クラウドストレージサービスのDropboxは、ファイル共有や共同編集が手軽にできるため、多くのビジネスシーンで活用されていますよね！
ただ、Dropboxに保存された請求書や契約書といった画像ファイルやPDFファイルから、テキスト情報を一つひとつ手作業でコピー＆ペーストするのは大変です…
ファイル数が少ないうちは良くても、量が増えてくると作業に時間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。
OCR（光学的文字認識）技術を使えば、画像やPDFからテキストを抽出できますが、そのデータをさらに別のツールへ入力したり、関係者に共有したりする作業は結局残ってしまいます。
この記事では、Dropboxにファイルがアップロードされたタイミングで自動的にOCR処理を実行し、抽出したテキストデータを指定のツールへスムーズに連携させることで、一連の業務を効率化する方法を詳しく解説します！
プログラミングの知識は不要で、簡単な設定ですぐに始められますよ。
とにかく早く試したい方へ
Yoomには、DropboxとOCRを活用してファイルデータをメールで送信する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
Dropboxにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りGmailでメールを送信する
試してみる
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や申込書の内容を確認し、関係者にメールで通知する作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は、確認漏れや内容の転記ミスといったヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードをきっかけに、AI OCRが自動で文字情報を読み取り、その内容をGmailで関係者に通知するため、一連の定型業務を自動化し、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxで受け取った書類の内容確認とメール連絡に手間を感じている方
- OCRを活用した書類のデータ化と情報共有の自動化を検討しているチームリーダーの方
- 手作業による書類内容の転記ミスや共有漏れをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- DropboxへのファイルアップロードからGmailでの通知までを自動化し、これまで手作業で行っていた一連の業務時間を短縮できます。
- 手作業による文字の転記ミスや、メールでの共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
- 続けて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、読み取った文字情報を含めて指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定で、監視対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意で指定してください。
- AI機能による文字の読み取りでは、対象ファイルの指定方法や、抽出したい項目、読み取る言語などを任意で設定してください。
- Gmailでメールを送信するアクションで、通知先のメールアドレスや件名、本文の内容を任意でカスタマイズしてください。
■注意事項
- DropboxとGmailをそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
DropboxとOCRを組み合わせた様々な自動化例
ここでは、DropboxにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、その結果を様々なツールへ自動で連携させる具体的な例をいくつか紹介していきます。
メールでの共有、スプレッドシートへの記録、チャットツールへの通知など、あなたの業務に合ったテンプレートを見つけて、すぐに自動化を試してみませんか？
メールツールへOCR結果を自動送信する
Dropboxにファイルが追加されたことをきっかけに、OCRで抽出したテキスト情報をGmailやOutlookで自動送信します。
手動でのメール作成や情報共有の手間を削減し、関係者への素早い情報伝達を実現するため、書類の内容確認依頼などに活用できますよ！
Dropboxにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りGmailでメールを送信する
試してみる
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や申込書の内容を確認し、関係者にメールで通知する作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は、確認漏れや内容の転記ミスといったヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードをきっかけに、AI OCRが自動で文字情報を読み取り、その内容をGmailで関係者に通知するため、一連の定型業務を自動化し、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxで受け取った書類の内容確認とメール連絡に手間を感じている方
- OCRを活用した書類のデータ化と情報共有の自動化を検討しているチームリーダーの方
- 手作業による書類内容の転記ミスや共有漏れをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- DropboxへのファイルアップロードからGmailでの通知までを自動化し、これまで手作業で行っていた一連の業務時間を短縮できます。
- 手作業による文字の転記ミスや、メールでの共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
- 続けて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、読み取った文字情報を含めて指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定で、監視対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意で指定してください。
- AI機能による文字の読み取りでは、対象ファイルの指定方法や、抽出したい項目、読み取る言語などを任意で設定してください。
- Gmailでメールを送信するアクションで、通知先のメールアドレスや件名、本文の内容を任意でカスタマイズしてください。
