Googleフォームの回答内容をもとに、Outlookに予定を登録する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた面接の予約やイベントの申し込みなどを、手作業でOutlookのカレンダーに一つひとつ登録していませんか？この作業は時間がかかる上に、日時の入力間違いや登録漏れといったミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、その内容を基にOutlookへ予定が自動で登録されるため、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで面接や説明会などの日程調整を行っている採用担当者の方
- セミナーやイベントの参加申込をGoogleフォームで受け付けているマーケティング担当者の方
- GoogleフォームとOutlookを利用した業務の転記作業を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答をきっかけにOutlookへ自動で予定が登録されるため、手作業で情報を転記する時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業で発生しがちな日時の入力間違いや予定の登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「自分のカレンダーにイベントを登録する」アクションを設定し、フォームの回答内容と連携させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたい任意のフォームを指定してください。
- Outlookのイベント登録アクションでは、件名や開始・終了日時、場所といった各項目に、固定のテキストだけでなく、Googleフォームで取得した回答内容を埋め込んで設定することが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
「フォームの回答内容を、一件ずつOutlookカレンダーに手入力するのが面倒…」
「チャットやタスク管理ツールの重要な更新を見逃さないよう、Outlookにも通知が欲しい…」
様々なツールとOutlookの間で発生する情報の転記や確認作業に、このような手間やストレスを感じていませんか？
もし、フォームで受信した内容をOutlookの予定として自動で登録したり、各種ツールでの更新情報をOutlookへ自動で通知したりできる仕組みがあれば、これらの定型業務から解放され、より重要なコア業務に集中する時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。ぜひこの機会に導入して日々の業務をもっと効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには様々なアプリとOutlookを連携させる業務フローの自動化テンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーから今すぐ自動化を体験してみましょう！
Googleフォームの回答内容をもとに、Outlookに予定を登録する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた面接の予約やイベントの申し込みなどを、手作業でOutlookのカレンダーに一つひとつ登録していませんか？この作業は時間がかかる上に、日時の入力間違いや登録漏れといったミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、その内容を基にOutlookへ予定が自動で登録されるため、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで面接や説明会などの日程調整を行っている採用担当者の方
- セミナーやイベントの参加申込をGoogleフォームで受け付けているマーケティング担当者の方
- GoogleフォームとOutlookを利用した業務の転記作業を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答をきっかけにOutlookへ自動で予定が登録されるため、手作業で情報を転記する時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業で発生しがちな日時の入力間違いや予定の登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「自分のカレンダーにイベントを登録する」アクションを設定し、フォームの回答内容と連携させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたい任意のフォームを指定してください。
- Outlookのイベント登録アクションでは、件名や開始・終了日時、場所といった各項目に、固定のテキストだけでなく、Googleフォームで取得した回答内容を埋め込んで設定することが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlook連携を自動化するテンプレート
日常的に利用する様々なツールとOutlookを連携させることで、これまで手作業で行っていた情報共有やスケジュール管理を自動化できます。
入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性とスピードを向上させましょう。
ここでは、具体的な自動化のテンプレートをご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
フォームの回答をもとにOutlookと連携する
Googleフォームなどのフォームツールに回答が送信された際に、その内容をOutlookの予定として自動で登録したり、メールで通知したりできるため、イベントの申し込み管理や問い合わせ対応にかかる手間を削減できます。
Googleフォームの回答内容をもとに、Outlookに予定を登録する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた面接の予約やイベントの申し込みなどを、手作業でOutlookのカレンダーに一つひとつ登録していませんか？この作業は時間がかかる上に、日時の入力間違いや登録漏れといったミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、その内容を基にOutlookへ予定が自動で登録されるため、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで面接や説明会などの日程調整を行っている採用担当者の方
