■概要
契約者リストをもとに、一件ずつ署名依頼を作成・送信する作業は、件数が多くなると手間がかかり、入力ミスなどの懸念も生じます。 特にGMOサインで3者間の署名依頼を行う場合、関係者が増えるため、より慎重な対応が求められます。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの契約者リストから定期的に情報を取得し、GMOサインの3者間署名依頼を一括で自動送信するため、契約業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインを利用し、複数の3者間署名依頼を手作業で行っている契約業務の担当者の方
- Google スプレッドシートで契約者リストを管理しており、署名依頼プロセスを自動化したい方
- 定期的に発生する契約業務の工数を削減し、コア業務に集中できる時間を確保したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した時間にGoogle スプレッドシートのリストから一括で署名依頼を送信するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による宛先や契約内容の転記ミス、署名依頼の送信漏れといったヒューマンエラーを減らし、正確な契約業務の遂行に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGMOサインをYoomと連携します。
- トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローボットを定期実行する日時を設定します。
- オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」を選択し、契約者情報が記載されたシートを指定します。
- オペレーションでGMOサインの「アクセストークンを生成」を設定します。
- 繰り返し機能を使用し、取得した契約者情報1件ずつに対して以下の処理を設定します。
- Google スプレッドシートで契約書の雛形から書類を発行します。
- GMOサインで発行した書類を「封筒用文書」として登録します。
- GMOサインで契約者情報をもとに「封筒への署名依頼（3者間）」を送信します。
- Google スプレッドシートの該当レコードを更新し、依頼済みであることがわかるようにステータスを変更します。
- 最後に、オペレーションで「メールを送る」を設定し、担当者へ処理完了の通知を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、フローボットを実行したい任意の時間帯（毎日、毎週、特定の日時など）を設定してください。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、契約者リストが記載されているファイルやシートを任意のものに設定してください。
- 書類を発行するオペレーションでは、契約書の雛形として使用するGoogle スプレッドシートのファイルを任意のものに設定してください。
- 「メールを送る」オペレーションでは、処理完了を通知するメールの宛先、件名、本文を任意の内容に設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシートとGMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