■注意事項
- DropboxとGmailをそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Dropboxにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りOutlookでメールを送信する
試してみる
■概要
請求書や申込書といった書類がDropboxにアップロードされるたびに、内容を確認して手動でメールを作成・送信していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、見落としや転記ミスが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能が書類の内容を自動で読み取り、Outlookから関係者へメールを送信するため、一連の業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxで受け取った書類の内容確認とメールでの報告を手作業で行っている方
- OCR機能を活用して、PDFや画像ファイルからのデータ抽出業務を効率化したい方
- Outlookでの定型メールの送信業務が多く、送信漏れなどのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxにファイルがアップロードされると、OCRによる読み取りからOutlookでのメール送信までが自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での内容確認やメール作成が不要になることで、確認漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、抽出した情報を本文に含めて指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意で設定してください。
- OCR機能のアクションでは、読み取る文字数に応じたアクションや、抽出したい特定の項目、使用するAIモデル、書類の言語などを任意で設定できます。
- Outlookでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文などを任意で設定できます。本文にはOCR機能で読み取った情報を差し込むことが可能です。
■注意事項
- DropboxとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
データベース/CRMサービスへOCR結果を自動記録する
Dropbox内のファイルをOCRで読み取り、抽出したテキストデータをGoogle スプレッドシートやNotionなどのデータベースに自動で追加します。
手作業でのデータ入力や転記ミスを防ぎ、より正確な情報を効率的に蓄積・管理できるようになるので、請求書処理や申込書管理などに便利です！
Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
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■概要
Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りGoogle スプレッドシートのデータベースに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Dropboxにアップロードされた書類をGoogle スプレッドシート上で管理したい方
・アップロードされた書類の内容をOCRで自動的に読み取ってGoogle スプレッドシートのデータベースに追加することで業務効率化を図りたい方
2.DropboxとGoogle スプレッドシートを連携させて業務効率化を進めている方
・データ入力の手間を省いてヒューマンエラーを削減し業務効率を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxは業務に使用するファイル管理を行って情報へのアクセス性を高めることのできるツールですが、Dropboxに追加されたファイル情報を毎回手作業でGoogle スプレッドシートのデータベース追加するのは、手間がかかる上にヒューマンエラー（追加漏れなど）のリスクがあります。
手作業での追加などを行う必要がなくなることにより転記ミスや入力ミスを減らすことができ業務の効率化を図ることが可能になる[Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りGoogle スプレッドシートのデータベースに追加する]フローは最適です。
■注意事項
・Dropbox、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Dropboxのアップロード画像をOCRで読み取り、Notionに追加する
試してみる
■概要
このフローでは、Dropboxのアップロード画像をOCRで読み取り、自動でNotionに追加することが可能です。この自動化によって、今まで手作業で行っていたファイル管理がスムーズになり、時間と労力を削減して作業効率を向上できます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 普段から、DropboxやNotionを仕事で活用している方
- Dropboxに多くの画像データを保存している方
- Notionで情報を一元管理したい方
- 手作業でのデータ入力を減らしたい企業やチーム
- デジタル化を推進し、ペーパーレス化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイル管理作業の時間削減：ファイル管理における画像からの手動入力が不要になり、時間を有効活用できるようになります。
- データの正確性向上：OCR技術で正確にテキストを抽出し、ヒューマンエラーを防止することでデータ精度が向上されます。
- 情報管理の一元化：Notionに自動でデータを追加することで、情報の整理と共有がスムーズになります。
チャットツールへOCR結果を自動通知する
Dropboxにファイルがアップロードされると、OCRがファイル内容を読み取り、Microsoft TeamsやDiscordといったチャットツールへ自動で通知。
ファイルの内容確認や情報共有のための連絡作業を自動化できるため、チーム内のコミュニケーションがよりスムーズになりますよ！
Dropboxにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Dropboxにアップロードされる請求書や申込書などの書類を、都度手動で開き内容を確認してMicrosoft Teamsへ通知する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、Dropboxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動でOCRが内容を読み取り、指定のMicrosoft Teamsチャネルへ通知できます。これにより、手作業による確認や転記の手間を省き、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとMicrosoft Teamsを用いたファイル共有や確認業務を効率化したい方
- 請求書や申込書など、定型書類の処理に時間がかかり課題を感じている担当者の方
- 手作業による情報共有での通知漏れや転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイルの内容確認から通知までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手動での転記作業が不要になるため、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報共有に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルの内容をテキストデータとして抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCR機能で読み取った内容をチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送信するチームやチャネルを任意で指定することが可能です。
- 通知するメッセージの本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、前のステップであるOCR機能で読み取った情報を変数として埋め込むこともできます。
■注意事項
- DropboxとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Dropboxにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りDiscordに通知する
試してみる
■概要
Dropboxにアップロードされる請求書や申込書などの書類、その後の内容確認や関係者への共有に手間を感じていませんか。
一つ一つファイルを開いて内容を確認し、チャットツールで通知する手作業は時間がかかるだけでなく、対応漏れなどのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードをきっかけに、AI-OCRが自動で書類内容を読み取り、その結果をDiscordへ即時通知することができるので、手作業による確認・連絡業務の効率化が可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxで受け取る請求書などの内容確認や転記を手作業で行っている方
- ファイルの内容をDiscordでチームに共有する作業を効率化したいと考えている方
- AI-OCRを活用した書類のデータ化や業務自動化の実現を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイルアップロードから内容の読み取り、Discordへの通知までが自動化され、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手動での確認漏れや内容の転記ミス、関係者への連絡忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルを読み取りの対象として指定します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信する」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキスト情報を含めたメッセージを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、監視対象とするフォルダのパスや、特定のファイル名を任意で設定してください。
- AI機能のOCRでは、読み取り対象となるファイルの添付方法や、抽出したい項目、書類の言語などを任意でカスタマイズしてください。
- Discordへの通知設定では、メッセージを送信するチャンネルIDを指定し、読み取った内容を本文に含めるなど、メッセージを自由にカスタマイズしてください。
■注意事項
- DropboxとDiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Dropboxにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りメールを送信するフローを作ってみよう
ここでは、Dropboxに特定のファイルがアップロードされたのをトリガーにして、そのファイルをOCRで読み取り、抽出したテキスト情報を含むメールをGmailで自動送信するフローの作成手順を解説します。この自動化により、書類の内容確認や共有といった定型業務を効率化できます。
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- DropboxとGmailのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Dropboxのトリガー設定とOCR、Gmailのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Dropboxにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りGmailでメールを送信する
試してみる
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や申込書の内容を確認し、関係者にメールで通知する作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は、確認漏れや内容の転記ミスといったヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードをきっかけに、AI OCRが自動で文字情報を読み取り、その内容をGmailで関係者に通知するため、一連の定型業務を自動化し、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxで受け取った書類の内容確認とメール連絡に手間を感じている方
- OCRを活用した書類のデータ化と情報共有の自動化を検討しているチームリーダーの方
- 手作業による書類内容の転記ミスや共有漏れをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- DropboxへのファイルアップロードからGmailでの通知までを自動化し、これまで手作業で行っていた一連の業務時間を短縮できます。
