クラウドストレージサービスのDropboxは、ファイル共有や共同編集が手軽にできるため、多くのビジネスシーンで活用されていますよね！
ただ、Dropboxに保存された請求書や契約書といった画像ファイルやPDFファイルから、テキスト情報を一つひとつ手作業でコピー＆ペーストするのは大変です…
ファイル数が少ないうちは良くても、量が増えてくると作業に時間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。
OCR（光学的文字認識）技術を使えば、画像やPDFからテキストを抽出できますが、そのデータをさらに別のツールへ入力したり、関係者に共有したりする作業は結局残ってしまいます。
この記事では、Dropboxにファイルがアップロードされたタイミングで自動的にOCR処理を実行し、抽出したテキストデータを指定のツールへスムーズに連携させることで、一連の業務を効率化する方法を詳しく解説します！
プログラミングの知識は不要で、簡単な設定ですぐに始められますよ。
とにかく早く試したい方へ
Yoomには、DropboxとOCRを活用してファイルデータをメールで送信する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
Dropboxにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りGmailでメールを送信する
試してみる
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や申込書の内容を確認し、関係者にメールで通知する作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は、確認漏れや内容の転記ミスといったヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードをきっかけに、AI OCRが自動で文字情報を読み取り、その内容をGmailで関係者に通知するため、一連の定型業務を自動化し、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxで受け取った書類の内容確認とメール連絡に手間を感じている方
・OCRを活用した書類のデータ化と情報共有の自動化を検討しているチームリーダーの方
・手作業による書類内容の転記ミスや共有漏れをなくしたいと考えている方
■注意事項
・DropboxとGmailをそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
DropboxとOCRを組み合わせた様々な自動化例
ここでは、DropboxにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、その結果を様々なツールへ自動で連携させる具体的な例をいくつか紹介していきます。
メールでの共有、スプレッドシートへの記録、チャットツールへの通知など、あなたの業務に合ったテンプレートを見つけて、すぐに自動化を試してみませんか？
メールツールへOCR結果を自動送信する
Dropboxにファイルが追加されたことをきっかけに、OCRで抽出したテキスト情報をGmailやOutlookで自動送信します。
手動でのメール作成や情報共有の手間を削減し、関係者への素早い情報伝達を実現するため、書類の内容確認依頼などに活用できますよ！
Dropboxにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りGmailでメールを送信する
試してみる
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や申込書の内容を確認し、関係者にメールで通知する作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は、確認漏れや内容の転記ミスといったヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードをきっかけに、AI OCRが自動で文字情報を読み取り、その内容をGmailで関係者に通知するため、一連の定型業務を自動化し、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxで受け取った書類の内容確認とメール連絡に手間を感じている方
・OCRを活用した書類のデータ化と情報共有の自動化を検討しているチームリーダーの方
・手作業による書類内容の転記ミスや共有漏れをなくしたいと考えている方
■注意事項
・DropboxとGmailをそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Dropboxにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りOutlookでメールを送信する
試してみる
■概要
「Dropboxにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りOutlookでメールを送信する」フローを利用すると、Dropboxでのファイル管理が効率化します。
ファイルの内容が自動で抽出・送信されるため、手動の手間が省けます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxを使用してファイル共有を行っている方
・Dropboxにアップロードされたファイルを迅速に確認したい方
・OCR技術を用いてデジタル化を進めたいと考えている方
・Outlookを利用してメールの送受信を行っている方
・メールでの情報共有を効率化したいと考える方
・定型作業を自動化し、作業効率を向上させたい方
■注意事項
・DropboxとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
データベース/CRMサービスへOCR結果を自動記録する
Dropbox内のファイルをOCRで読み取り、抽出したテキストデータをGoogle スプレッドシートやNotionなどのデータベースに自動で追加します。
手作業でのデータ入力や転記ミスを防ぎ、より正確な情報を効率的に蓄積・管理できるようになるので、請求書処理や申込書管理などに便利です！
Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りGoogle スプレッドシートのデータベースに追加するフローです。
