・
「取引が成立したら、手動でAsanaにプロジェクトを作成するのが面倒…」
「メールで受けた依頼をAsanaにタスクとして登録し忘れてしまうことがある…」
このように、タスク管理ツールと他のアプリケーション間での情報連携を手作業で行うことに、手間や課題を感じていませんか？
もし、CRMツールの情報を基にAsanaでプロジェクトを自動で作成したり、受信したメールの内容からAsanaにタスクを自動で追加したりできる仕組みがあれば、こうしたタスク登録の漏れや手作業による負担から解放され、より重要なコア業務に集中することが可能になるかもしれません！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単にできます。
ぜひこの機会に導入して日々の業務をさらに効率化させましょう！
Yoomにはタスク管理に関する業務フローを自動化するテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Asanaで新しいタスクを追加した際に、関係者への共有が遅れたり、確認漏れが発生したりすることはないでしょうか。手動での通知は手間がかかるだけでなく、重要なタスクの見落としにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Asanaでタスクが追加されるとGoogle Chatへ自動で通知します。タスク管理ツールのAPI連携によってチーム内の情報共有を円滑にし、プロジェクトの進行をスムーズにします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
普段お使いのタスク管理ツールと様々なアプリケーションを連携し、タスクの作成や情報共有を自動化する方法を、具体的なテンプレートを交えてご紹介します。
この連携によって、手作業による情報入力の手間やヒューマンエラーを削減し、業務の正確性とスピードを向上させることが可能です。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Asanaで新しいタスクが追加された際に、その情報をGoogle Chatなどのチャットツールに自動で通知することができます。
チーム内での情報共有を素早く行えるようになり、プロジェクトの進捗管理をよりスムーズに進めましょう！
■概要
Asanaで新しいタスクを追加した際に、関係者への共有が遅れたり、確認漏れが発生したりすることはないでしょうか。手動での通知は手間がかかるだけでなく、重要なタスクの見落としにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Asanaでタスクが追加されるとGoogle Chatへ自動で通知します。タスク管理ツールのAPI連携によってチーム内の情報共有を円滑にし、プロジェクトの進行をスムーズにします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
受信したメールの内容や、HubSpotのようなCRMツールで取引が成立した情報などを基に、Asanaへタスクやプロジェクトを自動で作成することができますよ！
これまで手作業で行っていたタスクの登録作業をなくし、対応漏れや転記ミスを防ぎながら業務を効率化しましょう！
■概要
メールで受け取った依頼を、Asanaなどのタスク管理ツールへ手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記漏れや対応遅れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Zoho Mailで特定のメールを受信した際に、その内容を自動でAsanaにタスクとして追加できます。手作業によるタスク登録の手間とミスをなくし、依頼への迅速な対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
HubSpotで取引が成立した後のプロジェクト立ち上げ業務は、迅速さが求められる一方で、手作業では対応漏れや遅延のリスクが伴います。特に、Asanaのようなツールへの情報連携を手動で行っている場合、手間がかかりがちです。このワークフローを活用すれば、HubSpotの取引ステージ更新をトリガーに、Asanaでテンプレートからプロジェクトを自動作成し、スムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それでは例として、Asanaで特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら、その内容をGoogle Chatに自動で通知するフローの作成方法を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：[Asana]／[Google Chat]
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Asanaで新しいタスクを追加した際に、関係者への共有が遅れたり、確認漏れが発生したりすることはないでしょうか。手動での通知は手間がかかるだけでなく、重要なタスクの見落としにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Asanaでタスクが追加されるとGoogle Chatへ自動で通知します。タスク管理ツールのAPI連携によってチーム内の情報共有を円滑にし、プロジェクトの進行をスムーズにします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
AsanaとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
Google ChatとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
※Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
Asanaで新しいタスクを追加した際に、関係者への共有が遅れたり、確認漏れが発生したりすることはないでしょうか。手動での通知は手間がかかるだけでなく、重要なタスクの見落としにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Asanaでタスクが追加されるとGoogle Chatへ自動で通知します。タスク管理ツールのAPI連携によってチーム内の情報共有を円滑にし、プロジェクトの進行をスムーズにします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下のポップアップが表示されたらOKをクリックし設定をはじめましょう！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。
マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
ここではAsanaで特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたらフローボットが起動する設定を行いますよ！
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
トリガーの起動間隔
フローの起動間隔を選択します。
ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。最短は5分間隔で起動できます。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
ここでAsanaにテスト用の新しいタスクを追加します。
フローボットに戻ります。
ワークスペースIDとプロジェクトIDはそれぞれフィールドをクリックし、候補からIDを選択します。
選択したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると以下のように表示され、取得した値が出力されます。
確認し、「保存する」をクリックしましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
次に2つ目の工程をクリックします。
ここでは前項で取得した値から、Google Chatにメッセージを送信する設定を行いましょう。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックします。
スペースのリソース名は候補から選択しましょう。
メッセージ内容には、前項で取得した値から「URL」を選択します。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動するたびに新しい情報が反映されます。
定型文やその他の取得した値などを自由に設定可能ですのでお試しくださいね。
全て入力したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、以下のように表示され、Google Chatにはメッセージが送信されていますね！
確認し「保存する」をクリックしましょう。
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！
Asanaで特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら、その内容をGoogle Chatに自動で通知する方法は以上です。
タスクが追加・完了されたら,他のタスクツールやデータベース、チャットツールへ情報を自動転記したり通知します。
逆に、フォームやCRM、他タスクツールからの情報をトリガーにタスクを自動作成します。
プロジェクト管理とチーム間の連携の効率が向上します。
■概要
Asanaの特定のプロジェクトでタスクが完了したら、Microsoft Teamsの指定のチャネルに通知を送信します。
通知先のチャネルや通知するメッセージ内容は自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Asana、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
毎日指定の時間にAsanaで期日が今日までのタスクを取得して、Slackに通知するフローです。
AsanaにログインすることなくSlack上でタスクを確認することができるので作業効率の改善になります。
Slackの通知先やメッセージの内容などは自由に変更してご利用ください。
また、自分だけのDMに送信する事も可能です。
■注意事項
・Asana、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Asanaで新しいタスクを管理する際、関連するアイデアや情報をMiroのボードに手動で転記していませんか？
この繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや転記漏れの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Asanaでタスクが登録されると自動でMiroにカードが作成されるため、こうした手間を解消し、プロジェクトの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Asanaにタスクが追加されたらkintoneへ追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Asanaを業務に活用している方
・タスクの進捗管理を行なっている方
・情報の一元管理を行う方
2.kintoneを使用して件数管理などを行う方
・タスクの進捗管理や、件数管理に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Asanaはプロジェクトに関連するタスク管理を効率よく行うために活用できるツールです。
さらにkintoneにタスクの登録を行うことで、現在チームが抱えているタスクの件数管理が可能になります。
しかし、Asanaで登録されたタスクの情報を毎回手作業でkintoneに登録するのは、本来注力すべき業務への時間を奪うことになります。
このフローでは、Asanaのタスク情報を自動でkintoneに登録し、手作業を省き業務を効率化することができます。
手作業を省くことで、その時間を他のコア業務に充てることができ、タスク解決をスピーディーに行うことができます。
■注意事項
・Asana、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Backlogで課題が登録されたらAsanaにも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でBacklogを使用している方
・プロジェクトの課題管理でBacklogを使用しているチーム
・課題状況をBacklogで共有している方
2.チーム間で異なるツールを活用している方
・BacklogとAsanaを異なるチーム間で活用し、情報共有を行っている方
・Asanaへの課題追加を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Backlogは作成された課題が可視化され、進捗の追跡が容易になるメリットがあります。
しかし、BacklogとAsanaのツールをチーム間で別々に利用している場合、Backlogで登録された課題をAsanaに追加する必要があり、手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Backlogに課題が登録されるとAsanaに自動で追加することができるため、異なるチーム間でも情報共有をスムーズに行うことができます。