- 手作業による文字の転記ミスや、メールでの共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
- 続けて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、読み取った文字情報を含めて指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定で、監視対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意で指定してください。
- AI機能による文字の読み取りでは、対象ファイルの指定方法や、抽出したい項目、読み取る言語などを任意で設定してください。
- Gmailでメールを送信するアクションで、通知先のメールアドレスや件名、本文の内容を任意でカスタマイズしてください。
■注意事項
- DropboxとGmailをそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ステップ1：DropboxとGmailをマイアプリ連携
まずはTelegramをマイアプリ連携します。
Yoomにログインしたら、左のメニュー欄にある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックしましょう。
【Dropboxの場合】
(1)検索窓でDropboxを検索し、アプリ一覧に表示されるアイコンを選択してください。
(2)Yoomと連携するDropboxアカウントのメールアドレスを入力し、「続行」をクリックします。
(3)アカウントのパスワードを入力しましょう。
(4)認証コードの入力が求められる場合があります。
連携するDropboxアカウントのメールアドレス宛にコードが送信されるので、コードを入力しましょう。
(5)アクセス権限許可画面が表示されるので、「許可」をクリックしてください。
以上で、Dropboxのマイアプリ登録は完了です。
【Gmailの場合】
(1)検索窓でGmailと検索し、アプリ一覧から選択しましょう。
(2)次の画面で、「Sign in with Google」をクリックします。
(3)Yoomと連携したいGmailのメールアドレス・パスワードを入力し、次へ」をクリックしましょう。
(4)「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」の項目では、「すべて選択」をチェックして「続行」をクリックします。
以上で、Gmailのマイアプリ登録は完了です。
ステップ2：テンプレートをコピー
マイアプリ連携が完了したら、早速テンプレートを設定していきましょう。
以下のバナーにある「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
Dropboxにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りGmailでメールを送信する
試してみる
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や申込書の内容を確認し、関係者にメールで通知する作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は、確認漏れや内容の転記ミスといったヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードをきっかけに、AI OCRが自動で文字情報を読み取り、その内容をGmailで関係者に通知するため、一連の定型業務を自動化し、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxで受け取った書類の内容確認とメール連絡に手間を感じている方
- OCRを活用した書類のデータ化と情報共有の自動化を検討しているチームリーダーの方
- 手作業による書類内容の転記ミスや共有漏れをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- DropboxへのファイルアップロードからGmailでの通知までを自動化し、これまで手作業で行っていた一連の業務時間を短縮できます。
- 手作業による文字の転記ミスや、メールでの共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
- 続けて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、読み取った文字情報を含めて指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定で、監視対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意で指定してください。
- AI機能による文字の読み取りでは、対象ファイルの指定方法や、抽出したい項目、読み取る言語などを任意で設定してください。
- Gmailでメールを送信するアクションで、通知先のメールアドレスや件名、本文の内容を任意でカスタマイズしてください。
■注意事項
- DropboxとGmailをそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Yoomにテンプレートがコピーされると、次の画面が表示されるので「OK」を押します。
ステップ3：Dropboxのトリガー設定
(1)まずは、Dropboxにアップロードされたフォルダの読み取り設定を行います。
コピーしたテンプレートの1番上にある、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックしてください。
(2)Dropboxと連携するアカウント情報を任意に設定し、アクションはテンプレート通りに「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
(3)「トリガーの起動間隔」を選択します。5分・10分・15分・30分・60分から選択可能ですが、基本的には最短の時間を設定しておくとよいでしょう。
※設定可能な最短の起動間隔はプランによって異なるので、ご注意ください。
(4)「対象のフォルダのパス」と「ファイル名」に、アップロードされたファイルが格納されるフォルダのパスとファイル名を手動で設定しましょう。
今回は、アップロードされた作業報告書を読み取るという想定でフローを運用していきます！
設定が完了したら、「テスト」をクリックします。
(5)設定が完了したらテストを行います。
実際に画像やPDFを設定したフォルダにアップロードした後に、「テスト」をクリックしてテストを実行してみましょう。
