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「フォームの回答内容を、一件ずつOutlookカレンダーに手入力するのが面倒…」
「チャットやタスク管理ツールの重要な更新を見逃さないよう、Outlookにも通知が欲しい…」
様々なツールとOutlookの間で発生する情報の転記や確認作業に、このような手間やストレスを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">フォームで受信した内容をOutlookの予定として自動で登録したり、各種ツールでの更新情報をOutlookへ自動で通知したりできる仕組み</span>があれば、これらの定型業務から解放され、より重要なコア業務に集中する時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。ぜひこの機会に導入して日々の業務をもっと効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">様々なアプリとOutlookを連携させる業務フローの自動化テンプレート</span>が用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーから今すぐ自動化を体験してみましょう！
日常的に利用する様々なツールとOutlookを連携させることで、これまで手作業で行っていた情報共有やスケジュール管理を自動化できます。
入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性とスピードを向上させましょう。
ここでは、具体的な自動化のテンプレートをご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Googleフォームなどのフォームツールに回答が送信された際に、その内容をOutlookの予定として自動で登録したり、メールで通知したりできるため、イベントの申し込み管理や問い合わせ対応にかかる手間を削減できます。
Discordなどのチャットツールで特定のメッセージが投稿された際に、その内容をOutlookへ自動で通知できるため、重要なコミュニケーションの見逃しを防ぎ、迅速な対応が可能になります。
Asanaなどのタスク管理ツールで新しいタスクが追加された時に、その情報をOutlookへ自動で通知できるので、チーム内のタスク共有をスムーズにし、担当者の対応漏れを防ぐことにも繋がります。
それではここから代表的な例として、「Googleフォームに回答が送信されたら、その内容をもとにOutlookに予定を自動で登録する」フローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
【Googleフォームのマイアプリ連携】
検索窓にGoogleフォームと入力し、選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
アカウント選択画面になるので、連携するアカウントをクリックします。
以下の画面が表示されたら、記載事項を確認し、アカウントが正しければ「次へ」をクリックしましょう。
「続行」をクリックします。
すると、マイアプリにGoogleフォームが追加されます。
これでGoogleフォームの登録は完了です！
【Outlookのマイアプリ連携】
以下のナビをご参照ください。※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ手順と注意事項|Yoomヘルプセンター
ここから、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピー成功です。
次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
最初の設定です！
ここから「Googleフォームの回答内容をもとに、Outlookに予定を登録する」フローの設定に入ります！
まずは、以下の赤枠をクリックしてください。
下記の内容を確認後、「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で設定をする前に、トリガーとなるGoogleフォームの設定を行います。
今回はこのようなフォームを用意しました！
次のステップでOutlookにイベントを登録するので、日時の入力方法を指定しました。
フォームの用意ができたら、回答をしてください。
Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう。
テストが成功すると、以下の画像のようなアウトプットが表示されます。
以下の画像では、「タイトル」や「開始日時」などの項目横にアウトプットが表示されていません。このような場合、「取得する値を追加」をクリックしましょう！
※詳しい説明は以下を参考にしてください。
Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法
追加したい情報の横にある「＋」マークをクリックし、「追加」をクリックしてください。
※上記の画面で、追加した情報の項目名を任意で変更してください。
追加した項目にカーソルを合わせると、赤枠のマークが表示されます。
次に表示される画面で変更が可能です。
すべての設定が完了したら、「保存する」をクリックして次に進みましょう！
最後の設定です。以下の赤枠をクリックしましょう！
以下の内容を確認し、画面を下にスクロールしてください。
続いて、「タイトル」の必須項目を設定しましょう！
入力欄をクリックして表示されるアウトプットから引用して設定してください。
次に「開始日時」と「終了日時」を入力します。
こちらもアウトプットを引用して入力しましょう。
他の項目を任意で設定したあと「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると、アウトプットが表示されます。確認後、「保存する」を押します。
以上で、「Googleフォームの回答内容をもとに、Outlookに予定を登録する」フローの完成です。
設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが自動的に起動するようになります。
普段お使いのアプリとOutlookを組み合わせて、さらなる業務の効率化を進めましょう！
メールの受信をきっかけに、AIが内容を要約してチャットツールへ送る操作や、PDFのデータをデータベースへ転記する操作を自動化可能。労務管理クラウドや営業支援ツールと連携すれば、予約登録やリード獲得時といったアクションを自動で通知できます。
GoogleフォームとOutlookの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたフォーム回答内容の転記や予定登録作業から解放され、日程調整のミスや対応漏れを防ぐことができます。</span>
問い合わせや申し込みへの対応が迅速になり、顧客満足度の向上に繋がるだけでなく、本来注力すべきコア業務に集中できる環境も整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」は、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：連携が失敗した場合、どうやって気づけますか？
A：連携が失敗した場合、Yoomにご登録いただいているメールアドレスへ通知が届きます。通知内にはエラー原因を記載しておりますので、そちらからご確認いただけます。
エラーの対処法などでお困りの際は、ヘルプページまたは、こちらをご確認ください。
Q：Outlookの「予定登録」以外に何ができますか？（メール送信、タスク作成など）
A：はい、YoomではOutlookの予定登録だけでなく、メール送信やタスク作成なども可能です。
たとえば、フォーム回答が届いたらOutlookの予定を作成し、Microsoft TeamsやSlackに通知を送ることもできます。
運用に応じて柔軟に組み合わせられるのが特徴です。
Q：Googleフォーム以外のフォームツールも使えますか？
A：はい、使えます。
YoomはGoogleフォームだけでなく、Typeform、Jotformなど主要なフォームツールと連携できます。
用途に合わせて幅広いフォーム基盤で活用できます。
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