■概要
毎月の勤務データの取りまとめや給与計算は、紙やPDFファイルからの転記作業が多く、時間と手間がかかる業務ではないでしょうか？
特に月末月初は作業が集中し、入力ミスや計算間違いも起こりやすくなります。
このワークフローを活用すれば、フォームで受け取った月間の勤務データファイルをOCR機能で自動的に読み取り、給与計算を行い、その結果をGoogle スプレッドシートに追加する一連の処理を自動化できるため、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- 毎月の勤務データ収集から給与計算、転記作業に多くの時間を費やしている人事労務担当の方
- 紙やPDFの勤務表を手作業でデータ化し、Google スプレッドシートで管理している方
- OCRやAIを活用して、給与計算プロセスの効率化と正確性の向上を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームでのファイル受付からOCR処理、給与計算、Google スプレッドシートへの記録までを自動化するため、手作業にかかる時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記や計算がなくなるため、入力ミスや計算間違いといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで、フォームトリガーの「ファイル送信フォーム」を選択し、月間の勤務データファイルが送信された際にフローが起動するよう設定します。
- 次に、オペレーションで、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームから受け取ったファイル内の文字情報を抽出します。
- 次に、オペレーションで、テキスト生成機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、OCRで抽出したデータをもとに給与計算を行うようプロンプトを記述します。
- 最後に、オペレーションで、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、計算結果を指定のGoogle スプレッドシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーの設定では、従業員名や勤務時間など、収集したい勤務データに関する項目を含むファイル送信フォームを任意で設定してください。
- OCR機能の設定では、読み取る文字数に応じて適切なアクションを選択し、抽出したい項目（例：総労働時間、残業時間など）、使用するAI、読み取る書類の言語（日本語、英語など）を任意で設定してください。
- テキスト生成機能の設定では、生成する文字数に応じて適切なアクションを選択し、抽出した勤務データから給与を計算するためのプロンプト（指示文）や、出力したい言語を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートでレコードを追加するアクションの設定では、計算結果を記録するGoogle スプレッドシートのID、シート名、および追加するレコードの値を任意で設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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