※テスト用なので、アップロードするファイルは適当なものでも大丈夫です！
なお、今回は以下のような作業報告書をアップロードしました！
(6)テストが成功すると、「取得した値」に先ほどアップロードしたファイルの情報が抽出されます。
※「取得した値」とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことです。取得した値は、この後のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に値は変動します。詳しくはこちらをご参照ください。
正しくファイルの情報が抽出できていることを確認し、「保存する」をクリックして設定完了です！
ステップ4：ファイルのダウンロード設定
(1)次に、読み取ったファイルのダウンロード設定を行います。
テンプレートの「ファイルをダウンロード」をクリックしましょう。
(2)Dropboxと連携するアカウント情報を任意に設定し、アクションはテンプレート通りに「ファイルをダウンロードする」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
(3)「フォルダのパス」にステップ3(4)で設定したフォルダのパスを手動で設定します。
「ファイル名」にアップロードされたファイルの名前を入力しましょう。
「取得した値」の「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」から、「ファイル名」を選択することで、自動でファイル名を参照できます。
(4)「テスト」をクリックすると、ファイルがダウンロードされます。
「ダウンロード」をクリックすると、端末にファイルをダウンロードすることが可能です。実際にファイルをダウンロードしてみて、ステップ3で読み取ったファイルと同じか確認してみましょう！
問題がなければ、「保存する」をクリックして設定完了です！
ステップ5：OCRのアクション設定
(1)次に、ファイルから文字を読み取るOCR設定を行います。
テンプレートの「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしましょう。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
(2)アクションを「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」に設定し、「次へ」をクリックします。
(3)ファイルの添付方法に「取得した値を使用」「ダウンロードしたファイル」を設定します。
「画像・PDFから文字を読み取る」の設定方法
(4)「追加で抽出したい項目」に画像やPDFから読み取りたい項目を設定します。
請求書を読み取りたい場合は「会社名,領収金額,日付,消費税・・・」、作業報告書を読み取りたい場合は「件名,顧客名,作業者名,作業日,作業内容・・・」など、読み取りたいファイルに合わせて抽出項目を設定しましょう。
(5)「使用するAI」にAIの種類を選択します。
基本的には、Claude_v2を使用するのがおすすめです。
(6)読み取る書類の言語を選択します。基本的に「日本語」を設定しましょう。
(7)設定が完了したら、「テスト」をクリックして画像やPDFの内容を読み取りましょう。
(8)テストが成功し、「取得した値」に画像・PDFの情報が抽出されているか確認しましょう。
正常にメッセージが送信されていれば、設定完了です。
ステップ6：Gmailのアクション設定
(1)最後に、Gmailのメール送信設定を行います。
テンプレートの「メールを送る」をクリックしましょう。
(2)Gmailと連携するアカウント情報を任意で設定します。
(3)「メール内容」に以下を設定します。（To：は必須）
- From：Gmailの送信元となるメールアドレス
- To：通知先の管理者やチームメンバーのメールアドレス
- CC/BCC：To以外に通知したい人のメールアドレス
- 差出人の名前：通知時に表示される送信者名
(4)「件名」に通知の際に表示される件名を任意で設定します。
また、「本文」に通知の際に表示されるメッセージを任意で設定しましょう。
「取得した値」からファイルから読み取った文章情報をメッセージに引用できます。
(5)全ての設定が完了したら、「次へ」を入力して通知の内容を確認します。
問題がなければ、「テスト」をクリックしてテストを実行してみましょう。
テストに成功したら、実際にGmailにメールが送信されているか確認してみましょう。
問題がなければ、「保存する」をクリックして設定完了です。
ステップ7：トリガーをONにして動作チェック
以上で、すべての設定が完了です。
設定の完了後は、以下のようなポップが表示されるのでトリガーをONにします。
実際にフローが正常に動作するかをチェックしてみましょう！
Dropboxを活用したその他の自動化テンプレート事例
ここでは、Dropboxに関連するその他の業務効率化に役立つYoomの自動化テンプレートをご紹介します。
様々なツールとの連携パターンを知ることで、あなたの業務改善のヒントが見つかるかもしれません！
Salesforceに取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Salesforceの取引先オブジェクトにレコードが登録されたら、自動的にDropboxにフォルダを作成し、フォルダのURLをSalesforceに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを利用している企業やチーム
- Salesforceを導入して顧客管理や営業活動を行っている営業担当者や管理者
- 顧客情報を一元管理し、業務プロセスを効率化したい企業の営業チーム
2.Dropboxを利用している企業やチーム
- Dropboxを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者
- 顧客ごとにファイルを整理・管理し、安全に保管したい企業
3.システム連携とプロセス自動化を推進している方
- 手動でのフォルダ作成やURLの登録作業の手間を省きたい営業担当者
- 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したいIT担当者や業務プロセス担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動でのフォルダ作成やURL登録の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・顧客情報と関連ファイルが一元管理されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、営業活動や顧客対応がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Salesforce、DropboxそれぞれとYoomを連携してください。
