■概要
年末調整の時期が近づくと、従業員への確認事項の連絡や情報収集に追われ、手間と時間を要するのではないでしょうか。
特に、手作業での情報確認やメール作成はミスも発生しやすく、担当者の大きな負担となることがあります。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にfreee人事労務から従業員情報を自動で取得します。
さらに、年末調整に関する確認事項をOutlook経由で各従業員へ自動送信するため、手動作業を削減でき、コア業務に集中する時間を増やせるようになりそうです。
■このテンプレートをおすすめする方
- freee人事労務とOutlookを利用し、年末調整業務を担当している方
- 年末調整に関する従業員への連絡作業を効率化したいと考えている方
- 手作業による情報連絡のミスを減らし、業務の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定日時にfreee人事労務からの情報取得とOutlookでのメール送信が自動で行われるため、年末調整連絡にかかる作業時間を短縮できます。
- 手作業による宛先間違いや情報記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、freee人事労務とOutlookをYoomと連携します。
- トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、フローボットを起動する日時を指定します。
- オペレーションで、freee人事労務の「対象年月に所属する従業員の一覧を取得」アクションを設定し、必要な従業員情報を取得します。
- 「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、取得した情報からメールに必要な情報を抽出・整形します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件（例：雇用形態など）に応じてフローを分岐させます。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、従業員ごとにカスタマイズされた年末調整の確認事項メールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、フローボットを起動したい日時や繰り返し周期を任意に設定してください。
- freee人事労務から取得する従業員情報の範囲は、アクション内のパラメータで調整可能です。
- 「テキストからデータを抽出する」アクションでは、抽出対象のテキストを固定値で入力したり、freee人事労務から取得した情報を変数として利用したりできます。また、抽出したい項目名やAIへの指示（プロンプト）も業務内容に合わせて詳細に設定可能です。
- 分岐機能では、どのような条件で処理を分岐させるか任意に設定・追加が可能です。
- Outlookで送信するメールの件名や本文は、固定テキストだけでなく、freee人事労務から取得した従業員名などの情報を変数として埋め込むことができます。
■注意事項
- freee人事労務、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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