フォームで送信された生命保険料控除証明書をOCRで読み取り、年末調整の情報としてGmailで自動通知する

■概要

年末調整の時期になると、従業員から提出される生命保険料控除証明書の確認や情報入力に多くの時間を費やしていませんか。手作業での処理は、手間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの懸念もあります。このワークフローを活用すれば、フォームで送信された生命保険料控除証明書をOCR機能で自動的に読み取り、その内容をGmailで通知する一連の処理を自動化し、これらの課題を解決に導きます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 年末調整業務で、生命保険料控除証明書の処理に手間を感じている人事・労務担当者の方
• 紙やPDFで受け取った証明書の情報を手入力しており、ミスを削減したいと考えている方
• OCR機能とGmailを連携させ、年末調整に関する通知業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームから送られた証明書をOCRで自動読み取りしGmailで通知するため、手作業によるデータ入力や確認作業の時間を短縮します。
• OCRによるテキスト抽出と自動通知により、手入力に伴う転記ミスや通知漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームを作成」アクションで生命保険料控除証明書のファイルを受け付けるフォームを設定します。
3. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、フォームから送信された証明書ファイルのテキスト情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を指定のメールアドレスに自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能で証明書を読み取る際に、使用するAIエンジンを任意で設定でき、読み取り精度や処理速度を調整することが可能です。
• Gmailで送信するメールの件名、本文、宛先、CC、BCCなどを、通知したい内容や運用体制に合わせて自由に設定できます。

■注意事項

• GmailとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。