Notionにレコードが追加されたらGoogleカレンダーに予定を作成し、Gmailで通知する
Notionにレコードが追加されたらGoogleカレンダーに予定を作成し、Gmailで通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Notion
と
Gmail
と
Googleカレンダー
を自動連携できます。
■概要
Notionでタスクやプロジェクトを管理しているものの、Googleカレンダーへの予定登録は手作業で行っていませんか？GoogleカレンダーとNotionの便利な連携ですが、二重入力の手間や登録漏れのリスクが課題になりがちです。このワークフローを活用すれば、Notionのデータソースに新しいレコードが追加されるだけでGoogleカレンダーへの予定作成が自動的に実行されるため、こうした課題を円滑に解決し、スケジュール管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとGoogleカレンダーを併用し、スケジュール管理を手作業で行っている方
- Notionとcalendarツール間の情報連携を自動化し、業務効率を改善したい方
- タスク管理とスケジュール登録の二重入力やヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionへのレコード追加を起点に自動で予定が作成されるため、calendarツールへの手動登録にかかる時間を短縮できます
- 手作業による転記が不要になることで、Notionからの情報入力ミスや予定の登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、Notion、Googleカレンダー、GmailをYoomと連携します
- トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」アクションを設定します
- オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に基づいて後続の処理を分けます
- オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで反応したページの情報を取得します
- 次に、Googleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、取得したNotionの情報を基にカレンダーへ予定を登録します
- その後、Notionの「レコードを更新する（ID検索）」アクションを設定し、Googleカレンダーの予定IDなどをNotionページに反映させます
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、関係者に予定が作成されたことを自動で通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、連携の起点としたいデータソースIDを任意で設定してください
- 分岐機能では、Notionから取得したページのステータスなどの情報を基に、後続の処理を分岐させる条件を自由に設定できます
- Googleカレンダーに予定を作成する際、件名や日時、説明などの各項目に、Notionから取得した情報を変数として設定したり、固定値を入力したりすることが可能です
- Notionのレコードを更新するアクションでは、更新対象のレコードを指定する条件や、更新したい項目内容を柔軟にカスタマイズできます
- Gmailで送信するメールの宛先、件名、本文は、固定値のほか、前段のオペレーションで取得した情報を埋め込んで動的に作成できます
■注意事項
- Notion、Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
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フローボットトリガー
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データベースが作成または更新されたら
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Webhookを受信したら
ページが作成されたら（Webhook）
ページコンテンツが更新されたら（Webhook）
ページが削除されたら（Webhook）
ページのプロパティが更新されたら（Webhook）
コメントが作成されたら（Webhook）
コメントが更新されたら（Webhook）
コメントが削除されたら（Webhook）
【非推奨】データベースのコンテンツが追加または更新されたら（Webhook）
特定のデータソースのページが作成・更新されたら
データソースのコンテンツが追加または更新されたら（Webhook）
特定のキーワードに一致するメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
予定が作成されたら
フローボットオペレーション
ページ情報を取得
ページを作成（非推奨）
ページにテキストを追加（非推奨）
ページのプロパティを更新（テキストプロパティ）
ページのプロパティを更新（数値プロパティ）
ページのプロパティを更新（セレクトプロパティ）
ページのプロパティを更新（マルチセレクトプロパティ）
ページのプロパティを更新（日付プロパティ）
ページのプロパティを更新（チェックボックスプロパティ）
ページのプロパティを更新（URLプロパティ）
ページのプロパティを更新（メールプロパティ）
ページのプロパティを更新（電話プロパティ）
特定のページのブロック情報を取得
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ファイルをアップロード
フローボットトリガー
ページが作成または更新されたらデータベースが作成または更新されたら【非推奨】特定のデータベースのページが作成・更新されたらWebhookを受信したらページが作成されたら（Webhook）ページコンテンツが更新されたら（Webhook）ページが削除されたら（Webhook）ページのプロパティが更新されたら（Webhook）コメントが作成されたら（Webhook）コメントが更新されたら（Webhook）コメントが削除されたら（Webhook）【非推奨】データベースのコンテンツが追加または更新されたら（Webhook）特定のデータソースのページが作成・更新されたらデータソースのコンテンツが追加または更新されたら（Webhook）
フローボットオペレーション
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フローボットトリガー
特定のキーワードに一致するメールを受信したら特定のラベルのメールを受信したら特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
フローボットオペレーション
メールを検索メッセージをゴミ箱へ移動する特定のメッセージにラベルを追加特定のメッセージのラベルを削除特定のメッセージを取得
フローボットトリガー
予定が作成されたら予定が更新されたら予定が削除されたら
フローボットオペレーション
UTC時間で予定の一覧を取得する（非推奨）予定を作成（非推奨）予定の詳細を取得カレンダーの共有設定を変更カレンダーリストに指定のカレンダーを追加カレンダーリストから指定のカレンダーを削除予定を更新（非推奨）予定の一覧を取得する（非推奨）予定を削除終日予定を作成（非推奨）GoogleMeetなしの予定を作成（非推奨）GoogleMeetなしの終日予定を作成（非推奨）予定を更新予定の一覧を取得する予定を作成（終日）GoogleMeetなしの予定を作成予定を作成GoogleMeetなしの予定を作成（終日）予定を検索する繰り返しの予定を作成繰り返しの予定を作成（終日）予定を更新（終日）予定の主催者を変更予定の一覧を取得する（通常イベントのみ）GoogleMeetなしの予定を更新カレンダーを削除カレンダーを更新カレンダーリストを取得カレンダーを作成指定したカレンダーの予定占有時間を取得する
