フォームで送信された生命保険料控除証明書をOCRで読み取り、年末調整の情報としてGmailで自動通知する
試してみる
■概要
年末調整の時期になると、従業員から提出される生命保険料控除証明書の確認や情報入力に多くの時間を費やしていませんか。手作業での処理は、手間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの懸念もあります。このワークフローを活用すれば、フォームで送信された生命保険料控除証明書をOCR機能で自動的に読み取り、その内容をGmailで通知する一連の処理を自動化し、これらの課題を解決に導きます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 年末調整業務で、生命保険料控除証明書の処理に手間を感じている人事・労務担当者の方
- 紙やPDFで受け取った証明書の情報を手入力しており、ミスを削減したいと考えている方
- OCR機能とGmailを連携させ、年末調整に関する通知業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームから送られた証明書をOCRで自動読み取りしGmailで通知するため、手作業によるデータ入力や確認作業の時間を短縮します。
- OCRによるテキスト抽出と自動通知により、手入力に伴う転記ミスや通知漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームを作成」アクションで生命保険料控除証明書のファイルを受け付けるフォームを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、フォームから送信された証明書ファイルのテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を指定のメールアドレスに自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能で証明書を読み取る際に、使用するAIエンジンを任意で設定でき、読み取り精度や処理速度を調整することが可能です。
- Gmailで送信するメールの件名、本文、宛先、CC、BCCなどを、通知したい内容や運用体制に合わせて自由に設定できます。
■注意事項
- GmailとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
年末調整のシーズンが近づくと、「大量の申告書類のチェックに追われる…」「従業員からの問い合わせ対応や督促連絡が大変…」といった悩みを抱える人事労務担当者の方も多いのではないでしょうか？
手作業での書類確認やデータ入力は時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーのリスクも伴い、担当者の大きな負担となりがちです。
もし、年末調整の申告書や控除証明書などの関連書類を自動で収集・整理し、必要な情報をGmailなどのメールツールを通じてスムーズに関係者へ通知できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、より正確かつ迅速な年末調整業務を実現し、本来注力すべきコア業務に時間を使うことができるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには年末調整の情報をGmailで活用する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
フォームで送信された生命保険料控除証明書をOCRで読み取り、年末調整の情報としてGmailで自動通知する
試してみる
■概要
年末調整の時期になると、従業員から提出される生命保険料控除証明書の確認や情報入力に多くの時間を費やしていませんか。手作業での処理は、手間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの懸念もあります。このワークフローを活用すれば、フォームで送信された生命保険料控除証明書をOCR機能で自動的に読み取り、その内容をGmailで通知する一連の処理を自動化し、これらの課題を解決に導きます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 年末調整業務で、生命保険料控除証明書の処理に手間を感じている人事・労務担当者の方
- 紙やPDFで受け取った証明書の情報を手入力しており、ミスを削減したいと考えている方
- OCR機能とGmailを連携させ、年末調整に関する通知業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームから送られた証明書をOCRで自動読み取りしGmailで通知するため、手作業によるデータ入力や確認作業の時間を短縮します。
- OCRによるテキスト抽出と自動通知により、手入力に伴う転記ミスや通知漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームを作成」アクションで生命保険料控除証明書のファイルを受け付けるフォームを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、フォームから送信された証明書ファイルのテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を指定のメールアドレスに自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能で証明書を読み取る際に、使用するAIエンジンを任意で設定でき、読み取り精度や処理速度を調整することが可能です。
- Gmailで送信するメールの件名、本文、宛先、CC、BCCなどを、通知したい内容や運用体制に合わせて自由に設定できます。
■注意事項
- GmailとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
年末調整業務をGmailで自動化する方法
ここでは、Gmailを活用して年末調整に関連する様々な業務を自動化する具体的な方法を、Yoomのテンプレートを例に紹介します。
