアカウントのGoogleカレンダーに、新しく予定が作成されていることが確認できました！
テンプレートに戻り、取得した値 を確認します。
Yoomの仕様でGoogle MeetのURLが発行されますが、ここでは気にしなくてOKです。
任意で詳細設定を行い、保存しましょう！
Zoomのミーティングリンクを発行するステップです。
テンプレートの「ミーティングを作成」をクリックします。
連携アカウントとアクションを設定します。
タイトルはデフォルトで入力されていますが、任意の名称に編集可能です。
アカウント情報には、ステップ1のZoomのマイアプリ連携で選択したものが入力されています。
アクションには、様々な選択肢があります。
ここではテンプレート通りに「ミーティングを作成」のまま進めます！
※Zoomのプランによって、利用可能なアクションが異なるのでご注意ください。
※現在は「ミーティングが終了したら」「ミーティングのレコーディング情報を取得する」というアクションがZoomの有料プランのみの対応となっています。詳しくはこちらをチェックしてみてください。
API接続設定画面が開いたら、ミーティングを作成するZoomアカウントのメールアドレスを入力します。
トピックには固定の文字列を指定することも可能ですが、ステップ5で取得したレコードのデータも利用できます。
テスト後に本番運用へ移行することを考えると、取得したデータのみを使う、または取得データと固定文字列を組み合わせる形式がおすすめです。
ここでは、「レコードを取得する（ID検索）」の中から「タスク名」を選びました！
会議の説明や開始日時もトピックと同じように、入力していきましょう！
タイムゾーンは、日本の場合は「Asia/Tokyo」と設定します。
会議時間は、予定するミーティング時間を分単位で入力してください。
すべての必須項目を設定したら、テストを実行しましょう！
テストに成功したら、以下の画面が表示されます。
Zoomを開いて、ミーティングが正しくスケジュールされているか確認してみましょう。
Notionデータベースの情報をもとに、Zoom上にミーティングが作成されました！
テンプレートに戻り、取得した値にミーティングID・トピック・招待リンク・パスコードが出力されているか確認してください。
ここで取得した値は、「ステップ8：Notionのレコード更新」で使用します！
任意で詳細設定を行い、保存しましょう。
最後に、ステップ7で発行したミーティングリンクをNotionのレコードに登録します。
テンプレートの「レコードを更新する（ID）検索」をクリックしてください。
※オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。
フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
連携アカウントとアクションを設定します。
タイトルはデフォルトで入力されていますが、任意の名称に編集してもOKです。
Notionにミーティングリンクを登録するものだとわかるような名前にしてみましょう。
アカウント情報には、ステップ1のNotionのマイアプリ連携で選択したものが入力されています。
このステップでは、取得したレコードにZoomのミーティングリンクを登録したいので、アクションはテンプレート通りに「レコードを更新する（ID検索）」のままです。
データベースIDの入力欄をクリックして、候補から対象のデータベースを選択したら次へ進みましょう！
次は、データベース操作の詳細を設定します。
更新したいレコードの条件には、対象のレコードを特定するためにレコードIDを設定します。
入力欄をクリックして「取得した値」タブを開き、「レコードを取得する（ID検索）」の中から「レコードID」を選びましょう。
更新後のレコードの値には、Notionデータベースのカラムが一覧で表示されます。各カラムに対応するデータを取得した値から選択しましょう。
例えば、タスク名を入力するときは「取得した値」タブを開き、レコードを取得する（ ID 検索）の中から 「タスク名」を選択します。
ミーティングリンクは「取得した値」タブを開き、「ミーティングを作成」の中から「招待リンク」を選びましょう。
その他の項目も入力したら、テストを実行します！
テストに成功したら、Notionデータベースにミーティング URL か登録できているか確認してみましょう！
無事に、Notionデータベースが更新できたことを確認したら、Yoom画面に戻って「保存」を押しましょう
お疲れさまでした。
以上で、フローの設定は完了です！
設定完了の画面が表示されたら、トリガーをONにします。
これでフローの作成が完了しました。
実際に、Notionのデータベースにレコードが追加されたら、Googleカレンダーに予定を作成し、Zoomのミーティングリンクを自動で発行できるか確認してみましょう！
Notionを活用した自動化は、今回ご紹介した「Notionのデータベースにレコードが追加されたら、Googleカレンダーに予定を作成し、Zoomのミーティングリンクを自動で発行する」以外にも様々な業務に応用できます。
例えば、会議の後の対応が遅れることなく、Zoomで終了したミーティングの文字起こしをNotionに自動で保存する仕組みを取り入れることで、会議後の作業効率を向上させられます。
また、CalendlyやYouCanBookMeで予定が作成された場合に、Notionにもページが自動で作成され、タスク管理の一元化が進むでしょう。
これにより、手作業によるデータ転記のミスや漏れを防ぎ、スムーズに予定やタスクを管理できるようになります。
Notionとカレンダーの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた予定の二重入力や転記作業から解放され、ヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。</span>
これにより、スケジュール管理の精度が向上し、重要な会議やタスクの抜け漏れがなくなるため、安心してより付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Googleカレンダー以外のカレンダーでも連携できますか？
A：はい、可能です。
YoomにはOutlookカレンダーなどとの連携機能があるため、業務に合わせて自由にフローボットを作成することが可能です。
ぜひ業務に合わせて自由にカスタマイズしてみてください。
今回のフローを修正する場合は、Googleカレンダーのアクションを削除し、＋ボタンから連携したいツールを追加することができます。
Yoomには様々なテンプレートが用意されているので、こちらをご参照ください。
Q：連携が失敗した場合、どこでエラーを確認できますか？
A：フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知内容に掲載されているリンクから、エラーの原因を確認することができます。
エラー内容を確認し、修正が必要な場合はYoomのヘルプページを参考にしてみてください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：Zoom以外のWeb会議ツール（Google Meetなど）でも連携は可能ですか？
A：はい、可能です。
YoomにはGoogle Meetとの連携機能があるため、業務に合わせて自由にフローボットを作成することが可能です。
ぜひ業務に合わせて自由にカスタマイズしてみてください。
今回のフローを修正する場合は、Zoomのアクションを削除し、＋ボタンから連携したいツールを追加することができます。
Yoomには様々なテンプレートが用意されているので、こちらをご参照ください。
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