Zoho Mailでメールを受信したら、Asanaにタスクを追加する

■概要

メールで受け取った依頼を、Asanaなどのタスク管理ツールへ手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記漏れや対応遅れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Zoho Mailで特定のメールを受信した際に、その内容を自動でAsanaにタスクとして追加できます。手作業によるタスク登録の手間とミスをなくし、依頼への迅速な対応を実現します。

‍

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoho Mailで受けた依頼をAsanaで管理しており、手動でのタスク登録に手間を感じている方
• APIを活用した連携に関心があり、タスクの登録漏れや遅延を防ぎたい方
• メールを起点としたタスク管理プロセスを自動化し、チームの生産性を向上させたいと考えている方

‍

■このテンプレートを使うメリット

• Zoho Mailの受信をトリガーにタスクが自動で作成されるため、これまで手作業で行っていたタスク登録の時間を削減できます
• 手作業での転記が不要になることで、依頼内容の入力ミスやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます

‍

■フローボットの流れ

1. はじめに、AsanaとZoho MailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでZoho Mailを選択し、「特定のフォルダにメールが届いたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を設定し、メールの件名や本文からタスク名や詳細などの情報を抽出します
4. 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、抽出した情報を元にタスクを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

‍

■このワークフローのカスタムポイント

• Zoho Mailのトリガー設定では、連携するアカウントIDを任意で設定してください。これにより、特定のメールアカウントでの受信を自動化の起点にできます
• Asanaでタスクを追加するアクションを設定する際に、タスクを作成したいプロジェクトIDやセクションIDを任意で設定してください

‍

■注意事項

• Zoho Mail、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。