Backlogの情報を都度確認する必要がなくなるため、管理業務の時間を短縮することが可能です。
また、チャットツールと連携することでBacklogで追加された課題をスピーディーに把握することができるため、効率的にプロジェクト作業を進めることができます。
■注意事項
・Backlog、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
ClickUpでタスクが登録されたらAsanaに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ClickUpを業務に活用している方
・タスクを担当ごとに細分化している方
・プロジェクトの進捗状況を確認している方
2.Asanaを業務に使用している方
・タスク管理を行なっている方
・チームのタスク管理に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
ClickUpはプロジェクトの進捗状況の把握に有効的なツールです。
さらにAsanaを活用することでチームごとのタスク管理を効率化することができます。
しかしClickUpに追加されたタスクをAsanaに手入力で追加するのは手間がかかり、作業効率を低下させる可能性があります。
手入力を省き、業務進行を効率化させたいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを活用することで、ClickUpのタスク内容を自動でAsanaに登録し、手入力の手間を省きます。
自動で登録を行うことで、チームへの情報共有を円滑にし業務効率化に繋げることができます。
またこのフローに続けて、チャットツールを連携することもでき、全体へ即座に情報を周知させることも可能です。
■注意事項
・ClickUp、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
■概要
Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、Todoistにタスクを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.プロジェクト管理チーム
・Asanaでのタスク管理とTodoistでのタスク管理をシームレスに連携させたいチーム
・タスク追加に伴うTodoistでのフォローアップを自動化したいチーム
2.営業部門
・Asanaで発生するタスクに対して迅速にTodoistで対応を管理したいチーム
・タスクの進捗をTodoistでトラッキングし、顧客対応を強化したいチーム
3.カスタマーサポートチーム
・AsanaでのサポートタスクをTodoistのタスクとして自動的に管理し、迅速な対応を行いたいチーム
・顧客からの問い合わせや問題をAsanaのタスクとして管理し、そのままTodoistでタスク化したいチーム
4.マーケティング部門
・AsanaのプロジェクトタスクをTodoistのタスクとして連携させ、マーケティングキャンペーンのフォローアップを強化したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・タスクの自動同期により、手動でのタスク登録の手間を省くことができ、業務効率の改善に繋がります。
・Asanaで作成されたタスクをTodoistで共有することで、チームメンバー全員がタスクの進捗状況を把握しやすくなります。
・チームでのタスク管理だけでなく、個人でのタスク管理にも活用することもできます。
■注意事項
・Asana、TodoistのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Salesforceで獲得した新規リードの情報を、都度Asanaに転記してタスクを作成していませんか？この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Salesforceに新しいリードが登録されると同時に、Asanaに関連タスクを自動で作成できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Asanaでタスク管理を行い、Notionでプロジェクト情報を集約している場合、双方への情報入力や転記作業に手間を感じていないでしょうか。この手作業は時間を要するだけでなく、入力漏れやミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Asanaの特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されると、自動でNotionのデータベースに情報が連携されるため、タスク管理と情報集約の連携をスムーズにし、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
タスク管理ツールと様々なアプリケーションの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたタスクの登録や関係者への共有といった手間を削減し、対応漏れや転記ミスなどのヒューマンエラーを防げるでしょう。
これにより、担当者は本来のコア業務に集中できる時間を確保でき、チーム全体の業務遂行スピードを向上させられるかもしれません！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：他の操作（タスク完了など）も自動化のきっかけにできますか？
A：Asanaのプロジェクトのタスクが完了した場合などにトリガーが起動する設定も可能です。
AsanaのAPI連携について、詳しくは下記のページをご確認ください。
Q：特定の条件で通知を絞り込めますか？
A：はい、可能です。
その場合はAsanaのトリガーアクションの後に、「分岐」オペレーションを追加し、特定の条件を設定することができます。
例えば、取得した値のタスク名に特定のキーワードを含む場合にのみ通知するように設定可能です。
※有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
Q：連携が失敗した場合、どのように気づき、対処できますか？
A：フローボット内でエラーとして記録されます。
通知設定をしておけばチャットツールなどに自動通知されます。
なお、自動での再実行は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから再連携を試み、上書きすることで復旧可能です。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