- セミナーやイベントの参加申込をGoogleフォームで受け付けているマーケティング担当者の方
- GoogleフォームとOutlookを利用した業務の転記作業を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答をきっかけにOutlookへ自動で予定が登録されるため、手作業で情報を転記する時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業で発生しがちな日時の入力間違いや予定の登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「自分のカレンダーにイベントを登録する」アクションを設定し、フォームの回答内容と連携させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたい任意のフォームを指定してください。
- Outlookのイベント登録アクションでは、件名や開始・終了日時、場所といった各項目に、固定のテキストだけでなく、Googleフォームで取得した回答内容を埋め込んで設定することが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
チャットツールの情報をもとにOutlookと連携する
Discordなどのチャットツールで特定のメッセージが投稿された際に、その内容をOutlookへ自動で通知できるため、重要なコミュニケーションの見逃しを防ぎ、迅速な対応が可能になります。
Discordで特定のメッセージが送信されたら、Outlookで通知する
試してみる
■概要
Discordでのコミュニケーションは活発な反面、重要なメッセージが他の通知に埋もれてしまい、確認が遅れることはないでしょうか。特に複数のチャンネルを管理していると、すべての情報を追いかけるのは大変です。
このワークフローを活用すれば、Discordの特定チャンネルにメッセージが投稿された際に、自動でOutlookにメール通知を送信できます。手動での確認作業をなくし、重要な情報の見逃しを防ぎ、スムーズな対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Discordを主要な連絡ツールとして利用し、重要な通知を見逃したくない方
- Outlookのメールでタスクや通知を一元管理し、業務を効率化したい方
- 手作業による情報連携でのミスや、確認の遅れといった課題を解消したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Discordで特定のメッセージが送信されると自動でOutlookにメールが届くため、重要な情報の見逃しといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります
- Discordのチャンネルを常時監視する必要がなくなり、確認作業の手間を省くことで、本来のコア業務に集中する時間を確保できます
■フローボットの流れ
- はじめに、DiscordとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のキーワードが含まれるメッセージなど、条件に合致した場合のみ後続のアクションが実行されるようにします
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、任意の宛先に通知メールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Discordのトリガー設定では、通知の対象としたいサーバーIDやチャンネルIDを任意で設定してください
- 分岐機能では、Discordから取得したメッセージ内容などを基に、「特定のキーワードが含まれる場合」といった後続アクションを実行する条件を自由に設定できます
- Outlookのメール送信設定では、宛先、件名、本文を自由にカスタマイズ可能です。Discordのメッセージ内容などの情報を変数として本文に含めることもできます
■注意事項
- Discord、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
タスク管理ツールの情報をもとにOutlookと連携する
Asanaなどのタスク管理ツールで新しいタスクが追加された時に、その情報をOutlookへ自動で通知できるので、チーム内のタスク共有をスムーズにし、担当者の対応漏れを防ぐことにも繋がります。
Asanaに新しいタスクが追加されたら、Outlookで通知する
試してみる
■概要
タスク管理ツールのAsanaで新しいタスクが追加された際、確認漏れや対応の遅れに課題を感じていませんか。都度Asanaを開いて確認したり、手動で通知を送ったりするのは非効率です。
このワークフローは、Asanaに新しいタスクが追加されると、自動でOutlookから指定の宛先にメールを送信します。タスク発生をリアルタイムに把握でき、スムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとOutlookを併用しており、タスクの見逃しや共有漏れを防ぎたい方
- チーム内のタスク発生を、手作業の連絡ではなく自動で通知したい方
- Outlookでのメール確認をメインとしており、Asanaの更新を効率的に把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクが追加されると自動でOutlookへメールが送信されるため、これまで手動での通知や確認に費やしていた時間を別の業務に充てられます。
- タスク追加をリアルタイムに関係者へ通知できるので、重要なタスクの見落としや対応遅れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、Asanaのタスク情報を基にした通知メールが自動で送信されるように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、通知対象としたいワークスペースIDやプロジェクトIDを任意で指定することが可能です。
- Outlookのメール送信設定では、宛先や件名、メッセージ本文を自由に設定できます。Asanaのトリガーで取得したタスク名などの情報を、変数としてメールの件名や本文に含めることも可能です。
■注意事項
- Asana、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
