Notionにレコードが追加されたらGoogleカレンダーに予定を作成し、Zoomリンクを自動生成する

■概要

Notionでタスクやスケジュールを管理しているものの、Googleカレンダーへの予定登録は手作業で行っており、手間や二重入力に課題を感じていませんか。特に、ミーティング日程の調整では、手作業による転記ミスやZoomのURL発行漏れなども起こりがちです。
このワークフローを活用することで、NotionとGoogleカレンダーの連携が自動化され、Zoomのミーティングリンクも同時に発行できるため、こうした日程調整にまつわる一連の作業を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Notionのデータベースでタスクやアポイントを管理し、Googleカレンダーと連携させたい方
• Notionとカレンダーへの二重入力や、手作業での予定作成に非効率を感じている方
• Zoomでのミーティングが多く、日程調整からURL発行までを自動化してコア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionへの情報追加をトリガーに、Googleカレンダーへ自動で予定が作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるNotionからカレンダーへの転記ミスや、Zoomのミーティング情報の設定漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. トリガーでNotionを選択し、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
2. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、取得したNotionのページのステータスなど、特定の条件に応じて後続の処理を分けます。
3. 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで取得したIDをもとにページの詳細情報を取得します。
4. 次に、Googleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、Notionから取得した情報をもとにカレンダーへ予定を登録します。
5. 続いて、Zoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、オンラインミーティングのURLを自動で生成します。
6. 最後に、Notionの「レコードを更新する（ID検索）」アクションを設定し、生成したZoomのURLなどを元のNotionページに書き戻します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Notionのトリガー設定では、連携対象としたいデータベースのIDを任意で設定してください。
• 分岐機能では、Notionから取得した情報（ステータスなど）をもとに、後続の処理を分岐させる条件を任意で設定できます。
• Googleカレンダーで予定を作成する際、件名や日時、説明などの各項目に、Notionから取得した情報を変数として設定可能です。
• Zoomでミーティングを作成する際、トピックやアジェンダなどの項目に固定値やNotionの情報を設定できます。
• 最後のNotionの更新アクションでは、どのレコードを更新するか、また生成したZoomのURLをどの項目に書き戻すかを柔軟に設定してください。

■注意事項

• Notion、Googleカレンダー、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
  • ミーティングが終了したら
  • ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
• 詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。