■概要
日々Outlookに届く大量のメール、特に長文の内容把握やチームへの共有に時間を取られていませんか。
手作業でのコピペや要約は手間がかかるだけでなく、共有漏れや遅延の原因にもなり得ます。
このワークフローは、Outlookで受信した特定のメールをAIが自動で要約し、Microsoft Teamsへ通知する一連の流れを自動化します。
これにより、情報共有の迅速化と業務効率の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとMicrosoft Teamsを連携させ、メールの情報共有を効率化したい方
- 重要なメールの内容をAIで要し、チームへ迅速に共有したいと考えている方
- 手作業でのメール確認や転記作業から解放され、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで受信したメールをAIが自動で要約しMicrosoft Teamsへ投稿するため、手作業での確認や転記にかかる時間を短縮できます。
- 自動化によって重要なメールの見落としやチームへの共有漏れを防ぎ、確実な情報伝達を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の差出人や件名など、自動化の対象としたいメールの条件を指定します。
- 続けて、オペレーションでAIによる要約機能を設定し、受信したメールの本文を要約します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、要約した内容を指定のチャネルに投稿します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーに設定するOutlookは、Gmailなどの他のメールサービスに変更して、同様のワークフローを構築することも可能です。
- 分岐の条件は、特定の差出人や件名に含まれるキーワードなど、ご利用のシーンに合わせて柔軟に設定できます。
- 通知先となるMicrosoft Teamsは、Slackなど普段お使いの他のビジネスチャットツールに変更できます。
■注意事項
- Outlook、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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