Dropboxのアップロード画像をOCRで読み取り、Notionに追加する
試してみる
■概要
このフローでは、Dropboxのアップロード画像をOCRで読み取り、自動でNotionに追加することが可能です。この自動化によって、今まで手作業で行っていたファイル管理がスムーズになり、時間と労力を削減して作業効率を向上できます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・普段から、DropboxやNotionを仕事で活用している方
・Dropboxに多くの画像データを保存している方
・Notionで情報を一元管理したい方
・手作業でのデータ入力を減らしたい企業やチーム
・デジタル化を推進し、ペーパーレス化を目指している方
■注意事項
・DropboxとNotionのそれぞれをYoomと連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
チャットツールへOCR結果を自動通知する
Dropboxにファイルがアップロードされると、OCRがファイル内容を読み取り、Microsoft TeamsやDiscordといったチャットツールへ自動で通知。
ファイルの内容確認や情報共有のための連絡作業を自動化できるため、チーム内のコミュニケーションがよりスムーズになりますよ！
Dropboxにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
「Dropboxにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りMicrosoft Teamsに通知する」ワークフローは、アップロードされたファイルをOCRで読み取りMicrosoft Teamsに通知します。
このフローにより手作業が減り、効率的に情報を共有することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxを利用してファイルの共有や保存を行っている方
・OCR技術を利用してファイル内の文字情報を迅速に取得したい方
・ファイルが追加される度に、自動的に内容を把握できる仕組みを求めている方
・Microsoft Teamsを社内コミュニケーションツールとして利用している方
・重要な情報を迅速にチーム全体に知らせたい方
・手作業での通知に手間を感じており、自動化による業務効率化を図りたい方
■注意事項
・DropboxとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Dropboxにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りDiscordに通知する
試してみる
■概要
「Dropboxにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りDiscordに通知する」ワークフローを利用すると、Dropboxにファイルをアップロードするだけで、内容をOCRで自動読み取りできます。
その内容はDiscordに通知され、確認が簡単になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxを使用してファイルの管理や共有を行っている方
・OCRを活用して文書の自動読み取りを行いたい方
・チームでDropboxを利用しており、共有されたドキュメントをすぐに確認したい方
・Discordをコミュニケーションツールとして使用している方
・Discordを使って迅速に情報をメンバーと共有したい方
・手動での情報共有が煩雑に感じている方
■注意事項
・DropboxとDiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Dropboxにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りメールを送信するフローを作ってみよう
ここでは、Dropboxに特定のファイルがアップロードされたのをトリガーにして、そのファイルをOCRで読み取り、抽出したテキスト情報を含むメールをGmailで自動送信するフローの作成手順を解説します。この自動化により、書類の内容確認や共有といった定型業務を効率化できます。
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- DropboxとGmailのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Dropboxのトリガー設定とOCR、Gmailのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Dropboxにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りGmailでメールを送信する
試してみる
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や申込書の内容を確認し、関係者にメールで通知する作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は、確認漏れや内容の転記ミスといったヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードをきっかけに、AI OCRが自動で文字情報を読み取り、その内容をGmailで関係者に通知するため、一連の定型業務を自動化し、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxで受け取った書類の内容確認とメール連絡に手間を感じている方
・OCRを活用した書類のデータ化と情報共有の自動化を検討しているチームリーダーの方
・手作業による書類内容の転記ミスや共有漏れをなくしたいと考えている方
■注意事項
・DropboxとGmailをそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ステップ1：DropboxとGmailをマイアプリ連携
まずはTelegramをマイアプリ連携します。
Yoomにログインしたら、左のメニュー欄にある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックしましょう。
【Dropboxの場合】