GoogleフォームとOutlookを連携して予定登録を自動化するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、「Googleフォームに回答が送信されたら、その内容をもとにOutlookに予定を自動で登録する」フローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GoogleフォームとOutlookのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Googleフォームのトリガー設定とOutlookのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Googleフォームの回答内容をもとに、Outlookに予定を登録する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた面接の予約やイベントの申し込みなどを、手作業でOutlookのカレンダーに一つひとつ登録していませんか？この作業は時間がかかる上に、日時の入力間違いや登録漏れといったミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、その内容を基にOutlookへ予定が自動で登録されるため、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで面接や説明会などの日程調整を行っている採用担当者の方
- セミナーやイベントの参加申込をGoogleフォームで受け付けているマーケティング担当者の方
- GoogleフォームとOutlookを利用した業務の転記作業を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答をきっかけにOutlookへ自動で予定が登録されるため、手作業で情報を転記する時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業で発生しがちな日時の入力間違いや予定の登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「自分のカレンダーにイベントを登録する」アクションを設定し、フォームの回答内容と連携させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたい任意のフォームを指定してください。
- Outlookのイベント登録アクションでは、件名や開始・終了日時、場所といった各項目に、固定のテキストだけでなく、Googleフォームで取得した回答内容を埋め込んで設定することが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：GoogleフォームとOutlookをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
【Googleフォームのマイアプリ連携】
検索窓にGoogleフォームと入力し、選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
アカウント選択画面になるので、連携するアカウントをクリックします。
以下の画面が表示されたら、記載事項を確認し、アカウントが正しければ「次へ」をクリックしましょう。
「続行」をクリックします。
すると、マイアプリにGoogleフォームが追加されます。
これでGoogleフォームの登録は完了です！
【Outlookのマイアプリ連携】
以下のナビをご参照ください。※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ手順と注意事項|Yoomヘルプセンター
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
Googleフォームの回答内容をもとに、Outlookに予定を登録する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた面接の予約やイベントの申し込みなどを、手作業でOutlookのカレンダーに一つひとつ登録していませんか？この作業は時間がかかる上に、日時の入力間違いや登録漏れといったミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、その内容を基にOutlookへ予定が自動で登録されるため、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで面接や説明会などの日程調整を行っている採用担当者の方
- セミナーやイベントの参加申込をGoogleフォームで受け付けているマーケティング担当者の方
- GoogleフォームとOutlookを利用した業務の転記作業を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答をきっかけにOutlookへ自動で予定が登録されるため、手作業で情報を転記する時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業で発生しがちな日時の入力間違いや予定の登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「自分のカレンダーにイベントを登録する」アクションを設定し、フォームの回答内容と連携させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたい任意のフォームを指定してください。
- Outlookのイベント登録アクションでは、件名や開始・終了日時、場所といった各項目に、固定のテキストだけでなく、Googleフォームで取得した回答内容を埋め込んで設定することが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピー成功です。
次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：トリガーとなるGoogleフォームの設定
最初の設定です！
ここから「Googleフォームの回答内容をもとに、Outlookに予定を登録する」フローの設定に入ります！
まずは、以下の赤枠をクリックしてください。
下記の内容を確認後、「次へ」をクリックしましょう！
- タイトル：任意で修正
- 連携するアカウント：合っているかを確認
- アクション：「フォームに回答が送信されたら」を選択
次の画面で設定をする前に、トリガーとなるGoogleフォームの設定を行います。
今回はこのようなフォームを用意しました！
次のステップでOutlookにイベントを登録するので、日時の入力方法を指定しました。
フォームの用意ができたら、回答をしてください。
Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう。
-
「トリガーの起動時間」：5分・10分・15分・30分・60分から選択してください。基本的には最短の時間を設定しておくのがおすすめです！