手作業による煩雑な業務を効率化し、年末調整のプロセスをスムーズに進めるためのヒントが見つかるはずですので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
フォームとGmailを連携した年末調整の自動化
オンラインフォームで収集した年末調整の申告情報や添付書類を基に、内容を自動でチェックし、Gmail経由で担当者や従業員に必要な情報を通知することが可能です。
書類の回収から確認、連絡までの一連のプロセスを効率化し、年末調整業務の負担を大幅に軽減できます。
フォームで送信された生命保険料控除証明書をOCRで読み取り、年末調整の情報としてGmailで自動通知する
試してみる
■概要
年末調整の時期になると、従業員から提出される生命保険料控除証明書の確認や情報入力に多くの時間を費やしていませんか。手作業での処理は、手間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの懸念もあります。このワークフローを活用すれば、フォームで送信された生命保険料控除証明書をOCR機能で自動的に読み取り、その内容をGmailで通知する一連の処理を自動化し、これらの課題を解決に導きます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 年末調整業務で、生命保険料控除証明書の処理に手間を感じている人事・労務担当者の方
- 紙やPDFで受け取った証明書の情報を手入力しており、ミスを削減したいと考えている方
- OCR機能とGmailを連携させ、年末調整に関する通知業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームから送られた証明書をOCRで自動読み取りしGmailで通知するため、手作業によるデータ入力や確認作業の時間を短縮します。
- OCRによるテキスト抽出と自動通知により、手入力に伴う転記ミスや通知漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームを作成」アクションで生命保険料控除証明書のファイルを受け付けるフォームを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、フォームから送信された証明書ファイルのテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を指定のメールアドレスに自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能で証明書を読み取る際に、使用するAIエンジンを任意で設定でき、読み取り精度や処理速度を調整することが可能です。
- Gmailで送信するメールの件名、本文、宛先、CC、BCCなどを、通知したい内容や運用体制に合わせて自由に設定できます。
■注意事項
- GmailとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで受信した年末調整書類の自動処理
Gmailで受信した年末調整関連のメールや添付ファイルを自動で識別し、内容を抽出・整理したり、必要な対応を促す通知を送信した利することが可能です。
メールの見落としや手作業による処理ミスを防ぎ、迅速かつ正確な対応を実現します。
Gmailで送信された年末調整の書類をOCRで読み取り、必須項目が記載されていなければ通知する
試してみる
■概要
「Gmailで送信された年末調整の書類をOCRで読み取り、必須項目が記載されていなければ通知する」ワークフローは、年末調整の手続きを効率化する業務ワークフローです。
年末調整の書類管理は、多くの企業にとって煩雑な作業となりがちです。
特にGmailを利用して書類を受け取る場合、手動での確認作業に時間がかかり、ミスも発生しやすくなります。
このワークフローを活用すれば、送信された書類を自動でOCR処理し、必要な項目が抜けていないかをチェック。
万が一不足があれば即座に通知するため、効率的かつ正確な年末調整業務が実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 年末調整業務にGmailを活用している人事・経理担当者の方
- 書類の手動チェックに時間や労力をかけている企業のチームリーダー
- OCRや自動通知を導入して業務のミスを減らしたい経営者の方
- 年末調整のプロセスを効率化し、業務の自動化を検討している企業の方
■このテンプレートを使うメリット
- 書類の自動読み取りで手作業の負担を軽減
- 必須項目の欠落を即時通知し、ミスを防止
- 年末調整業務の迅速化と正確性の向上
スケジュールに基づく年末調整のリマインド通知（メールツール利用）
事前に設定したスケジュールに従って、年末調整の提出期限のリマインドや、未提出者への督促などを各種メールツールを通じて自動で送信することが可能です。
従業員へのタイムリーな情報提供と期限遵守を促し、スムーズな年末調整の進行をサポートします。
指定の日時になったらfreee人事労務で従業員情報を取得し、年末調整の確認事項をOutlookで送信する
試してみる
■概要
年末調整の時期が近づくと、従業員への確認事項の連絡や情報収集に追われ、手間と時間を要するのではないでしょうか。
特に、手作業での情報確認やメール作成はミスも発生しやすく、担当者の大きな負担となることがあります。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にfreee人事労務から従業員情報を自動で取得します。
さらに、年末調整に関する確認事項をOutlook経由で各従業員へ自動送信するため、手動作業を削減でき、コア業務に集中する時間を増やせるようになりそうです。
■このテンプレートをおすすめする方
- freee人事労務とOutlookを利用し、年末調整業務を担当している方
- 年末調整に関する従業員への連絡作業を効率化したいと考えている方
- 手作業による情報連絡のミスを減らし、業務の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定日時にfreee人事労務からの情報取得とOutlookでのメール送信が自動で行われるため、年末調整連絡にかかる作業時間を短縮できます。
- 手作業による宛先間違いや情報記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、freee人事労務とOutlookをYoomと連携します。
- トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、フローボットを起動する日時を指定します。
- オペレーションで、freee人事労務の「対象年月に所属する従業員の一覧を取得」アクションを設定し、必要な従業員情報を取得します。
- 「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、取得した情報からメールに必要な情報を抽出・整形します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件（例：雇用形態など）に応じてフローを分岐させます。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、従業員ごとにカスタマイズされた年末調整の確認事項メールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、フローボットを起動したい日時や繰り返し周期を任意に設定してください。
- freee人事労務から取得する従業員情報の範囲は、アクション内のパラメータで調整可能です。
- 「テキストからデータを抽出する」アクションでは、抽出対象のテキストを固定値で入力したり、freee人事労務から取得した情報を変数として利用したりできます。また、抽出したい項目名やAIへの指示（プロンプト）も業務内容に合わせて詳細に設定可能です。
- 分岐機能では、どのような条件で処理を分岐させるか任意に設定・追加が可能です。
- Outlookで送信するメールの件名や本文は、固定テキストだけでなく、freee人事労務から取得した従業員名などの情報を変数として埋め込むことができます。
■注意事項
- freee人事労務、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームとGmailを連携し、年末調整の書類情報を自動で通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、フォームで送信された生命保険料控除証明書をOCRで読み取り、年末調整の情報としてGmailで自動通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Gmailのマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- OCR機能による証明書からの情報抽出設定と抽出情報を用いたGmailでの通知内容設定
- フローの有効化と動作確認
フォームで送信された生命保険料控除証明書をOCRで読み取り、年末調整の情報としてGmailで自動通知する
試してみる
■概要
年末調整の時期になると、従業員から提出される生命保険料控除証明書の確認や情報入力に多くの時間を費やしていませんか。手作業での処理は、手間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの懸念もあります。このワークフローを活用すれば、フォームで送信された生命保険料控除証明書をOCR機能で自動的に読み取り、その内容をGmailで通知する一連の処理を自動化し、これらの課題を解決に導きます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 年末調整業務で、生命保険料控除証明書の処理に手間を感じている人事・労務担当者の方
- 紙やPDFで受け取った証明書の情報を手入力しており、ミスを削減したいと考えている方
- OCR機能とGmailを連携させ、年末調整に関する通知業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームから送られた証明書をOCRで自動読み取りしGmailで通知するため、手作業によるデータ入力や確認作業の時間を短縮します。
- OCRによるテキスト抽出と自動通知により、手入力に伴う転記ミスや通知漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームを作成」アクションで生命保険料控除証明書のファイルを受け付けるフォームを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、フォームから送信された証明書ファイルのテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を指定のメールアドレスに自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能で証明書を読み取る際に、使用するAIエンジンを任意で設定でき、読み取り精度や処理速度を調整することが可能です。
- Gmailで送信するメールの件名、本文、宛先、CC、BCCなどを、通知したい内容や運用体制に合わせて自由に設定できます。
■注意事項
- GmailとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：Gmailのマイアプリ登録
今回使用するアプリをYoomのマイアプリに登録しましょう！
先にマイアプリ登録を行っておくと、後の設定がスムーズになります。
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にGmailを入力し表示される候補をクリックします。
YoomとGmailの連携画面が表示されるので、赤枠の「Sign in with Google」をクリックします。
今回連携したいアカウントを選択し、YoomとGmailの連携を進めましょう。
※認証時にはGmailへの権限をすべて許可します。
マイアプリにGmailが表示されます。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
フォームで送信された生命保険料控除証明書をOCRで読み取り、年末調整の情報としてGmailで自動通知する
試してみる
■概要
