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年末調整のシーズンが近づくと、「大量の申告書類のチェックに追われる…」「従業員からの問い合わせ対応や督促連絡が大変…」といった悩みを抱える人事労務担当者の方も多いのではないでしょうか？
手作業での書類確認やデータ入力は時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーのリスクも伴い、担当者の大きな負担となりがちです。
もし、<span class="mark-yellow">年末調整の申告書や控除証明書などの関連書類を自動で収集・整理し、必要な情報をGmailなどのメールツールを通じてスムーズに関係者へ通知できる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、より正確かつ迅速な年末調整業務を実現し、本来注力すべきコア業務に時間を使うことができるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">年末調整の情報をGmailで活用する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
ここでは、Gmailを活用して年末調整に関連する様々な業務を自動化する具体的な方法を、Yoomのテンプレートを例に紹介します。
手作業による煩雑な業務を効率化し、年末調整のプロセスをスムーズに進めるためのヒントが見つかるはずですので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">オンラインフォームで収集した年末調整の申告情報や添付書類を基に、内容を自動でチェックし、Gmail経由で担当者や従業員に必要な情報を通知する</span>ことが可能です。
書類の回収から確認、連絡までの一連のプロセスを効率化し、年末調整業務の負担を大幅に軽減できます。
<span class="mark-yellow">Gmailで受信した年末調整関連のメールや添付ファイルを自動で識別し、内容を抽出・整理したり、必要な対応を促す通知を送信した利することが可能です。</span>
メールの見落としや手作業による処理ミスを防ぎ、迅速かつ正確な対応を実現します。
<span class="mark-yellow">事前に設定したスケジュールに従って、年末調整の提出期限のリマインドや、未提出者への督促などを各種メールツールを通じて自動で送信する</span>ことが可能です。
従業員へのタイムリーな情報提供と期限遵守を促し、スムーズな年末調整の進行をサポートします。
それではここから代表的な例として、フォームで送信された生命保険料控除証明書をOCRで読み取り、年末調整の情報としてGmailで自動通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
今回使用するアプリをYoomのマイアプリに登録しましょう！
先にマイアプリ登録を行っておくと、後の設定がスムーズになります。
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にGmailを入力し表示される候補をクリックします。
YoomとGmailの連携画面が表示されるので、赤枠の「Sign in with Google」をクリックします。
今回連携したいアカウントを選択し、YoomとGmailの連携を進めましょう。
※認証時にはGmailへの権限をすべて許可します。
マイアプリにGmailが表示されます。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
年末調整保険控除額フォームに回答があったことを、この自動化のトリガー（起点）にするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックし、設定を開始しましょう。
テンプレートでコピーされた年末調整保険控除額フォームが表示されます。
※フォームの編集方法について、詳しくはこちらをご確認ください。
設定を確認したら「次へ」をクリックしましょう。
フォームの表示確認と詳細設定の画面が表示されるので、サンプルの値を入力しましょう。
フォームのテスト送信のように、入力した値を今後の設定で使用します。
※取得した値について詳しくはこちらをご確認ください
入力後「保存する」をクリックしましょう。
フォームで回答された情報（画像・PDF）から、文字を読み取るための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
アクションを選択する画面が表示されます。
読み取る文字数を任意で選択できるので、必要な文字数や（）内の消費するタスクから適切な内容を選択しましょう。
選択後「次へ」をクリックします。
ファイルの添付方法は以下のように設定しましょう。
抽出したい項目をカンマで区切り、入力します。
使用するAIは以下のように候補から選択できます。
今回は推奨されている「Claude_v2」を使用しました。
言語は日本語を選択します。
「テスト」をクリックし、実際にテキストが抽出できているか確認しましょう。
以下のようにテストが成功し、内容が抽出できていることが確認出来たら「保存する」をクリックします。
抽出した内容をGmailに送信するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
メールの設定画面が表示されるので、今回連携するGmailのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
メール内容を入力していきましょう。
Fromは注釈の通り、入力が必要ない場合はスキップして問題ないです。
Toには以下のように「取得した値」より、Googleフォームの回答から「メールアドレス」を選択します。
以降のCC、BCC、差出人の名前は任意で設定しましょう。
件名には年末調整の保険料についてであることが分かりやすいよう設定しました。
本文にはフォームで送信された内容の内訳である旨と、抽出した内容を「取得した値」から入力しました。
入力後「次へ」をクリックします。
メールのテスト送信の画面が表示されるので、内容を確認し「テスト」をクリックしましょう。
実際にメールが届いていることを確認出来たら「保存する」をクリックし、設定を完了させます。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
今回ご紹介した生命保険料控除証明書の読み取り以外でも、OCRを使用して給与計算業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
年末調整の書類収集、内容確認、そして関係者への通知といった一連の作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">担当者の作業時間を大幅に削減し、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防止できます。</span>
これにより、人事労務担当者は年末調整業務の負担から解放され、より戦略的な業務や従業員サポートに注力できる時間を確保できるはずです。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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