Dropboxにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りDiscordに通知する

■概要

Dropboxにアップロードされる請求書や申込書などの書類、その後の内容確認や関係者への共有に手間を感じていませんか。
一つ一つファイルを開いて内容を確認し、チャットツールで通知する手作業は時間がかかるだけでなく、対応漏れなどのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードをきっかけに、AI-OCRが自動で書類内容を読み取り、その結果をDiscordへ即時通知することができるので、手作業による確認・連絡業務の効率化が可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Dropboxで受け取る請求書などの内容確認や転記を手作業で行っている方
• ファイルの内容をDiscordでチームに共有する作業を効率化したいと考えている方
• AI-OCRを活用した書類のデータ化や業務自動化の実現を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイルアップロードから内容の読み取り、Discordへの通知までが自動化され、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
• 手動での確認漏れや内容の転記ミス、関係者への連絡忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとDiscordをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
4. オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルを読み取りの対象として指定します。
5. 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信する」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキスト情報を含めたメッセージを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、監視対象とするフォルダのパスや、特定のファイル名を任意で設定してください。
• AI機能のOCRでは、読み取り対象となるファイルの添付方法や、抽出したい項目、書類の言語などを任意でカスタマイズしてください。
• Discordへの通知設定では、メッセージを送信するチャンネルIDを指定し、読み取った内容を本文に含めるなど、メッセージを自由にカスタマイズしてください。

■注意事項‍

• DropboxとDiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。