Dropboxにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りOutlookでメールを送信する

■概要

請求書や申込書といった書類がDropboxにアップロードされるたびに、内容を確認して手動でメールを作成・送信していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、見落としや転記ミスが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能が書類の内容を自動で読み取り、Outlookから関係者へメールを送信するため、一連の業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Dropboxで受け取った書類の内容確認とメールでの報告を手作業で行っている方
• OCR機能を活用して、PDFや画像ファイルからのデータ抽出業務を効率化したい方
• Outlookでの定型メールの送信業務が多く、送信漏れなどのミスを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxにファイルがアップロードされると、OCRによる読み取りからOutlookでのメール送信までが自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動での内容確認やメール作成が不要になることで、確認漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、抽出した情報を本文に含めて指定の宛先にメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意で設定してください。
• OCR機能のアクションでは、読み取る文字数に応じたアクションや、抽出したい特定の項目、使用するAIモデル、書類の言語などを任意で設定できます。
• Outlookでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文などを任意で設定できます。本文にはOCR機能で読み取った情報を差し込むことが可能です。

■注意事項

• DropboxとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924