Googleフォームの回答内容をもとに、Outlookに予定を登録する

■概要

Googleフォームで受け付けた面接の予約やイベントの申し込みなどを、手作業でOutlookのカレンダーに一つひとつ登録していませんか？この作業は時間がかかる上に、日時の入力間違いや登録漏れといったミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、その内容を基にOutlookへ予定が自動で登録されるため、こうした課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで面接や説明会などの日程調整を行っている採用担当者の方
• セミナーやイベントの参加申込をGoogleフォームで受け付けているマーケティング担当者の方
• GoogleフォームとOutlookを利用した業務の転記作業を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答をきっかけにOutlookへ自動で予定が登録されるため、手作業で情報を転記する時間を短縮することができます。
• システムが自動で処理を行うため、手作業で発生しがちな日時の入力間違いや予定の登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「自分のカレンダーにイベントを登録する」アクションを設定し、フォームの回答内容と連携させます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたい任意のフォームを指定してください。
• Outlookのイベント登録アクションでは、件名や開始・終了日時、場所といった各項目に、固定のテキストだけでなく、Googleフォームで取得した回答内容を埋め込んで設定することが可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。