(1)検索窓でDropboxを検索し、アプリ一覧に表示されるアイコンを選択してください。
(2)Yoomと連携するDropboxアカウントのメールアドレスを入力し、「続行」をクリックします。
(3)アカウントのパスワードを入力しましょう。
(4)認証コードの入力が求められる場合があります。
連携するDropboxアカウントのメールアドレス宛にコードが送信されるので、コードを入力しましょう。
(5)アクセス権限許可画面が表示されるので、「許可」をクリックしてください。
以上で、Dropboxのマイアプリ登録は完了です。
【Gmailの場合】
(1)検索窓でGmailと検索し、アプリ一覧から選択しましょう。
(2)次の画面で、「Sign in with Google」をクリックします。
(3)Yoomと連携したいGmailのメールアドレス・パスワードを入力し、次へ」をクリックしましょう。
(4)「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」の項目では、「すべて選択」をチェックして「続行」をクリックします。
以上で、Gmailのマイアプリ登録は完了です。
ステップ2：テンプレートをコピー
マイアプリ連携が完了したら、早速テンプレートを設定していきましょう。
以下のバナーにある「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
Dropboxにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りGmailでメールを送信する
試してみる
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や申込書の内容を確認し、関係者にメールで通知する作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は、確認漏れや内容の転記ミスといったヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードをきっかけに、AI OCRが自動で文字情報を読み取り、その内容をGmailで関係者に通知するため、一連の定型業務を自動化し、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxで受け取った書類の内容確認とメール連絡に手間を感じている方
・OCRを活用した書類のデータ化と情報共有の自動化を検討しているチームリーダーの方
・手作業による書類内容の転記ミスや共有漏れをなくしたいと考えている方
■注意事項
・DropboxとGmailをそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Yoomにテンプレートがコピーされると、次の画面が表示されるので「OK」を押します。
ステップ3：Dropboxのトリガー設定
(1)まずは、Dropboxにアップロードされたフォルダの読み取り設定を行います。
コピーしたテンプレートの1番上にある、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックしてください。
(2)Dropboxと連携するアカウント情報を任意に設定し、アクションはテンプレート通りに「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
(3)「トリガーの起動間隔」を選択します。5分・10分・15分・30分・60分から選択可能ですが、基本的には最短の時間を設定しておくとよいでしょう。
※設定可能な最短の起動間隔はプランによって異なるので、ご注意ください。
(4)「対象のフォルダのパス」と「ファイル名」に、アップロードされたファイルが格納されるフォルダのパスとファイル名を手動で設定しましょう。
今回は、アップロードされた作業報告書を読み取るという想定でフローを運用していきます！
設定が完了したら、「テスト」をクリックします。
(5)設定が完了したらテストを行います。
実際に画像やPDFを設定したフォルダにアップロードした後に、「テスト」をクリックしてテストを実行してみましょう。
※テスト用なので、アップロードするファイルは適当なものでも大丈夫です！
なお、今回は以下のような作業報告書をアップロードしました！
(6)テストが成功すると、「取得した値」に先ほどアップロードしたファイルの情報が抽出されます。
※「取得した値」とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことです。取得した値は、この後のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に値は変動します。詳しくはこちらをご参照ください。
正しくファイルの情報が抽出できていることを確認し、「保存する」をクリックして設定完了です！
ステップ4：ファイルのダウンロード設定
(1)次に、読み取ったファイルのダウンロード設定を行います。
テンプレートの「ファイルをダウンロード」をクリックしましょう。
(2)Dropboxと連携するアカウント情報を任意に設定し、アクションはテンプレート通りに「ファイルをダウンロードする」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
(3)「フォルダのパス」にステップ3(4)で設定したフォルダのパスを手動で設定します。
「ファイル名」にアップロードされたファイルの名前を入力しましょう。
「取得した値」の「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」から、「ファイル名」を選択することで、自動でファイル名を参照できます。
(4)「テスト」をクリックすると、ファイルがダウンロードされます。
「ダウンロード」をクリックすると、端末にファイルをダウンロードすることが可能です。実際にファイルをダウンロードしてみて、ステップ3で読み取ったファイルと同じか確認してみましょう！
問題がなければ、「保存する」をクリックして設定完了です！
ステップ5：OCRのアクション設定
(1)次に、ファイルから文字を読み取るOCR設定を行います。
テンプレートの「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしましょう。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
