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「取引が成立したら、手動でAsanaにプロジェクトを作成するのが面倒…」
「メールで受けた依頼をAsanaにタスクとして登録し忘れてしまうことがある…」
このように、タスク管理ツールと他のアプリケーション間での情報連携を手作業で行うことに、手間や課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">CRMツールの情報を基にAsanaでプロジェクトを自動で作成したり、受信したメールの内容からAsanaにタスクを自動で追加したりできる仕組み</span>があれば、こうしたタスク登録の漏れや手作業による負担から解放され、より重要なコア業務に集中することが可能になるかもしれません！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単にできます。
ぜひこの機会に導入して日々の業務をさらに効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">タスク管理に関する業務フローを自動化するテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いのタスク管理ツールと様々なアプリケーションを連携し、タスクの作成や情報共有を自動化する方法を、具体的なテンプレートを交えてご紹介します。
この連携によって、手作業による情報入力の手間やヒューマンエラーを削減し、業務の正確性とスピードを向上させることが可能です。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Asanaで新しいタスクが追加された際に、その情報をGoogle Chatなどのチャットツールに自動で通知する</span>ことができます。
チーム内での情報共有を素早く行えるようになり、プロジェクトの進捗管理をよりスムーズに進めましょう！
<span class="mark-yellow">受信したメールの内容や、HubSpotのようなCRMツールで取引が成立した情報などを基に、Asanaへタスクやプロジェクトを自動で作成する</span>ことができますよ！
これまで手作業で行っていたタスクの登録作業をなくし、対応漏れや転記ミスを防ぎながら業務を効率化しましょう！
それでは例として、Asanaで特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら、その内容をGoogle Chatに自動で通知するフローの作成方法を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：[Asana]／[Google Chat]
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
AsanaとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
Google ChatとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
※Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下のポップアップが表示されたらOKをクリックし設定をはじめましょう！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。
マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
ここではAsanaで特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたらフローボットが起動する設定を行いますよ！
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
トリガーの起動間隔
フローの起動間隔を選択します。
ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。最短は5分間隔で起動できます。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
ここでAsanaにテスト用の新しいタスクを追加します。
フローボットに戻ります。
ワークスペースIDとプロジェクトIDはそれぞれフィールドをクリックし、候補からIDを選択します。
選択したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると以下のように表示され、取得した値が出力されます。
確認し、「保存する」をクリックしましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
次に2つ目の工程をクリックします。
ここでは前項で取得した値から、Google Chatにメッセージを送信する設定を行いましょう。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックします。
スペースのリソース名は候補から選択しましょう。
メッセージ内容には、前項で取得した値から「URL」を選択します。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動するたびに新しい情報が反映されます。
定型文やその他の取得した値などを自由に設定可能ですのでお試しくださいね。
全て入力したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、以下のように表示され、Google Chatにはメッセージが送信されていますね！
確認し「保存する」をクリックしましょう。
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！
Asanaで特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら、その内容をGoogle Chatに自動で通知する方法は以上です。
タスクが追加・完了されたら,他のタスクツールやデータベース、チャットツールへ情報を自動転記したり通知します。
逆に、フォームやCRM、他タスクツールからの情報をトリガーにタスクを自動作成します。
プロジェクト管理とチーム間の連携の効率が向上します。
タスク管理ツールと様々なアプリケーションの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたタスクの登録や関係者への共有といった手間を削減し、対応漏れや転記ミスなどのヒューマンエラーを防げるでしょう。</span>
これにより、担当者は本来のコア業務に集中できる時間を確保でき、チーム全体の業務遂行スピードを向上させられるかもしれません！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：他の操作（タスク完了など）も自動化のきっかけにできますか？
A：Asanaのプロジェクトのタスクが完了した場合などにトリガーが起動する設定も可能です。
AsanaのAPI連携について、詳しくは下記のページをご確認ください。
Q：特定の条件で通知を絞り込めますか？
A：はい、可能です。
その場合はAsanaのトリガーアクションの後に、「分岐」オペレーションを追加し、特定の条件を設定することができます。
例えば、取得した値のタスク名に特定のキーワードを含む場合にのみ通知するように設定可能です。
※有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
Q：連携が失敗した場合、どのように気づき、対処できますか？
A：フローボット内でエラーとして記録されます。
通知設定をしておけばチャットツールなどに自動通知されます。
なお、自動での再実行は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから再連携を試み、上書きすることで復旧可能です。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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