Google スプレッドシートの契約リストを一括でGMOサインに署名依頼（3者間）を送信する
Google スプレッドシートの契約リストを一括でGMOサインに署名依頼（3者間）を送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
GMOサイン
と
Google スプレッドシート
を自動連携できます。
■概要
契約者リストをもとに、一件ずつ署名依頼を作成・送信する作業は、件数が多くなると手間がかかり、入力ミスなどの懸念も生じます。 特にGMOサインで3者間の署名依頼を行う場合、関係者が増えるため、より慎重な対応が求められます。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの契約者リストから定期的に情報を取得し、GMOサインの3者間署名依頼を一括で自動送信するため、契約業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインを利用し、複数の3者間署名依頼を手作業で行っている契約業務の担当者の方
- Google スプレッドシートで契約者リストを管理しており、署名依頼プロセスを自動化したい方
- 定期的に発生する契約業務の工数を削減し、コア業務に集中できる時間を確保したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した時間にGoogle スプレッドシートのリストから一括で署名依頼を送信するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による宛先や契約内容の転記ミス、署名依頼の送信漏れといったヒューマンエラーを減らし、正確な契約業務の遂行に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGMOサインをYoomと連携します。
- トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローボットを定期実行する日時を設定します。
- オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」を選択し、契約者情報が記載されたシートを指定します。
- オペレーションでGMOサインの「アクセストークンを生成」を設定します。
- 繰り返し機能を使用し、取得した契約者情報1件ずつに対して以下の処理を設定します。
- Google スプレッドシートで契約書の雛形から書類を発行します。
- GMOサインで発行した書類を「封筒用文書」として登録します。
- GMOサインで契約者情報をもとに「封筒への署名依頼（3者間）」を送信します。
- Google スプレッドシートの該当レコードを更新し、依頼済みであることがわかるようにステータスを変更します。
- 最後に、オペレーションで「メールを送る」を設定し、担当者へ処理完了の通知を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、フローボットを実行したい任意の時間帯（毎日、毎週、特定の日時など）を設定してください。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、契約者リストが記載されているファイルやシートを任意のものに設定してください。
- 書類を発行するオペレーションでは、契約書の雛形として使用するGoogle スプレッドシートのファイルを任意のものに設定してください。
- 「メールを送る」オペレーションでは、処理完了を通知するメールの宛先、件名、本文を任意の内容に設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシートとGMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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署名が完了したら
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署名位置の設定と署名依頼 ※契約印タイプ （立会人型）
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署名が完了したら
フローボットオペレーション
文書情報の登録アクセストークンの生成トランザクションIDの取得署名位置の設定と署名依頼 ※契約印タイプ （立会人型）署名位置の設定と署名依頼 ※実印タイプ（当事者型）封筒署名処理の実行 文書状態の取得文書のアップロードテンプレート署名依頼文書詳細情報の編集テンプレート署名依頼（相手先署名のみ）署名済文書の取得文書の取得フォルダ情報の一覧の取得封筒用文書の登録封筒への署名依頼封筒への署名依頼（相手先署名のみ）封筒への署名依頼（3者間）封筒状態の取得ユーザー検索文書詳細情報の取得フォルダ情報を取得する封筒への署名依頼（4者間）文書をダウンロード契約締結証明書を取得封筒を削除封筒情報を取得
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