Dropboxにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りMicrosoft Teamsに通知する

■概要

Dropboxにアップロードされる請求書や申込書などの書類を、都度手動で開き内容を確認してMicrosoft Teamsへ通知する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、Dropboxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動でOCRが内容を読み取り、指定のMicrosoft Teamsチャネルへ通知できます。これにより、手作業による確認や転記の手間を省き、迅速な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• DropboxとMicrosoft Teamsを用いたファイル共有や確認業務を効率化したい方
• 請求書や申込書など、定型書類の処理に時間がかかり課題を感じている担当者の方
• 手作業による情報共有での通知漏れや転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• ファイルの内容確認から通知までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• 手動での転記作業が不要になるため、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報共有に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルの内容をテキストデータとして抽出します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCR機能で読み取った内容をチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送信するチームやチャネルを任意で指定することが可能です。
• 通知するメッセージの本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、前のステップであるOCR機能で読み取った情報を変数として埋め込むこともできます。

■注意事項

• DropboxとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。