Docusignで書類が締結したら、書類をDropboxに格納する
試してみる
■概要
Docusignで書類が締結したら、証明書をダウンロードしDropboxに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignを利用している企業やチーム
- DocuSignを導入して契約書の電子署名を行っている担当者
- 契約書の締結プロセスをデジタル化している法務担当者や管理者
2.Dropboxを利用している企業やチーム
- Dropboxを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者
- 契約書や証明書の安全な保管とバックアップを重要視している企業
3.契約プロセスの自動化を推進している方
- 契約書の締結後に証明書を手動でダウンロードして保存する手間を省きたい法務担当者
- システム連携を通じて業務プロセスの効率化を図りたいIT担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動での証明書ダウンロードと保存の手間を省き、契約プロセスを自動化することで業務の効率を大幅に向上させることができます。
・証明書が安全にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、法務文書の管理がシンプルでスムーズになり、迅速な対応や効果的なリソース管理が可能で業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Docusign、DropboxそれぞれとYoomを連携してください。
フォームの画像をRPAを経由で圧縮後、Dropboxに保存する
試してみる
■概要
フォームで受け取った画像ファイルの管理、特に圧縮してから特定の場所に保存する作業に手間を感じていませんか。一つ一つ手作業で対応していると時間がかかるだけでなく、圧縮漏れや保存先の間違いといったミスも起こりやすくなります。このワークフローは、フォームに投稿された画像をRPA機能が自動で圧縮し、Dropboxの指定フォルダに保存するため、こうした一連の作業を自動化し、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで収集した画像の圧縮やファイル管理に手間を感じているご担当者の方
- RPAとDropboxを連携させ、手作業によるファイル保存業務を自動化したい方
- オンラインストレージの容量を節約するため、画像を圧縮して保存したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム投稿を起点に画像の圧縮から保存までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの圧縮漏れや、指定フォルダへの保存ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、ファイルアップロード項目を設けます。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、フォームから受け取った画像をオンライン圧縮サイトなどで圧縮する一連のブラウザ操作を記録します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、RPAによって圧縮、保存されたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで設定するフォームは、画像ファイル以外にもテキスト入力欄など、業務に必要な項目を自由に追加・編集できます。
- RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、利用したい画像圧縮サイトのURLや、操作対象のボタンなどを任意で設定してください。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を任意で設定できます。
■注意事項
- DropboxとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
HubSpotにコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業部門
・HubSpotで新しく登録されたコンタクト情報を基に、Dropboxで個別フォルダを作成し、顧客情報や関連資料を管理したいチーム
・顧客ごとにフォルダを作成し、ドキュメント管理を効率化したいチーム
2.カスタマーサポートチーム
・新規コンタクトがHubSpotに登録された際に、Dropboxでフォルダを自動生成し、顧客サポート資料ややり取りを一元管理したいチーム
3.マーケティング部門
・HubSpotで取得したリード情報に基づいて、Dropboxにフォルダを作成し、キャンペーン資料やマーケティング資料を整理したいチーム
4.プロジェクト管理チーム
・新規顧客やパートナー情報をHubSpotで管理し、関連するプロジェクト資料をDropboxで管理したいチーム
5.データ管理チーム
・HubSpotとDropbox間で顧客データの整合性を保ち、一貫した顧客管理を行いたいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・自動でDropboxにフォルダが作成されるため、迅速に資料やドキュメントを整理することができます。
・顧客対応の進捗状況や関連資料をリアルタイムで共有できるため、ミスコミュニケーションが減少し、スムーズな業務進行が可能となります。
■注意事項
・HubSpot、DropboxのそれぞれとYoomを連携させてください。
まとめ
この記事では、DropboxにアップロードされたファイルをOCRで自動的にテキスト抽出し、その結果を他のツールへ連携する方法について解説しました。
請求書や契約書などの書類データを手作業で転記する手間や時間は、日々の業務において見過ごせないコストと言えるでしょう。
また、手作業にはどうしても入力ミスなどのヒューマンエラーが伴うものです…
今回ご紹介したような自動化フローを導入することで、これらの課題を解決し、業務効率の改善が見込めます。
Yoomには、この記事で取り上げたDropboxとOCRの連携をはじめ、様々な業務シーンに対応したテンプレートが豊富に用意されています！
プログラミングの知識は不要！画面の指示に従って設定するだけで、誰でも簡単に自動化を始められますよ！
もしDropboxとOCRを活用した業務自動化にご興味があれば、ぜひYoomで試してみてください。
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