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
-
「フォームID」：入力欄下の注釈を参考にして入力してください。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、以下の画像のようなアウトプットが表示されます。
以下の画像では、「タイトル」や「開始日時」などの項目横にアウトプットが表示されていません。このような場合、「取得する値を追加」をクリックしましょう！
※詳しい説明は以下を参考にしてください。
Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法
追加したい情報の横にある「＋」マークをクリックし、「追加」をクリックしてください。
※上記の画面で、追加した情報の項目名を任意で変更してください。
追加した項目にカーソルを合わせると、赤枠のマークが表示されます。
次に表示される画面で変更が可能です。
すべての設定が完了したら、「保存する」をクリックして次に進みましょう！
ステップ4：Outlookのアクション設定
最後の設定です。以下の赤枠をクリックしましょう！
以下の内容を確認し、画面を下にスクロールしてください。
- タイトル：任意で修正
- 連携するアカウント：間違いがないかを確認
- アクション：「自分のカレンダーにイベントを登録する」を選択
続いて、「タイトル」の必須項目を設定しましょう！
入力欄をクリックして表示されるアウトプットから引用して設定してください。
次に「開始日時」と「終了日時」を入力します。
こちらもアウトプットを引用して入力しましょう。
他の項目を任意で設定したあと「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると、アウトプットが表示されます。確認後、「保存する」を押します。
以上で、「Googleフォームの回答内容をもとに、Outlookに予定を登録する」フローの完成です。
ステップ5：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが自動的に起動するようになります。
Outlookを使った便利な自動化例
普段お使いのアプリとOutlookを組み合わせて、さらなる業務の効率化を進めましょう！
メールの受信をきっかけに、AIが内容を要約してチャットツールへ送る操作や、PDFのデータをデータベースへ転記する操作を自動化可能。労務管理クラウドや営業支援ツールと連携すれば、予約登録やリード獲得時といったアクションを自動で通知できます。
STORES予約で予約が登録されたら予約者に自動でOutlookメールを送信する
試してみる
■概要
STORES予約で予約が登録されたら予約者に自動でOutlookを送信するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.予約管理を効率化したい方
・メール送信までのプロセスを効率化して人的ミスを削減したい方
2.STORES予約で予約受付をしている事業者
・予約受付後に手動で予約確認メールを送信する手間を省いて自動化することで業務効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
STORES予約で予約を受け付けているが、予約が入るたびにOutlookで確認メールを送信するのは労力がかかり人的なミスの懸念もあります。
[STORES予約で予約が登録されたら予約者に自動でOutlookを送信する]テンプレートを導入することによって、予約情報が登録されると予約者にリアルタイムでOutlookメールを通知することができます。STORES予約とOutlookを連携することで予約管理を効率化し業務効率の改善に繋がります。
■注意事項
・STORES予約、OutlookとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Salesforceでリード情報が登録されたら、Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、Outlookを開いて手作業でフォローメールを送るのは手間がかかりませんか。また、対応が遅れたり、宛先を間違えたりといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Salesforceへのリード登録をきっかけに、Outlookから指定した内容のメールを自動で送信でき、リードへの迅速なアプローチが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceのリード情報を基に、Outlookでメールを手動作成・送信している方
- リード獲得後の初回アプローチの速度と正確性を向上させたいと考えている営業担当者の方
- 定型的なメール送信業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceへのリード登録後、即座にメールが自動送信されるため、対応時間を短縮し、迅速な顧客対応を実現します。
- 手作業によるメールの作成や送信が不要になるため、宛先間違いや内容の記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとOutlookをYoomと連携します。
- トリガーでSalesforceを選択し、「アプリトリガー」を設定して、リードが新規作成されたことを検知できるようにします。
- 次に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。
- 最後に、Salesforceから取得したリードのメールアドレスや氏名などの情報を活用し、送信するメールの宛先や本文を設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのトリガー設定では、ご利用の環境に合わせてマイドメインURLや、対象となるオブジェクトのAPI参照名（例: Lead）を設定してください。
- Outlookで送信するメールの件名や本文は自由に編集が可能です。Salesforceから取得した会社名や担当者名などを本文に差し込むことで、パーソナライズされたメールを送信できます。
■注意事項
- SalesforceとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Outlookで受信したPDFや画像をOCRで読み取り、抽出結果をGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Outlookで受信した請求書や発注書などのPDFや画像を、都度手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか？こうした定型業務は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、メールの受信をきっかけに添付ファイルの情報をOCR機能で自動で読み取り、Google スプレッドシートへ記録することが可能です。手作業での転記業務から解放され、業務の正確性と生産性の向上に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookに届く添付ファイルの内容を手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
- 請求書や注文書のデータ入力業務において、入力ミスをなくし業務の正確性を高めたい方
- OCRを活用した業務自動化に関心があり、具体的なDXの進め方を探している担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信からデータ転記までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より付加価値の高い業務に集中できます。
- 手作業による転記がなくなることで、金額や品目などの入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookの「メールを受信したら」というトリガーアクションを設定します。
- オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定し、添付ファイルを取り込みます。
- OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションで、抽出したテキストを指定のシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定の差出人のメールアドレスや件名など、条件に合致するメールのみを対象としてワークフローを起動するようにカスタムできます。
- OCR機能では、対象ファイルの抽出項目を任意で設定可能です。
- Google スプレッドシートへの追加アクションでは、出力先のシートや、OCR機能で抽出したどの情報をどの列に書き込むかを自由に設定できます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookにメールが届いたら、Gmailでメール本文を送信する
試してみる
■概要
Outlookに新しいメールが届いたら、Gmailにメール本文を送信するフローです。
OutlookとGmailを連携することで、手動でメールの受信した内容をGmailに転記する必要がなく、
素早い情報の共有や対応の抜け漏れ防止を実現しメールをひとつにまとめることができます。
■注意事項
・Outlook、GmailそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookで受信したメール内容をAIで要約してMicrosoft Teamsに自動転送する
試してみる
■概要
日々Outlookに届く大量のメール、特に長文の内容把握やチームへの共有に時間を取られていませんか。
手作業でのコピペや要約は手間がかかるだけでなく、共有漏れや遅延の原因にもなり得ます。
このワークフローは、Outlookで受信した特定のメールをAIが自動で要約し、Microsoft Teamsへ通知する一連の流れを自動化します。
これにより、情報共有の迅速化と業務効率の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとMicrosoft Teamsを連携させ、メールの情報共有を効率化したい方
- 重要なメールの内容をAIで要約し、チームへ迅速に共有したいと考えている方
- 手作業でのメール確認や転記作業から解放され、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで受信したメールをAIが自動で要約しMicrosoft Teamsへ投稿するため、手作業での確認や転記にかかる時間を短縮できます。
- 自動化によって重要なメールの見落としやチームへの共有漏れを防ぎ、確実な情報伝達を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでAIによる要約機能を設定し、受信したメールの本文を要約します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、要約した内容を指定のチャネルに投稿します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookは、任意の受信フォルダを設定できます。
- 要約の条件や文字数は、目的に合わせて自由にカスタマイズできます。
- Microsoft Teamsは、任意の通知先を設定可能です。また、メッセージはメールの送信元や要約内容など、前段で取得した値の変数と固定のテキストを組み合せて設定できます。
■注意事項
- Outlook、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
GoogleフォームとOutlookの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたフォーム回答内容の転記や予定登録作業から解放され、日程調整のミスや対応漏れを防ぐことができます。
問い合わせや申し込みへの対応が迅速になり、顧客満足度の向上に繋がるだけでなく、本来注力すべきコア業務に集中できる環境も整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」は、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：連携が失敗した場合、どうやって気づけますか？
A：連携が失敗した場合、Yoomにご登録いただいているメールアドレスへ通知が届きます。通知内にはエラー原因を記載しておりますので、そちらからご確認いただけます。
エラーの対処法などでお困りの際は、ヘルプページまたは、こちらをご確認ください。
Q：Outlookの「予定登録」以外に何ができますか？（メール送信、タスク作成など）
A：はい、YoomではOutlookの予定登録だけでなく、メール送信やタスク作成なども可能です。
たとえば、フォーム回答が届いたらOutlookの予定を作成し、Microsoft TeamsやSlackに通知を送ることもできます。
運用に応じて柔軟に組み合わせられるのが特徴です。
Q：Googleフォーム以外のフォームツールも使えますか？
A：はい、使えます。
YoomはGoogleフォームだけでなく、Typeform、Jotformなど主要なフォームツールと連携できます。
用途に合わせて幅広いフォーム基盤で活用できます。