年末調整の時期になると、従業員から提出される生命保険料控除証明書の確認や情報入力に多くの時間を費やしていませんか。手作業での処理は、手間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの懸念もあります。このワークフローを活用すれば、フォームで送信された生命保険料控除証明書をOCR機能で自動的に読み取り、その内容をGmailで通知する一連の処理を自動化し、これらの課題を解決に導きます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 年末調整業務で、生命保険料控除証明書の処理に手間を感じている人事・労務担当者の方
- 紙やPDFで受け取った証明書の情報を手入力しており、ミスを削減したいと考えている方
- OCR機能とGmailを連携させ、年末調整に関する通知業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームから送られた証明書をOCRで自動読み取りしGmailで通知するため、手作業によるデータ入力や確認作業の時間を短縮します。
- OCRによるテキスト抽出と自動通知により、手入力に伴う転記ミスや通知漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームを作成」アクションで生命保険料控除証明書のファイルを受け付けるフォームを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、フォームから送信された証明書ファイルのテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を指定のメールアドレスに自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能で証明書を読み取る際に、使用するAIエンジンを任意で設定でき、読み取り精度や処理速度を調整することが可能です。
- Gmailで送信するメールの件名、本文、宛先、CC、BCCなどを、通知したい内容や運用体制に合わせて自由に設定できます。
■注意事項
- GmailとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：トリガーとなる年末調整保険控除額フォームの設定
年末調整保険控除額フォームに回答があったことを、この自動化のトリガー（起点）にするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックし、設定を開始しましょう。
テンプレートでコピーされた年末調整保険控除額フォームが表示されます。
※フォームの編集方法について、詳しくはこちらをご確認ください。
設定を確認したら「次へ」をクリックしましょう。
フォームの表示確認と詳細設定の画面が表示されるので、サンプルの値を入力しましょう。
フォームのテスト送信のように、入力した値を今後の設定で使用します。
※取得した値について詳しくはこちらをご確認ください
入力後「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：画像・PDFから文字を読み取る
フォームで回答された情報（画像・PDF）から、文字を読み取るための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
アクションを選択する画面が表示されます。
読み取る文字数を任意で選択できるので、必要な文字数や（）内の消費するタスクから適切な内容を選択しましょう。
選択後「次へ」をクリックします。
「OCRで文字を抽出」の設定方法
ファイルの添付方法は以下のように設定しましょう。
抽出したい項目をカンマで区切り、入力します。
使用するAIは以下のように候補から選択できます。
今回は推奨されている「Claude_v2」を使用しました。
言語は日本語を選択します。
「テスト」をクリックし、実際にテキストが抽出できているか確認しましょう。
以下のようにテストが成功し、内容が抽出できていることが確認出来たら「保存する」をクリックします。
ステップ5：メールを送信する
抽出した内容をGmailに送信するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
メールの設定画面が表示されるので、今回連携するGmailのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
メール内容を入力していきましょう。
Fromは注釈の通り、入力が必要ない場合はスキップして問題ないです。
Toには以下のように「取得した値」より、Googleフォームの回答から「メールアドレス」を選択します。
以降のCC、BCC、差出人の名前は任意で設定しましょう。
件名には年末調整の保険料についてであることが分かりやすいよう設定しました。
本文にはフォームで送信された内容の内訳である旨と、抽出した内容を「取得した値」から入力しました。
入力後「次へ」をクリックします。
メールのテスト送信の画面が表示されるので、内容を確認し「テスト」をクリックしましょう。
実際にメールが届いていることを確認出来たら「保存する」をクリックし、設定を完了させます。
ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
年末調整の自動化に関するその他の自動化例
今回ご紹介した生命保険料控除証明書の読み取り以外でも、OCRを使用して給与計算業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Gmailで月間の勤務データファイルを受け取ったら、OCRで読み取り自動で給与計算してMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
毎月の勤務データファイルの処理、特にGmailで受信し、内容をOCRで読み取り、Microsoft Excelへ手入力する作業は手間がかかり、ミスの原因にもなりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailでの特定メール受信をきっかけに、添付された勤務データファイルをOCRで自動的に読み取り、AI機能で給与計算に必要な情報を整理、そしてMicrosoft Excelへそのデータを追加するまでの一連のプロセスを自動化し、業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで勤務データファイルを受け取り、手作業でMicrosoft Excelに転記している人事労務担当の方