(2)アクションを「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」に設定し、「次へ」をクリックします。
(3)ファイルの添付方法に「取得した値を使用」「ダウンロードしたファイル」を設定します。
「画像・PDFから文字を読み取る」の設定方法
(4)「追加で抽出したい項目」に画像やPDFから読み取りたい項目を設定します。
請求書を読み取りたい場合は「会社名,領収金額,日付,消費税・・・」、作業報告書を読み取りたい場合は「件名,顧客名,作業者名,作業日,作業内容・・・」など、読み取りたいファイルに合わせて抽出項目を設定しましょう。
(5)「使用するAI」にAIの種類を選択します。
基本的には、Claude_v2を使用するのがおすすめです。
(6)読み取る書類の言語を選択します。基本的に「日本語」を設定しましょう。
(7)設定が完了したら、「テスト」をクリックして画像やPDFの内容を読み取りましょう。
(8)テストが成功し、「取得した値」に画像・PDFの情報が抽出されているか確認しましょう。
正常にメッセージが送信されていれば、設定完了です。
ステップ6：Gmailのアクション設定
(1)最後に、Gmailのメール送信設定を行います。
テンプレートの「メールを送る」をクリックしましょう。
(2)Gmailと連携するアカウント情報を任意で設定します。
(3)「メール内容」に以下を設定します。（To：は必須）
- From：Gmailの送信元となるメールアドレス
- To：通知先の管理者やチームメンバーのメールアドレス
- CC/BCC：To以外に通知したい人のメールアドレス
- 差出人の名前：通知時に表示される送信者名
(4)「件名」に通知の際に表示される件名を任意で設定します。
また、「本文」に通知の際に表示されるメッセージを任意で設定しましょう。
「取得した値」からファイルから読み取った文章情報をメッセージに引用できます。
(5)全ての設定が完了したら、「次へ」を入力して通知の内容を確認します。
問題がなければ、「テスト」をクリックしてテストを実行してみましょう。
テストに成功したら、実際にGmailにメールが送信されているか確認してみましょう。
問題がなければ、「保存する」をクリックして設定完了です。
ステップ7：トリガーをONにして動作チェック
以上で、すべての設定が完了です。
設定の完了後は、以下のようなポップが表示されるのでトリガーをONにします。
実際にフローが正常に動作するかをチェックしてみましょう！
Dropboxを活用したその他の自動化テンプレート事例
ここでは、Dropboxに関連するその他の業務効率化に役立つYoomの自動化テンプレートをご紹介します。
様々なツールとの連携パターンを知ることで、あなたの業務改善のヒントが見つかるかもしれません！
HubSpotにコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成するフローです。
Salesforceに取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成する
試してみる
Salesforceの取引先オブジェクトにレコードが登録されたら、自動的にDropboxにフォルダを作成し、フォルダのURLをSalesforceに追加するフローです。
Docusignで書類が締結したら、書類をDropboxに格納する
試してみる
■概要
DocuSignで電子契約が完了するたびに、完了証明書を手動でダウンロードし、Dropboxの指定フォルダに保存する作業は手間がかかる上に、失念するリスクも伴います。
特に契約件数が多い場合、この単純作業が大きな負担になることも少なくありません。
このワークフローを活用すれば、DocuSignでエンベロープが完了したタイミングをトリガーに、完了証明書を自動でDropboxにアップロードできます。
手作業による契約管理の非効率を解消し、重要な書類を確実に保管します。
■このテンプレートをおすすめする方
・DocuSignで締結した契約の完了証明書をDropboxで管理している法務・総務担当者の方
・手作業でのファイルダウンロードやアップロードに時間を取られ、非効率だと感じている方
・契約関連書類の保存漏れを防ぎ、管理体制を強化したいと考えているマネージャーの方
■注意事項
・Docusign、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
フォームの画像をRPAを経由で圧縮後、Dropboxに保存する
試してみる
■概要
フォームの画像をRPAを経由で圧縮後、Dropboxに保存するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.画像の圧縮を効率化したい方
・日常的に画像圧縮を行っているが、手動のため手間がかかると感じている方
・様々なフォーマットの画像を日々扱っており、効率的な圧縮手段を探している方
2.クラウドストレージとしてDropBoxを利用している方
・Dropboxを活用してファイルを一元管理しているが、手動でアップロードする作業に時間を取られている方
・大量の画像をスムーズにクラウドに保存したいと考えている方
■注意事項
・DropboxとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
まとめ
この記事では、DropboxにアップロードされたファイルをOCRで自動的にテキスト抽出し、その結果を他のツールへ連携する方法について解説しました。
請求書や契約書などの書類データを手作業で転記する手間や時間は、日々の業務において見過ごせないコストと言えるでしょう。
また、手作業にはどうしても入力ミスなどのヒューマンエラーが伴うものです…
今回ご紹介したような自動化フローを導入することで、これらの課題を解決し、業務効率の改善が見込めます。
Yoomには、この記事で取り上げたDropboxとOCRの連携をはじめ、様々な業務シーンに対応したテンプレートが豊富に用意されています！
プログラミングの知識は不要！画面の指示に従って設定するだけで、誰でも簡単に自動化を始められますよ！
もしDropboxとOCRを活用した業務自動化にご興味があれば、ぜひYoomで試してみてください。
定型業務から解放され、より創造的な業務に集中できる環境づくりをお手伝いします。まずは無料プランから、その効果を実感してみませんか？
アカウント発行はこちらから！
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