Asanaに新しいタスクが追加されたら、Outlookで通知する

■概要

タスク管理ツールのAsanaで新しいタスクが追加された際、確認漏れや対応の遅れに課題を感じていませんか。都度Asanaを開いて確認したり、手動で通知を送ったりするのは非効率です。
このワークフローは、Asanaに新しいタスクが追加されると、自動でOutlookから指定の宛先にメールを送信します。タスク発生をリアルタイムに把握でき、スムーズな業務連携を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• AsanaとOutlookを併用しており、タスクの見逃しや共有漏れを防ぎたい方
• チーム内のタスク発生を、手作業の連絡ではなく自動で通知したい方
• Outlookでのメール確認をメインとしており、Asanaの更新を効率的に把握したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Asanaにタスクが追加されると自動でOutlookへメールが送信されるため、これまで手動での通知や確認に費やしていた時間を別の業務に充てられます。
• タスク追加をリアルタイムに関係者へ通知できるので、重要なタスクの見落としや対応遅れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AsanaとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、Asanaのタスク情報を基にした通知メールが自動で送信されるように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Asanaのトリガー設定では、通知対象としたいワークスペースIDやプロジェクトIDを任意で指定することが可能です。
• Outlookのメール送信設定では、宛先や件名、メッセージ本文を自由に設定できます。Asanaのトリガーで取得したタスク名などの情報を、変数としてメールの件名や本文に含めることも可能です。

■注意事項

• Asana、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。