Notionにレコードが追加されたらGoogleカレンダーに予定を作成し、Gmailで通知する

■概要

Notionでタスクやプロジェクトを管理しているものの、Googleカレンダーへの予定登録は手作業で行っていませんか？GoogleカレンダーとNotionの便利な連携ですが、二重入力の手間や登録漏れのリスクが課題になりがちです。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースに新しいレコードが追加されるだけでGoogleカレンダーへの予定作成が自動的に実行されるため、こうした課題を円滑に解決し、スケジュール管理を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• NotionとGoogleカレンダーを併用し、スケジュール管理を手作業で行っている方
• Notionとcalendarツール間の情報連携を自動化し、業務効率を改善したい方
• タスク管理とスケジュール登録の二重入力やヒューマンエラーをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionへのレコード追加を起点に自動で予定が作成されるため、calendarツールへの手動登録にかかる時間を短縮できます
• 手作業による転記が不要になることで、Notionからの情報入力ミスや予定の登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Notion、Googleカレンダー、GmailをYoomと連携します
2. トリガーでNotionを選択し、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」アクションを設定します
3. オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に基づいて後続の処理を分けます
4. オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで反応したページの情報を取得します
5. 次に、Googleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、取得したNotionの情報を基にカレンダーへ予定を登録します
6. その後、Notionの「レコードを更新する（ID検索）」アクションを設定し、Googleカレンダーの予定IDなどをNotionページに反映させます
7. 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、関係者に予定が作成されたことを自動で通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Notionのトリガー設定では、連携の起点としたいデータベースIDを任意で設定してください
• 分岐機能では、Notionから取得したページのステータスなどの情報を基に、後続の処理を分岐させる条件を自由に設定できます
• Googleカレンダーに予定を作成する際、件名や日時、説明などの各項目に、Notionから取得した情報を変数として設定したり、固定値を入力したりすることが可能です
• Notionのレコードを更新するアクションでは、更新対象のレコードを指定する条件や、更新したい項目内容を柔軟にカスタマイズできます
• Gmailで送信するメールの宛先、件名、本文は、固定値のほか、前段のオペレーションで取得した情報を埋め込んで動的に作成できます

■注意事項

• Notion、Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。