Notionから顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをGmailで送信する

■概要

Notionで顧客情報を管理しているものの、会議のたびにGoogleカレンダーへ予定を手入力し、Gmailで案内メールを作成・送信する作業に手間を感じていませんか？こうした繰り返し発生する作業は、時間的な負担だけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Notionのページからワンクリックで、Googleカレンダーへの予定登録と案内メールの送信までを自動化し、会議調整の業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Notionで管理する情報をもとに、手作業で会議調整を行っている営業やCS担当者の方
• Googleカレンダーへの予定登録とGmailでの案内メール作成に手間を感じている方
• 会議調整に伴う事務作業を効率化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionの情報をもとにGoogleカレンダーへの登録とGmailでの案内が自動化されるため、これまで手作業で行っていた会議調整の時間を短縮できます。
• 手作業での情報転記が不要になることで、会議の日時や参加者情報の入力間違い、会議URLの添付漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Notion、Googleカレンダー、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでChrome拡張機能を選択し、Notionのページ上でフローボットを起動するように設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、Notionから取得した情報をもとに会議予定を作成します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した予定の会議URLを含む案内メールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleカレンダーの「予定を作成」では、予定のタイトルや説明欄に、Notionのページから取得した顧客名や会議のアジェンダなどを動的な値として設定することが可能です。
• Gmailの「メールを送る」では、送信先のメールアドレスのほか、メールの件名や本文にNotionの情報やGoogleカレンダーで作成した会議URLを埋め込むなど、柔軟なカスタマイズができます。

‍■注意事項

• Notion、Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。