- OCRやAIを活用した給与計算関連業務の自動化によって、作業負担を軽減したいと考えている方
- 毎月の定型業務から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信からMicrosoft Excelへのデータ追加までを自動化することで、手作業によるデータ処理時間を短縮します。
- OCRやAI機能の活用により、手入力に伴う転記ミスや計算漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、勤務データファイルが添付されたメールを特定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定して、受信したファイルから勤務データを抽出します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出した勤務データをもとに給与計算に必要な情報を整理・生成します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、整理・生成されたデータを指定のExcelファイルに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、受信を検知したいメールの件名や本文に含まれるキーワードを任意で指定可能です。
- OCR機能では、読み取り対象のファイルから抽出したい項目を任意でカスタムできます。
- AI機能では、テキストを生成するためのプロンプトを任意でカスタムでき、定型文の指示や、前段階のオペレーションで取得した情報を変数として設定することが可能です。
- Microsoft Excelへのレコード追加アクションでは、データを追加する先のファイルやシートを任意で指定でき、各項目に対して前段階で取得したどの情報を割り当てるか、または固定値を設定するかなど、柔軟にカスタムが可能です。
■注意事項
- Gmail、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームで月間の勤務データファイルを受け取ったら、OCRで読み取り自動で給与計算してGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
毎月の勤務データの取りまとめや給与計算は、紙やPDFファイルからの転記作業が多く、時間と手間がかかる業務ではないでしょうか？
特に月末月初は作業が集中し、入力ミスや計算間違いも起こりやすくなります。
このワークフローを活用すれば、フォームで受け取った月間の勤務データファイルをOCR機能で自動的に読み取り、給与計算を行い、その結果をGoogle スプレッドシートに追加する一連の処理を自動化できるため、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- 毎月の勤務データ収集から給与計算、転記作業に多くの時間を費やしている人事労務担当の方
- 紙やPDFの勤務表を手作業でデータ化し、Google スプレッドシートで管理している方
- OCRやAIを活用して、給与計算プロセスの効率化と正確性の向上を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームでのファイル受付からOCR処理、給与計算、Google スプレッドシートへの記録までを自動化するため、手作業にかかる時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記や計算がなくなるため、入力ミスや計算間違いといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで、フォームトリガーの「ファイル送信フォーム」を選択し、月間の勤務データファイルが送信された際にフローが起動するよう設定します。
- 次に、オペレーションで、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームから受け取ったファイル内の文字情報を抽出します。
- 次に、オペレーションで、テキスト生成機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、OCRで抽出したデータをもとに給与計算を行うようプロンプトを記述します。
- 最後に、オペレーションで、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、計算結果を指定のGoogle スプレッドシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーの設定では、従業員名や勤務時間など、収集したい勤務データに関する項目を含むファイル送信フォームを任意で設定してください。
- OCR機能の設定では、読み取る文字数に応じて適切なアクションを選択し、抽出したい項目（例：総労働時間、残業時間など）、使用するAI、読み取る書類の言語（日本語、英語など）を任意で設定してください。
- テキスト生成機能の設定では、生成する文字数に応じて適切なアクションを選択し、抽出した勤務データから給与を計算するためのプロンプト（指示文）や、出力したい言語を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートでレコードを追加するアクションの設定では、計算結果を記録するGoogle スプレッドシートのID、シート名、および追加するレコードの値を任意で設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
年末調整の書類収集、内容確認、そして関係者への通知といった一連の作業を自動化することで、担当者の作業時間を大幅に削減し、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防止できます。
これにより、人事労務担当者は年末調整業務の負担から解放され、より戦略的な業務や従業員サポートに注力できる時間を確保できるはずです。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
