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「Dropboxに新しいファイルをアップロードするたび、関係部署にOutlookの通知メールを手作業で送信している…」
「チームで共有されたファイルをすぐ確認したいのに、通知がなくて気付くのが遅れてしまう…」
このようにDropboxとOutlookを日常的に利用する中で、手作業による情報連携に手間やタイムラグを感じていませんか？
もし<span class="mark-yellow">Dropboxにファイルが追加された際、必要な情報をOutlookへ自動通知する仕組み</span>があれば、こうした日々の細かなストレスから解放されますね。その結果、よりスムーズな情報共有と業務連携を実現できます。
今回ご紹介する自動化フローは、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できる方法を使います。すぐ業務に取り入れられるので、ぜひこの機会に導入して反復作業から解放されましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">DropboxとOutlookを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
すぐ試したい方は以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
DropboxとOutlookのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたファイル共有に関する連絡業務を自動化できます。
これにより情報伝達のスピードと正確性が向上し、チーム全体の業務効率を改善するのに役立つでしょう。
ここでは具体的な自動化例をいくつかご紹介します。ご自身の業務に当てはまるものや、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
Dropboxの特定フォルダにファイルがアップロードされた際、その旨をOutlookで指定の宛先に自動通知するフローです。
<span class="mark-yellow">関係者へのファイル共有の連絡を手動で行う手間がなくなり、スピーディーな情報共有が実現</span>します。確認漏れや対応の遅れを防ぐのにも役立ちますね。この自動化は、Dropboxでのアクションをトリガーに直接Outlookへ情報連携するシンプルな構成です。
Dropboxに請求書や契約書などの書類ファイルがアップロードされた際、OCR機能でファイル内のテキスト情報を自動で読み取り、その内容（支払期日・契約更新日など）をもとにOutlookの予定を自動で作成するフローです。
<span class="mark-yellow">手作業での情報転記やスケジュール登録の手間を省き、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防止</span>します。この自動化を活用して、重要な期日管理を正確に行いましょう。
それでは早速、実際にDropboxとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用してノーコードで連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はDropboxでファイルが格納されたら、Outlookで通知するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からDropboxを検索してください。
お使いのアカウントを選択、またはメールアドレスを入力し「続行」をクリックします。
パスワードを入力し「ログイン」をクリックしましょう。
「許可」をクリックするとDropboxのマイアプリ連携が完了します。
同様にOutlookを検索してください。こちらはMicrosoftアカウントにログインするだけで連携完了です。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
はじめに、Dropboxの特定フォルダにファイルを格納しておきましょう。
今回は例として「経理」フォルダを作成し、請求書のPDFファイルをアップロードしました。
準備できたらYoomの設定画面に戻り「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」のまま「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択してください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、先ほどファイルを格納したフォルダのパスを入力しましょう。今回でいうと「/経理」です。
最後に、トリガー対象となるファイル名のキーワードを入力してください。例として「.pdf」という拡張子をキーワードにしました。
設定が完了したらテストしましょう。
成功したら保存してください。ここで取得したアウトプットの値は次のステップで活用します。
先ほどのトリガーで取得した情報をもとに、ファイルをダウンロードします。
「ファイルをダウンロードする」をクリックしましょう。
ステップ3と同様、アクションは「ファイルをダウンロード」のまま「次へ」をクリック。
フォルダのパス・ファイル名には、ステップ3で取得したアウトプットが以下のように引用されて予め設定されています。
内容を確認してテストしてください。
成功したら保存しましょう。ファイルがダウンロードされました！
「ダウンロード」からファイルの内容を確認することもできます。
先ほどダウンロードしたファイルをOutlookで送信します。
「メールを送る」でできることもご参照ください。
「メールを送る」をクリック。
メールの設定に入ります。まず連携するアカウントが正しいか確認しましょう。
次に、Toに任意のメールアドレスを入力してください。CC・BCCの設定も可能です。
最後に件名と本文を入力しましょう。
固定の文章や、Dropboxから取得したアウトプットなどの変数を組み合わせて自由にカスタマイズできます。
通知したい形式で設定してみてください。
添付ファイルの欄も、ダウンロードしたファイルが既に設定されています。
メール内容の設定が完了したら「次へ」をクリックしましょう。
メール送信のテスト画面に移るので、内容に誤りがないか確認してテストしてください。
※「テスト」をクリックすると実際にメールが送信されます。送付されてもいいアドレスか事前にご確認いただくと安心です。
※テストが成功しない場合、Toに設定されているアドレスがアドレス形式になっていない可能性があります。@などが大文字になっていないかを確認してみてください。それでも成功しない場合は、再度マイアプリ連携を実施することで解消する場合があります。
成功したら保存しましょう。
連携したOutlookアドレスから、Dropboxのファイルが送信されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Dropboxでファイルが格納されたら、Outlookで通知する方法でした！
今回はDropboxからOutlookへデータ連携する方法をご紹介しました。
逆にOutlookからDropboxへデータ連携したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
メールで受け取った重要な添付ファイルを自動で整理・保管する際に便利です。
Outlookで特定の条件（差出人・件名・キーワードなど）に合致するメールを受信した際、そのメールに添付されているファイルを自動で抽出し、Dropboxの指定フォルダにアップロードするフローです。
<span class="mark-yellow">重要な添付ファイルを都度手動でダウンロードして保存する手間をなくし、ファイルの保存漏れや紛失のリスクを軽減</span>します。
一通のメールに複数のファイルが添付されている場合でも、それら全てのファイルを自動で一括してDropboxの指定フォルダにアップロードするフローです。
<span class="mark-yellow">複数の資料を一度に受け取ることが多い業務において、一つひとつファイルを保存する煩雑な作業を自動化</span>することで、ファイル管理の正確性とスピードを向上させるのに役立ちます。
DropboxやOutlookのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Dropboxで特定のフォルダ内でファイルが作成されたら、OCRして特定の条件でのみHunterにリードを作成したり、Mailchimpにコンタクトを追加したりできます。また、Google Driveにファイルがアップロードされたら、Dropboxにバックアップしたり、BPMプロセスの結果がアップロードされたら、OCR後にAIでパフォーマンスを分析しGoogle スプレッドシートに追加したりすることも可能です。さらに、DropboxにCDPデータがアップロードされたら、OCR後にAIで顧客インサイトを分析しGoogle スプレッドシートに追加するといった自動化も行えます。
定期的にアンケートの集計結果をHugging Faceで要約し、Outlookに通知したり、Outlookで受信した名刺画像をOCRで読み取り、kintoneにデータを追加したりできます。また、Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、Perplexityで翻訳してOutlookで通知したり、BoxにPDFがアップロードされたら、オンラインツールでDWGに変換してOutlookで送信したりすることも可能です。さらに、Salesforceで新規取引先オブジェクトが登録されたら、Outlookに通知するといった自動化も行えます。
DropboxとOutlookの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル共有の連絡や添付ファイルの保存といった定型業務にかかる時間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これによりチーム内の情報伝達がより迅速かつ正確になり、担当者は本来注力すべきコア業務に集中する理想的な環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールYoomを活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：特定のファイル「名」で絞り込めますか？
A：可能です。記事の例にあるような拡張子だけでなく、例えば「請求書」といった単語を含むファイル名でも設定できます。
Q：Outlookの差出人（From）は変更できますか？
A：可能です。連携するアカウントをお使いのものに変更してください。
Q：フォルダ名を変更した場合、再設定は必要ですか？
A：はい、必要です。トリガー設定で新しいフォルダのパスに修正してください。
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